Деловая активность любой компании зависит от грамотного управления и руководства персоналом. Управляющий должен владеть своевременной и полноценной информацией о штате сотрудников фирмы, чтобы принимать верные управленческие решения.
Актуальным направлением развития современного предприятия является использование средств, способов и приемов автоматизации работы с персоналом. Это выявляет проблему, удачным решением которой будет создание общей централизованной информационной системы. Она станет важным инструментом сбора и анализа информации о кадрах. Такая база данных предоставит возможность единожды вводить сведения и после работать с ними. В централизованной автоматизированной системе поддерживается единое хранилище информации, что дает возможность формировать сводные отчеты и получать интересующую руководителя информацию [1].
Образовательные учреждения, как и любые другие компании, нуждаются в автоматизированных системах учета кадрового состава. Основной целью разработки любой системы автоматизации является возможность обеспечивать ввод, удаление, хранение и редактирование информации при удобном и понятном интерфейсе программы, облегчающем работу пользователей.
Опросы работников отдела кадров и анализ приводимых ими решений позволил прийти к следующему выводу: личные данные о педагогическом составе и техперсонале записываются в ручную и хранятся в отдельной папке, что существенно усложняет работу отдела кадров. Задачами отдела кадров являются: подбор и расстановка кадров, создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности, организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров, учет кадров, обеспечение прав, льгот и гарантий работников.
В настоящее время существует множество готовых решений для автоматизации работы отдела кадров, например, программа кадрового обеспечения и делопроизводства «Отдел Кадров Плюс 2014», информационная система учета кадров на предприятии «БухСофт: Кадры», средство для комплексной автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета в государственных и муниципальных учреждениях «1С: Зарплата и кадры образовательного учреждения 8» и др.
Несмотря на то, что в настоящее время существует множество готовых решений в области автоматизации учета кадров и ведения персонифицированного учета, в этих системах также реализован ряд сторонних задач, необходимость в которых присутствует далеко не у всех учреждений образовательной сферы. Кроме того, финансовые возможности муниципальных учебных учреждений зачастую ограничены и не у всех есть возможность обеспечить работников кадровой службы лицензионным программным обеспечением, а также оплачивать его поддержку.
В ходе разработки программного продукта были обоснованы основные функции, которые обязаны присутствовать в программе:
- регистрация штатного состава и численности работников организации;
- учет свободных рабочих мест;
- организация работы с личными делами сотрудников;
- учет больничных, отпусков и командировок работников;
- учет в системе данных о ранее работавших сотрудниках.
Также в системе должно быть автоматизировано формирование следующих документов:
- приказы о приеме на работу, увольнении, направлении работника в командировку и предоставлении работнику отпуска;
- больничные листы;
- договор трудоустройства (контракт с работодателем);
- личные карточки сотрудников;
- список действующих сотрудников и свободных вакансий;
- расчет зарплаты для каждого работника.
Кроме того, разработанная система должна иметь удобный пользовательский интерфейс, предоставляющий наиболее гибкий способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных даже для малоопытных сотрудников отдела кадров. При функционировании данной информационной системы должен осуществляться контроль входной и выходной информации, в том числе данных вводимых пользователем и данных, содержащихся в таблицах баз данных. В случае ошибки ввода-вывода должны выдаваться соответствующие сообщения и предоставляться возможность исправления ошибок и продолжения работы.
В качестве хранилища была выбрана Firebird (FirebirdSQL) – компактная, кроссплатформенная, свободная система управления базами данных, работающая на Linux, Microsoft Windows и разнообразных Unix платформах [2]. Она является программным обеспечением полностью свободным от лицензионных отчислений даже для коммерческого использования.
В разработанной программе были реализованы все вышеуказанные функции, что потребовало создание справочников, где допустимо редактирование данных отделов, должностей, профессий, видов отпуска или констант (рис.1).
Рисунок 1.
В программе существует возможность подготовки штатного расписания при помощи выбора должности, указания ставки и ее оплаты (рис. 2).
Рисунок 2.
На каждого сотрудника, учитываемого в системе, формируется личная карточка, которая включает в себя разделы «Общие сведения», «Образование/Профессия», «Состав семьи/Воинский учет» и позволяет хранить полную информацию по аналогии с личным делом (рис. 3).
Рисунок 3.
Данный программный продукт предоставляет возможность на основании данных из личной карточки сотрудника формировать следующие документы: трудовой договор, приказы о приеме на работу, увольнении, командировке, отпуске (рис. 4).
Рисунок 4.
Отличительной особенностью системы является ведение учета свободных вакансий для облегчения деятельности кадровой службы образовательного учреждения и своевременного отслеживания потребностей организации в специалистах. Также в ходе работы над программой удалось разработать функцию расчета заработной платы сотрудников, что явилось дополнительной характеристикой системы.
Внедрение разработанной системы показало существенную экономию времени работника кадрового учета за счет автоматизации документооборота, затрачиваемого на обработку информации и оформление кадровых документов.
Библиографический список
- Лашова М. Автоматизация процессов кадрового учета [Электронный ресурс] / М. Лашова // Финансовая газета Экспо, №2, 2007. – Режим доступа: http://www.topsbi.ru/default.asp?artID=1213. –Загл. с экрана.
- Firebird [Электронный ресурс] // Википедия. Свободная энциклопедия. – Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/Firebird. –Загл. с экрана.