Редакционно-издательский отдел (РИО) – одно из основных структурных подразделений вуза, назначение которого состоит в осуществлении на профессиональном уровне издательских функций, обеспечение университета (кафедр) учебным материалом, т.е. редакционно-издательская деятельность. На основании значимости деятельности РИО для университета было проведено предпроектное обследование отдела: анкетирование, интервьюирование, сбор и обработка нормативных, учетных и текущих документов. Для обследования деятельности РИО составлена следующая анкета, заполненная начальником РИО:

1. Название подразделения: Редакционно-издательский отдел (РИО);

2. Фамилия, имя, отчество руководителя подразделения, телефон: Бахчеева Надежда Ивановна, 35-92-31

3. Фамилия, имя, отчество контактного лица, телефон контактного лица: Мирошникова Ирина Васильевна, контактный телефон – 359231

4.Основная цель подразделения: издательская деятельность (выпуск изданий учебно-методической и научной литературы); журнальная и бланочная продукция (кроме университета полиграфическое обслуживание лицея, Интернет-центра, медицинского пункта, а также газеты университета и лицея).

5. Основные функции подразделения.

Университетское книгоиздание:

• издание учебной и методической литературы (по основным профессиональным образовательным программам, отвечающим требованиям, установленным государственными образовательными стандартами);
• выпуск научной литературы и других изданий в интересах обеспечения деятельности университета [1, 2, 3];
• подготовка рукописей к изданию, редактирование, корректура, приведение в соответствии с ГОСТами; регистрация в журнале (присвоение номера заказа), сбор и обработка документов (рецензий, выписок кафедр) для издания;
• координация сроков подготовки и сдачи отчетов по календарным годам в научную часть (для общего отчета в Министерство образования и науки РФ);
• осуществление редакционных процессов рукописей материалов: утверждение на издательском совете, литературная правка, научное редактирование, стилистическая и грамматическая корректура, набор, макетирование, вычитка текстов, техническое оформление и т. д.;
• депонирование научных статей (консультации по оформлению сопроводительных документов, регистрация и подпись сопроводительных писем в научной части, оформление пересылки в информационные центры г. Москвы через канцелярию);
• обслуживание всех подразделений университета ксерокопировальными услугами.

6. Организационная структура подразделения: РИО (главный специалист, технолог -3 чел., редактор – 1 чел.), типография (главный специалист -1 чел., программист -2 чел., технолог -1 чел., мастер участка -4 чел., техник – 1 чел., ротапринтный участок – 1 сотрудник).

7. Кадровый состав подразделения: кадровый состав подразделения сформирован на основе «Типовых нормативов расчета штата редакционно-издательских работников», в которых учтены все процессы, связанные с организацией, подготовкой, редактированием, корректурой изданий и выпуском их в свет.

8. Какая информация и какие документы поступают в РИО из внешних к университету организаций (Министерство образования, другие издательства и т.д.):

Внешние к университету организации: Министерство образования и науки РФ, Центр дополнительного профессионального образования специалистов редакционно-издательских и полиграфических подразделений вузов.

Информация: приказы и инструктивные письма, планы повышения квалификации, анкеты, сообщения.

Источники поступления информации:

Телефон:

• журнал регистрации входящей информации (форма представления журнала) – папка для хранения
• почтовый ящик (e-mail)
• другие источники – почта

продолжительность хранения информации – 3-5 лет

Документы:

• физическое представление поступающих документов: приказы, постановления, факс;
• время приема, обработки документов – 30 минут по мере поступления;
• продолжительность хранения документов и условия перевода в архив – 3-5 лет по мере устаревания;
• требования к безопасности каждого из документов – нет документов строгой секретности, хранение в условиях отдела без доступа к ним посторонних лиц

9. Какие документы и какая информация поступают в РИО из отделов университета (внутренние источники):

Подразделения университета, от которых поступает информация: канцелярия, ректорат, отдел кадров, кафедры.

Вид информации: телефонограмма, копии писем, приказов, заявки на исполнение работ полиграфических и множительных.

Источники поступления информации:

Телефон

• журнал регистрации входящей информации
• почтовый ящик (e-mail)

Документы:

• журнал регистрации входящих документов (форма журнала) – есть;
• физическое представление поступающих документов (факс, рецензии на издательскую работу и т.д.) – книга учета запасов; журнал учета работ на множительную технику. Также к издаваемым работам требуются рецензии и выписки из протокола заседания кафедры (о рекомендации работы к изданию);
• время приема, обработки документов – в течение рабочего дня (в зависимости от количества);
• продолжительность хранения документов и условия перевода в архив – 3-5 лет без необходимости перевода в архив;
• требования к безопасности каждого из документов – в условиях отдела;

10. Какие документы и какая информация передаются из РИО во внешние органы

Внешние органы, в которые передается информация из РИО: библиотеки России, Министерства образования и науки РФ, Российская книжная палата.

Вид информации:

• факс
• письменная информация

Источники передачи информации:

• факс
• телефон
• почтовый ящик (e-mail)

продолжительность хранения информации – 10 лет

Документы:

• журнал регистрации исходящих документов (форма журнала) – нет необходимости;
• физическое представление исходящих документов (газета, журнал и т.д.) – обязательная рассылка контрольных экземпляров изданий в Российскую книжную палату и библиотеки России;
• время приема, обработки и отправления документов -  1 час в день;
• требования к безопасности каждого из документов – аккуратность

11. Какие документы и какая информация передаются из РИО в другие подразделения (отделы университета):

Подразделения, в которые передается информация из РИО: бухгалтерия (табель учета рабочего времени); отдел кадров (график отпусков); научная часть (отчеты);

Вид информации (телефонограмма, электронное сообщение, факс и др.): – письменная информация;

Источники передачи информации:

• факс
• телефон
• почтовый ящик (e-mail)

продолжительность хранения информации – 1 год

Документы:

• журнал регистрации исходящих документов (форма журнала) – нет необходимости;
• физическое представление исходящих документов (газета, журнал и т.д.) -
• время приема, обработки и отправления документов – в зависимости от объема;
• продолжительность хранения документов и условия перевода в архив – в архив не передается (согласно Министерскому перечню сдачи документов в архив);
• требования к безопасности каждого из документов – хранение в отделе

12. Какие документы и какая информация формируются в РИО (министерский перечень и т.д ):

Информация: формируемая информация хранится в бумажном виде

Документы:

• физическое представление документов (газета, журнал, электронный вид и т.д.) – планы и отчеты издательской деятельности за предыдущие годы (сейчас РИО в МО и науки образования РФ отсутствует, эта информация от вуза не требуется);
• время обработки документов – продолжительность хранения документов и условия перевода в архив – 10 лет
• требования к безопасности каждого из документов – хранение в условиях отдела без доступа к ним посторонних лиц

13. Дата заполнения анкеты: 09.02.2006 года.

14. Подпись лица, заполнившего анкету: подпись.

В результате получены данные, на основании которых можно проанализировать деятельность РИО, выделить направленность, основные цели, функции и задачи, кадровый состав сотрудников, организационную структуру подразделения, входные и выходные данные и информацию, необходимость применения информации, срок хранения документации, подразделения, с которыми взаимодействует РИО [4, 5, 6].

Интервьюирование проводилось с целью получения дополнительной информации о деятельности РИО: выделить основные бизнес-процессы, детализированное представление основных функций и задач. Интервьюирование проводилось со следующими сотрудниками РИО: технологом, редактором и другими сотрудниками, вовлеченными в деятельность.

В результате обработки текущих документов и информации подразделения, получены документы: положение о деятельности редакционно-издательского отдела, журнал учета поступающих заказов, журнал учета поступающих работ на множительную технику. На основании полученных данных, информации и документов в процессе предпроектного обследования можно провести анализ деятельности РИО, построить бизнес – модель, выявить узкие места и т.д.

1. Давлеткиреева Л.З. Профессиональная подготовка будущих ИТ-специалистов в рамках информационно-предметной среды: учеб.-метод. пособие. -Магнитогорск: МаГУ, 2006. -86 с.
2. Давлеткиреева Л.З., Скокова И.К. Обоснование инструментальных средств моделирования бизнес-процессов проведения мероприятий с использованием дистанционных технологий/Л.З. Давлеткиреева, И.К. Скокова//Современные технологии и управление: сб. научных трудов III Международной научно-практической конференции. -Светлый Яр.: Филиал ФГБОУ ВПО Московский государственный университет технологий и управления имени К. Г. Разумовского, 2014. -714 с. -C. 694-697.
3. Курзаева Л.В. Введение в анализ данных с использованием информационных технологий: учеб. -метод. пособие/Л.В. Курзаева, И.Г. Овчинникова. -Магнитогорск:МаГУ, 2012. -60 с.
4. Курзаева Л.В. Введение в теорию систем и системный анализ: учеб. пособие/Л.В. Курзаева. -Магнитогорск: МаГУ, 2015. -211 с
5. Курзаева Л.В. Международный опыт управления качеством образования на основе рамочных структур/Л.В. Курзаева, И.Г. Овчинникова // «Научная дискуссия: вопросы социологии, политологии, философии, истории»: материалы VI международной заочной научно -практической конференции. Часть II (17 октября 2012 г.). -М.: Изд. «Международный центр науки и образования», 2012. -С. 51-56.
6. Курзаева Л.В. Применение метода попарных сравнений для определения функции принадлежности нечеткой переменной в задачах управления социально -экономическими системами // Научно -практический журнал «Заметки ученого». -2015 -№5. -С.87 -90

Все статьи автора «Давыдова Анастасия Алексеевна»