УДК 681.3

АНАЛИЗ МЕТОДОВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Габдулхакова Нелли Камильевна1, Свиридова Ольга Викторовна2
1Волжский политехнический институт (филиал) ФГБОУ ВПО "Волгоградский государственный технический университет", студентка
2Волжский политехнический институт (филиал) ФГБОУ ВПО "Волгоградский государственный технический университет", кандидат технических наук

Аннотация
В статье произведён обзор существующих систем и методов, использующихся при проектировании системы электронного документооборота. Выявлены основные достоинства рассмотренных систем, представлены основные этапы и задачи методов. Результаты работы могут быть использованы при проектировании систем электронного документооборота для малого предприятия.

Ключевые слова: архитектура систем, документооборот, методы, проектирование систем


THE ANALYSIS OF METHODS OF DISIGNING ELECTRONIC DOCUMENT CIRCULATION

Gabdulhakova Nelly Kamil’evna1, Sviridova Olga Victorovna2
1Volzhskiy Polytechnical Institute, branch of the Volgograd State Technical University, student
2Volzhskiy Polytechnical Institute, branch of the Volgograd State Technical University, PhD in technical sciences

Abstract
The article describes a review of existing systems and methods used in the design of electronic document management system. The main methods of the considered systems are tackled in the article. The results of the work may be used in the designing of systems electronic document circulation for a small business.

Библиографическая ссылка на статью:
Габдулхакова Н.К., Свиридова О.В. Анализ методов проектирования систем электронного документооборота // Современная техника и технологии. 2013. № 12 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2013/12/2787 (дата обращения: 01.10.2017).

ВВЕДЕНИЕ

Система электронного документооборота (СЭД)  широко используется как в малых, так и в крупных предприятиях . Исследование методов и разработка алгоритма проектирования СЭД играют важную роль при оптимизации программного продукта. В результате анализа работ [4-7] и программных разработок [1-3] , выявлены общие критерии, по которым в дальнейшем  можно сделать обзор различных программных продуктов, с целью оценки их достоинств и недостатков, а также рассмотреть методы, использующиеся при проектировании системы электронного документооборота.

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ

В настоящее время на российском рынке представлено много различных систем электронного документооборота. Важным аспектом в данной области является оптимизация программного продукта, улучшение качества функциональности. Были выявлены такие требования к информационным системам электронного документооборота, как: требования по объёму хранения, наличие формализуемых процедур, необходимость автоматизации административного управления организацией, необходимость развитой маршрутизации документов, сроки хранения документов, расширяемость системы, хранение изображений документов, развитость систем поиска информации[4-6]. В работах [5-7] предлагаются следующие методы проектирования: методы объектно-ориентированного анализа, структурный подход, системный подход, CASE-технологии.

Цель данной работы: провести анализ методов и разработать алгоритм проектирования системы электронного документооборота. Для достижения поставленной цели необходимо:

1) провести сравнительный анализ программных продуктов;

2) исследовать методы проектирования CЭД.

СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ

Для проведения сравнительного анализа программных продуктов использовалась информация из работ [1-3]. На сегодняшний день существует ряд оптимальных СЭД:

1)              Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).

2)              Системы с развитыми системами workflow.

3)              Системы, ориентированные на поддержку управления организацией .

4)              Системы, ориентированные на поддержку совместной работы.

5)              Системы с развитыми дополнительными сервисами.

В таблице 1 приведены результаты сравнительного анализа некоторых систем электронного документооборота  в России.

Таблица 1 Сравнительный анализ систем электронного документооборота в России

КритерииПродукты Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ
Регистрация документов Да Да Да
Ведение регистрационной карточки Да Да Да
Ведение номенклатуры дел Да Да Да
Сканирование Возможность имеется Возможность имеется Да
Распознавание документов Возможность имеется Возможность имеется Да.
Связанные документы Да Да Да
Прикреплённые файлы Да Да Да
Работа со справочниками и словарями Да Да Да
Сроки поручений Да Да Да

Поиск документов

По реквизитам Да Да Да
Полнотекстовый Да Да Да
С учётом морфологии Нет Нет Да
Списание документа в архив Да Да Да
Ведение архивов электронных документов Нет Возможность имеется Возможность имеется
Маршрутизация Да Да Да
Разграничение прав доступа Да Да Да

Система ЕВФРАТ обладает такими  возможностями как:

•          Использование сканера распознавания (Cuneiform);

•          Поиск текста по содержимому документов;

•           Поиск текста по реквизитам;

•          Морфологический анализ документов.

Архитектура программы приведёна  на рис 1.

Рисунок 1.Архитектура системы Евфрат

Основу системы ДЕЛО составляют:

  • Система понятий предметной области;
  • Информационная модель делопроизводства;
  • Функциональная модель делопроизводства;
  • Технология проектирования заказных версий системы.

Архитектура программы представлена на рис 2.

Рисунок 2.Архитектура системы ДЕЛО

Система электронного документооборота БОСС-Референт разработана компанией Ай-Ти на основе базы ПО Lotus Notes. С помощью БОСС-Референта осуществляются:

  • Централизованное хранение документов;
  • Поиск документов;
  • Пересылка документов любых форматов;
  • Разграничение прав доступа к документам.

На рис 3. представлена функциональная структура системы.

Рисунок 3. Архитектура Босс-Референт

ИССЛЕДОВАНИЕ МЕТОДОВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Структурный подход к проектированию автоматизированной системы.

Сущность данного метода заключается в разбиении информационной системы на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы. Но такой подход имеет ряд недостатков, в первую очередь это необходимость учёта в получаемой целевой функции структуры организации при её изменении.

Основные этапы:

  • Предварительное обследование предприятия (исследование бизнес-процессов, анализ документооборота и состояния существующей системы управления, анализ состояния программно-технического и информационного комплекта);
  • Подготовка самого проекта: разработка информационной модели, создание технологических описаний рабочих мест, оптимизация информационных потоков.

CASE-технология в проектировании информационной системы представляют собой методологию проектирования, а также набор инструментальных средств, которые позволяют моделировать предметную область, анализировать её и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями[6].

Последовательность работ при построении логических моделей предметной области:

  1. Проведение функционального и информационного  обследования системы;
  2. Разработка моделей деятельности структурных элементов и системы управления в целом;
  3. Разработка информационных моделей структурных элементов и модели информационного пространства системы управления;
  4. Разработка предложений по автоматизации системы;

Системный подход ориентирован на создание защищенной среды обработки информации, объединяющей в единую систему методы и средства противодействия угрозам, что позволяет гарантировать определенный уровень безопасности СЭД, и является его достоинством. Недостатки подхода – ограничение на свободу действий пользователей системы, сложность управления.

Задачи метода:

  1. Разработка средств представления исследуемых и конструируемых объектов, как систем;
  2. Построение обобщённых моделей системы, моделей классов и специфических свойств систем;
  3. Исследование структуры теорий систем и различных системных концепций и разработок.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведён сравнительный анализ некоторых СЭД, рассмотрены их достоинства и недостатки, а также были проанализированы методы проектирования систем электронного документооборота.


Библиографический список
  1. ЕВФРАТ - http://www.evfrat.ru/
  2. ДЕЛО - http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
  3. БОСС-Референт - http://www.boss-referent.ru
  4. Свиридова О.В. Разработка автоматизированной системы управления документооборотом на транспортном предприятии / Свиридова О.В. // Современные наукоёмкие технологии. -2012.-№9.-С.88.
  5. http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
  6. Граничин О.Н., Кияев В.И. Информационные технологии в управлении. Учебное пособие, 2-е издание .-СПб.: ВВМ, -2012.-С.354.
  7. Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного документооборота. 2013. С.83-85


Все статьи автора «Nelly337»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: