УДК 004.02

ПРИМЕНЕНИЕ ПРОГРАММЫ MPRIORITY ДЛЯ ОПТИМАЛЬНОГО ВЫБОРА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Соловьева Татьяна Александровна
Приамурский государственный университет имени Шолом-Алейхема
студент 5 курса специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Аннотация
В данной статье описывается применение программы Mpriority, реализующий метод анализа иерархий, для определения оптимальной системы электронного документооборота. Для выбора системы были анализированы программные продукты, представленные на российском рынке.

Ключевые слова: метод анализа иерархий, оптимальный выбор, система электронного документооборота, СЭД


APPLICATION PROGRAMS MPRIORITY FOR OPTIMAL SELECTION OF ELECTRONIC DATA INTERCHANGE

Solovyeva Tatyana Alexandrovna
Sholom-Aleichem Priamurskiy State University
5th course student, specialty «Documentology and documentation maintenance management»

Abstract
This article describes how to use the program Mpriority which implements the analytic hierarchy process to determine the optimum electronic data interchange. To select the system were analyzed software products on the Russian market.

Keywords: analytic hierarchy process, EDI, electronic data interchange, optimal choice


Библиографическая ссылка на статью:
Соловьева Т.А. Применение программы Mpriority для оптимального выбора системы электронного документооборота // Современная техника и технологии. 2014. № 5 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2014/05/3709 (дата обращения: 01.10.2017).

Технология работы с документами неразрывно связана с технологией организационно-производственной деятельности. Она предполагает единые правила документирования и оформления документов, а также единый порядок организации документооборота.Главной проблемой ведения традиционного документооборота является практическая невозможность централизованного отслеживания движения документов в организациях. Кроме того, бумажный документооборот требует существенных материальных, кадровых затрат и больших временных затрат на его обработку. Также в большом объеме документов сложнее найти необходимый документ, составлять отчеты и осуществлять учет и контроль.

Системы электронного документооборота (СЭД) это организационно-технические системы, обеспечивающие процесс создания, управления доступом и распространением электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации[1].

В настоящее время рынок представлен множеством программ СЭД. Данное множество исходит из того, что они базируются на разных платформах, реализуют разные функциональные возможности [2]. Достаточно трудно принять решение в выборе наиболее эффективной системы, которая соответствовала требованиям организации.

Для определения наиболее эффективной СЭД для внедрения в Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Еврейской автономной области(далее Еврстат) рационально использовать метод анализа иерархий.

Метод анализа иерархий (МАИ) является методологической основой для решения задач выбора альтернатив посредством их многокритериального рейтингования. Разработанный Т.Саати метод позволяет структурировать проблему принятия решений в виде иерархии, сравнить и выполнить оценку альтернативных вариантов решений[3].

Данный метод широко используется на практике в разных областях. А.В.Затеса использовалМАИ для выбора информационной системы[4]. Р.И.Баженов описал применениеМАИ в дидактике, интеллектуальном анализе, информационной безопасности [5, 6, 7]. МАИ для запуска инновационных проектов применил Б.П.Воловиков [8].О.С.Резниченко и В.Г.Салина рассмотрели принцип работы МАИ в контексте решения конкретных бизнес-задач [9]. В.А.Векслер определил на основе МАИ требования к оценке образовательных результатов [10].Зарубежные ученые также активно используют МАИ[11, 12, 13].

Изучив рынок систем электронного документооборота, для анализа и последующего внедрения одной из данных систем в Еврстат по ЕАО были выбраны следующие: «Е1 Евфрат», «Дело» и «DocsVision».

«Е1 Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Данная система позволяет: автоматизировать регистрацию документов и заданий, обеспечить взаимодействие пользователей организации с разграничением прав доступа, осуществить быстрый поиск документов по реквизитам, осуществить контроль за выполнением работ и состоянием процессов.Система «Е1 Евфрат» основана на архитектуре «клиент-сервер», благодаря модулю веб-сервера доступ к данной системе может осуществляться через интернет [14].

СЭД «Дело» способена: автоматизировать классическое делопроизводство и полноценно управлять электронными документами, обеспечить полный жизненный цикл документа, организовать работу с входящими и исходящими документами (регистрация, контроль и учет документов, наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям, поиск документов по реквизитам, списание документов в дело либо их передача в архив), обеспечить работу с внутренними документами (разработка проекта, формирование поручений, согласование документов с руководителем, передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение, управление доступом к документам), обеспечить информационную безопасность документов [15].

Программная платформа «DocsVision» включает средства моделирования приложений, сервер приложения системы и базовое клиентское обеспечение системы. Данная система позволяет: автоматизировать сферу общего делопроизводства (регистрация документов, работа с внутренними документами, подготовка приказов руководителя, управление нормативно-методической документацией, ведение архива), осуществить контроль над всеми происходящими в организации процессами, внедрять новые приложения, созданные на данной платформе, добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, которые используются на данный момент в организации, обеспечить процессы облуживания запросов клиентов [16].

Для расчетов наиболее оптимальной системы электронного документооборота в данной работе использовалась свободнораспространяемаяпрограмма MPRIORITY 1.0[17].

Открыв программу, создаем новый проект. В режиме редактирования вводим данные. Окно заполнения параметров нового проекта представлено на рис.1.


Рисунок 1 – Окно заполнения параметров нового проекта

После заполнения необходимых параметров выбираем критерии выбора наиболее эффективной СЭД.

Основными критериями были выбраны следующие:

  • стоимость лицензии;
  • наличие демо-версии;
  • возможность работы с обращениями граждан;
  • возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа;
  • возможность отправки электронной цифровой подписи.

Критерий «стоимость лицензии» является важным по причине того, что не все организации способны выделить крупную сумму на автоматизацию делопроизводства в силу ограниченности бюджетных средств, поэтому оптимальным является приобретение недорогого программного продукта, который бы соответствовал требованиям организации-заказчика.

Критерий «наличие демо-версии» позволяет оценить возможности программного продукта и его соответствие требованиям организации, не затрачивая при этом дополнительные средства.

Критерий «возможность работы с обращениями граждан» важен для Еврстат, так как организация активно работает с различными видами запросов.

Критерий «возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа» является принципиально важным по причине возможности повышения эффективности работы с документами благодаря присутствию данной функции в приобретаемой программе.

Критерий «возможность отправки электронной цифровой подписи» позволяет защитить документ от несанкционированного доступа, позволяет обрести документу юридическую значимость.

Затем в режиме работы эксперта сравнили данные критерии по шкале, предложенной Т.Саати. Пример шкалы сравнения выбранных критериев представлен на рис.2.


Рисунок 2 – Шкала сравнения критериев

Результаты сравнения критериев показаны на рис.3. Программа автоматически заносит их в таблицу и производит расчеты. По данным таблицы видно, что самым приоритетным критерием является возможность работы с обращениями граждан, далее возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа, затем возможность работы с ЭЦП, затем стоимость лицензии и на последнем наличие демо-версии. Из данных результатов можно сделать вывод, что главными являются функциональные критерии.


Рисунок 3 – Результаты сравнения критериев

Следующим шагом было попарное сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно каждого из критериев (рис.4-8). Для того чтобы полученные результаты были адекватны в ситуациях, в которых принимается решение, необходимо достижение требуемых уровней согласованности данных. Для оценки согласованности вводятся следующие величины:

- ИС – индекс согласованности;

- ОС – отношение согласованности.

Для согласованности данных ОС не должно превышать 10%, в исключительных случаях 20%. В данном исследовании в большинстве случаях данные полностью согласованы, то есть ОС=0.


Рисунок 4 – Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «стоимость лицензии»


Рисунок 5 – Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «наличие демо-версии»


Рисунок 6 – Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «возможность работы с обращениями граждан»


Рисунок 7 – Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа»


Рисунок 8 – Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «возможность отправки ЭЦП»

Результаты исследования представлены на рис.9.


Рисунок 9 – Результаты исследования наиболее эффективной системы электронного документооборота

В результате произведенных расчетов получаем данные о приоритетной, наиболее оптимальной системе электронного документооборота для Еврстат, которой является система «Е1 Евфрат». Полученные данные были представлены в Еврстат и в настоящее время руководство принимает решение о выборе СЭД.


Библиографический список
  1. Мансурова Н.А. Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса// Экономические исследования. -2010. №1.
  2. Обзоры СЭД (Система Электронного Документооборота)URL: http://www.docva.ru/docflow/
  3. Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий. М: Радио и связь, 1993.
  4. Затеса А. В. Использование метода анализа иерархий для выбора информационной системы // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. 2010. № 6. С. 164 – 167.
  5. Баженов Р.И. О методике преподавания метода анализа иерархий в курсе «Информационная безопасность и защита информации» // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 4. URL: http://web.snauka.ru/issues/2014/04/33202 (дата обращения: 21.05.2014).
  6. Баженов Р. И. Информационная безопасность и защита информации: практикум. Биробиджан: Изд-во ГОУВПО «ДВГСГА», 2011. 140 с.
  7. Баженов Р. И. Интеллектуальные информационные технологии. Биробиджан: ПГУ им. Шолом-Алейхема, 2011. 176 с.
  8. Воловиков Б.П. Технология запуска инновационных проектов с применением метода анализа иерархий// Менеджмент инноваций. 2014. №1. С.64-75.
  9. Резниченко О.С, Салина В.Г. Применение метода для решения бизнес-задач многокритериального выбора// Современная наука: актуальные проблемы и пути их решения. 2013. №2. С.43-47.
  10. Баженов Р. И., Векслер В. А. Формирование модели обучения взрослых основам информационных технологий: региональный аспект: монография. Биробиджан: Изд-во ФГБОУ ВПО «ПГУ им. Шолом-Алейхема», 2014. 174 с.
  11. Luca S. Public engagement in strategic transportation planning: An analytic hierarchy process based approach // Transport Policy. 2014. Vol. 33. P. 110-124.
  12. Li B., Chang X. Application of Analytic Hierarchy Process in the Planning of Energy Supply Network for Electric Vehicles // Energy Procedia. 2011. Vol.12. P. 1083-1089.
  13. Randall P., Brown L., Deschaine L., Dimarzio J., Kaiser G., Vierow J. Application of the analytic hierarchy process to compare alternatives for the long-term management of surplus mercury // Journal of Environmental Management. 2004. Vol. 71. Iss. 1. P. 35-43.
  14. Е1 Евфрат – система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов URL: http// http://www.evfrat.ru.
  15. Дело – электронные офисные системы URL: http// http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/.
  16. DocsVision – корпоративная система электронного документооборота URL: http// http://www.docsvision.com.
  17. Программные системы поддержки принятия оптимальных решений. URL: http://www.tomakechoice.com/mpriority.html


Все статьи автора «Соловьева Татьяна Александровна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: