Целью любой организации является эффективная деятельность. Для достижения этой цели необходимо вести автоматизированное управление документами, что обеспечит порядок во внутренней структуре организации. Порядок же в организации, в свою очередь, является одним из факторов успешности деятельности организации. Очевидно, что автоматизация делопроизводства и эффективность работы тесно взаимосвязаны между собой, именно поэтому автоматизация в области делопроизводства и документационного обеспечения управления играет важную роль. Необходимо отметить, что эта проблема является достаточно изученной. Вопросы автоматизации исследуются в работах Афанасьевой Л.П., Ларина М.В., Кабашова С.Ю., Кузнецовой Т.В., Храмцовской Н.А и других.
Но прежде чем перейти к основной части статьи, необходимо ввести и проанализировать несколько терминов, которые будут часто встречаться в тексте.
Обратимся к таким важным терминам, как документационное обеспечение управления (ДОУ) и делопроизводство. На них стоит обратить отдельное внимание, так как два этих понятия часто отождествляют. Скорее всего, это связано с тем, что в предыдущем Государственном стандарте, принятом в 1998 году, эти понятия были идентичны и имели одно определение [1]. В современном же стандарте, вступившем в силу в 2013 году, термины ДОУ и делопроизводство разделены и имеют разное значение, поэтому имеет смысл рассмотреть их в данной статье. В новом государственном стандарте делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов [2]. Под ДОУ же понимается деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Существенными отличиями этих понятий является, пожалуй, то, что ДОУ охватывает всю документацию организации, делопроизводство – лишь организационно-распорядительную, а также, что ДОУ, в значительно больше мере, чем делопроизводство, позволяет применять информационные технологии в процессе работы с документацией.
Стоит упомянуть и такое понятие как документооборот, поскольку оно также будет фигурировать в данной статье. В новом стандарте это понятие не претерпело практически никаких изменений и имеет следующее определение: «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Следующие термины, на которых следует остановиться – автоматизация и информатизация делопроизводства. Два этих понятия тесно связаны.
Под автоматизацией делопроизводства мы понимаем процесс усовершенствования технологий работы с документацией с помощью применения автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих ручной человеческий труд. Поскольку практически любая организация имеет архив, где автоматизация имеет не меньшее значение, стоит упомянуть и такое определение как «автоматизация архивного дела». Под данным термином понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов в результате применения в архивах машин-автоматов, которые максимально устраняют ручной труд в ходе данной операции [3].
Информатизация делопроизводства – масштабный процесс внедрения разработок информатики (компьютерной техники и программного обеспечения) в работу с документами.
Автоматизацию и информатизацию делопроизводства невозможно представить без таких понятий как информационные технологии и компьютерный программный продукт. Информационные технологии – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологический комплекс, обеспечивающий сбор, создание, хранение, накопление, обработку, поиск, вывод, копирование, передачу и распространение информации [4]. Компьютерный программный продукт является важнейшей составляющей информационных технологий, включающей компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определенного круга проблем (задач) и хранящиеся на магнитных и электронных носителях.
Таким образом, делопроизводственная и архивная терминология является самыми обширными и сложными системами [5].
Проанализировав основные понятия, рассмотрим развитие автоматизации делопроизводства. Она проходит следующие этапы:
1) Автоматизация делопроизводства в 1970-1980-е годы;
2) Автоматизация делопроизводства с 1980-х годов по настоящее время.
Первый этап связывается с применением больших электронных вычислительных машин (ЭВМ) и идеей создания общегосударственной автоматизированной системы управления (АСУ). Внедрение АСУ сохраняло действующие подразделения делопроизводства (то есть канцелярий), также создавались вычислительные центры. Но нужно отметить, что структура потоков документов была очень сложной, чтобы управлять ими. Автоматизация внедрялась частично, поскольку многие учреждения не имели финансов для внедрения АСУ. Увеличился объем документов, это и заставило специалистов в области документоведения задуматься над совершенствованием, оптимизацией и повышением эффективности работы с документацией.
Одним из направлений работы в 1980-е годы было создание автоматизированных рабочих мест (АРМ), что было связано с появлением первых персональных компьютеров. Целью создания АРМ было стремление к эффективному использованию информационных ресурсов. Таким образом, работа документоведов стала тесно связана с развитием техники[6].
Перейдем к рассмотрению развития автоматизации на современном этапе. На сегодняшний день биржа программных концепций в области механизации, информатизации и автоматизации документационного обеспечения управления и документооборота характеризуется следующими чертами:
А) У компаний, предлагающих свои товары и услуги, отсутствуют общие термины и определения, у большинства мы не видим определенных маркетинговых и рекламных мероприятий по обеспечению компании, товара, услуги, конкурентоспособностью, расширения клиентуры собственных товаров и услуг;
Б) Компании в большинстве случаев не понимают, какие возможности имеет какая-либо программа, благоприятствующая автоматизации, потому что тяжело понять все то, что прописано в газетах, журналах, объявлениях, проспектах: нужных данных о свойствах и функциях там практически нет, а приведенные данные написаны примитивным языком, не позволяющим раскрыть технические характеристики компьютерного продукта;
В) В компаниях часто нет правильного представления о том, какие продукты нужно произвести в сфере автоматизации, механизации и информатизации делопроизводства.
Цель подобных программ – поддержание бумажного и электронного документооборота, а также облегчение обработки бумаг. Подобные программы значительно увеличивают границы классического документоведения из-за цифровой обработки бумаг в электронном виде. Они считаются особыми «переходными мостами» с целью градационного перехода с бумажного носителя на электронные. Примерами являются такие системы автоматизации как: «1-C»; «Дело» и другие.
Главной отличительной чертой программных товаров и услуг, выполненных по американской технологии, считается предоставление хранения, передачи, распространения документов и настройка по этим данным в информационных системах. Исследования в данном ключе этой стратегии нацелены на новейшие технологии работы с бумагами. Маршруты перемещения бумаг согласно самой компании, её подразделениям и сотрудникам, создаются администратором системы. При приспособлении программы к определенной работе компании на компьютеры работников устанавливаются обязательные программные компоненты, которые выполняют конкретный ряд функций в соответствии с ролью каждого человека в делопроизводственной деятельности компании.
К программам этого направления относятся версии популярных американских программ на русском языке: Staffware (Staffware PLS); Docs Open (PCDOCS);Lotus Notes (Lotus-IBM); Link Works (DEC);программы, вновь собранные русскоязычными организациями на основе существующих: система «Золушка» (Lotus Notes); система OfficeMedia (Lotus Notes); система «Оптима» (MS Exchange, MS SQL); совокупность программ «Делопроизводство» (Lotus Notes). Также существуют личные разработки русскоязычных организаций: КАДО; «Крон»; поисковик «Евфрат»; система Lan Docs; Effect Office; «Документ2000».
Фирма «Ай-Ти» создала систему «БОСС-Референт» на основе продукта Lotus Notes компании «Lotus Development Corporation», который является способом проектирования систем поддержки групповой деятельности и рассматривается как стандарт в данной сфере. Продукт Lotus Notes и дополнения, или приложения, которые были созданы на его основе, вполне удовлетворяют главным правилам и требованиям к единой системе управления документооборотом солидных учреждений и больших компаний следующими положениями:
• учетная обработка всех типов документов. Сейчас в базах данных может храниться всякого вида информация, а также при помощи внутренних средств есть возможность следить за учетом и контролем прохождения документов. Данная система гарантирует создание разнообразных форм для регистрации документов, которые включают в себя и формальные реквизиты, и сам текст документов. А также, если есть необходимость, сам текст документа можно хранить отдельно в другой базе данных;
• уникальность номера. В системе «БОСС-Референт» есть право давать документам свои уникальные номера;
• поддержка работы с содержанием документа. Также есть возможность добавить в документы и те файлы, которые были разработаны в других текстовых процессорах (например, Microsoft Word, WordPro), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах;
• связность документов. Кроме того, в документе Notes может находиться безграничное число ссылок на другие документы Notes, не исключая и ссылки, находящиеся в других базах данных;
• согласованность с другими подсистемами. Система Notes гарантирует возможность соединения и с другими информационными подсистемами (почтовыми, с системами, работающими с реляционными базами данных);
• распределенный документооборот. Notes – огромная система, которая раскидывается от отдельно взятого персонального компьютера до нескольких десятков серверов, к каждому из которых могут быть подключены сотни пользователей. Требуемая информация распределяется между базами данных, которых на таком сервере может быть и несколько, а информация, необходимая для всех пользователей, через определенный промежуток времени синхронизируется;
• ограничение доступа. Как известно, защита данных реализуется и на сервере, и в базе данных, и в форме, документе, секции документа и отдельных полях. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Кроме того, поддерживается электронная подпись и шифрование данных.
Но необходимо отметить, что предпочтение к какой-либо определенной системе ради более или менее полной автоматизации ДОУ и их установка сейчас еще пока не регламентированы. Каждая отдельная компания самостоятельно приобретает эти системы на рынке офисных программных продуктов и услуг. При этом компания исходит из собственных возможностей, будь они материальные, финансовые и другие. Без глубокого рассмотрения и изучения, опираясь на рекламные описания достоинств и недостатков каждой выше перечисленной системы в области ДОУ выяснить трудно.
Не менее важным является то, что часто для конкретной компании, или фирмы, важность представляют лишь некоторые из потребительских свойств систем, а не вся их совокупность. Основным критерием при выборе системы может оказаться наличие или отсутствие требуемого свойства. Хотя, разработчики всех этих систем непрерывно ведут работы по их совершенствованию, и существует большая вероятность, что в этих системах появятся возможности, которые отсутствовали в более ранних версиях.
При сравнении различных программных продуктов по автоматизации ДОУ нельзя сказать об абсолютных достоинствах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует выполнить следующие действия:
• оценить рекламируемые системы с точки зрения пригодности их для автоматизации документооборота в конкретно данной организации, а также выявить ожидаемую реорганизацию сложившихся процессов ДОУ;
•оценить базовые информационные технологии, которые применяются в программных продуктах, с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации ДОУ на ближайшую временную перспективу;
•основательно изучить и проверить возможности системы автоматизации документооборота, а также выполнить работу в пределах действующего нормативно-правового обеспечения: придать документам юридическую силу, сохранить регистрационные базы данных в течение сроков хранения самих документов и другое [7].
Таким образом, на сегодняшний день существует множество различных программных продуктов, позволяющих вести управление документами, что упрощает работу и повышает эффективность документооборота. Но, в то же время, возникает проблема выбора такого продукта, который обладал бы высокой степенью надежности и другими важными характеристиками. Также, проанализировав термины и определения, рассмотрев развитие автоматизации, описав различные программные продукты, а также современный документооборот, мы можем наблюдать существование проблем, которые, несомненно, требуют решения. Но следует отметить, что автоматизация и информатизация делопроизводства играют огромнейшую роль в управлении документами, поскольку они не только повышают качество самих документов, но и позволяют добиться эффективности и оперативности работы организации в целом.
Библиографический список
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: http://base.garant.ru/181655/
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108447
- Бурангулов Б.В. Автоматизация и информатизация архивного дела в Республике Башкортостан в 1990-е гг. // Наука в современном мире: теория и практика: материалы III Международной научно-практической конференции. – 2015. – С.3-5.
- Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учеб.пособие/ С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. – М.: Флинта, 2009. С. 224.
- Кабашов С.Ю. Изучение делопроизводства и архивного дела. Роль словарей терминов и определений // Делопроизводство. – 2014. – №3. С. 88-95.
- Ларин М.В. Управление документацией в организациях: учеб.пособие/ М.В. Ларин. – М.: Научная книга, 2002. С.164-173.
- Кублашвили О.В. Документационное обеспечение управления: учеб.пособие/ О.В. Кублашвили. – М.: МГУП, 2004. Электронное издание. URL:http://www.hi-edu.ru/e-books/xbook247/01/eabout.htm