УДК 004

ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ: РАЗРАБОТКА АНКЕТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РЕДАКЦИОННО-ИЗДАТЕЛЬСКОГО ОТДЕЛА

Давыдова А.А.1, Бабенко А.В.2, Новикова Т.Б.3
1Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, студент группы АПИп-14 ИЭиАС
2Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, студент группы АПИп-14 ИЭиАС
3Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, кандидат педагогических наук, доцент кафедры прикладной информатики

Аннотация
В данной статье было выполнено предпроектное обследование для проекта, а именно: разработана анкета, для редакционно-издательского отдела.

Ключевые слова: анкета деятельности, разработка анкеты деятельности, редакционно-издательский отдел


PRE-PROJECT SURVEY: QUESTIONNAIRE DESIGN ACTIVITY OF PUBLISHING DEPARTMENT

Davydova A.A.1, Babenko A.V.2, Novikova T.B.3
1Nosov Magnitogorsk State Technical University, student group APIp-14
2Nosov Magnitogorsk State Technical University, student group APIp-14
3Nosov Magnitogorsk State Technical University, Ph.D., Associate Professor, Department of Applied Informatics

Abstract
In this paper, pre-project survey was carried out for the project, namely, developed a questionnaire for the publishing department.

Библиографическая ссылка на статью:
Давыдова А.А., Бабенко А.В., Новикова Т.Б. Предпроектное обследование: разработка анкеты деятельности редакционно-издательского отдела // Современная техника и технологии. 2016. № 11. Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2016/11/11420 (дата обращения: 01.06.2017).

Редакционно-издательский отдел (РИО) – одно из основных структурных подразделений вуза, назначение которого состоит в осуществлении на профессиональном уровне издательских функций, обеспечение университета (кафедр) учебным материалом, т.е. редакционно-издательская деятельность. На основании значимости деятельности РИО для университета было проведено предпроектное обследование отдела: анкетирование, интервьюирование, сбор и обработка нормативных, учетных и текущих документов. Для обследования деятельности РИО составлена следующая анкета, заполненная начальником РИО:

1. Название подразделения: Редакционно-издательский отдел (РИО);

2. Фамилия, имя, отчество руководителя подразделения, телефон: Бахчеева Надежда Ивановна, 35-92-31

3. Фамилия, имя, отчество контактного лица, телефон контактного лица: Мирошникова Ирина Васильевна, контактный телефон – 359231

4.Основная цель подразделения: издательская деятельность (выпуск изданий учебно-методической и научной литературы); журнальная и бланочная продукция (кроме университета полиграфическое обслуживание лицея, Интернет-центра, медицинского пункта, а также газеты университета и лицея).

5. Основные функции подразделения.

Университетское книгоиздание:

  • издание учебной и методической литературы (по основным профессиональным образовательным программам, отвечающим требованиям, установленным государственными образовательными стандартами);
  • выпуск научной литературы и других изданий в интересах обеспечения деятельности университета [1, 2, 3];
  • подготовка рукописей к изданию, редактирование, корректура, приведение в соответствии с ГОСТами; регистрация в журнале (присвоение номера заказа), сбор и обработка документов (рецензий, выписок кафедр) для издания;
  • координация сроков подготовки и сдачи отчетов по календарным годам в научную часть (для общего отчета в Министерство образования и науки РФ);
  • осуществление редакционных процессов рукописей материалов: утверждение на издательском совете, литературная правка, научное редактирование, стилистическая и грамматическая корректура, набор, макетирование, вычитка текстов, техническое оформление и т. д.;
  • депонирование научных статей (консультации по оформлению сопроводительных документов, регистрация и подпись сопроводительных писем в научной части, оформление пересылки в информационные центры г. Москвы через канцелярию);
  • обслуживание всех подразделений университета ксерокопировальными услугами.

6. Организационная структура подразделения: РИО (главный специалист, технолог -3 чел., редактор – 1 чел.), типография (главный специалист -1 чел., программист -2 чел., технолог -1 чел., мастер участка -4 чел., техник – 1 чел., ротапринтный участок – 1 сотрудник).

7. Кадровый состав подразделения: кадровый состав подразделения сформирован на основе «Типовых нормативов расчета штата редакционно-издательских работников», в которых учтены все процессы, связанные с организацией, подготовкой, редактированием, корректурой изданий и выпуском их в свет.

8. Какая информация и какие документы поступают в РИО из внешних к университету организаций (Министерство образования, другие издательства и т.д.):

Внешние к университету организации: Министерство образования и науки РФ, Центр дополнительного профессионального образования специалистов редакционно-издательских и полиграфических подразделений вузов.

Информация: приказы и инструктивные письма, планы повышения квалификации, анкеты, сообщения.

Источники поступления информации:

Телефон:

  • журнал регистрации входящей информации (форма представления журнала) – папка для хранения
  • почтовый ящик (e-mail)
  • другие источники – почта

продолжительность хранения информации – 3-5 лет

Документы:

  • физическое представление поступающих документов: приказы, постановления, факс;
  • время приема, обработки документов – 30 минут по мере поступления;
  • продолжительность хранения документов и условия перевода в архив – 3-5 лет по мере устаревания;
  • требования к безопасности каждого из документов – нет документов строгой секретности, хранение в условиях отдела без доступа к ним посторонних лиц

9. Какие документы и какая информация поступают в РИО из отделов университета (внутренние источники):

Подразделения университета, от которых поступает информация: канцелярия, ректорат, отдел кадров, кафедры.

Вид информации: телефонограмма, копии писем, приказов, заявки на исполнение работ полиграфических и множительных.

Источники поступления информации:

Телефон

  • журнал регистрации входящей информации
  • почтовый ящик (e-mail)

Документы:

  • журнал регистрации входящих документов (форма журнала) – есть;
  • физическое представление поступающих документов (факс, рецензии на издательскую работу и т.д.) – книга учета запасов; журнал учета работ на множительную технику. Также к издаваемым работам требуются рецензии и выписки из протокола заседания кафедры (о рекомендации работы к изданию);
  • время приема, обработки документов – в течение рабочего дня (в зависимости от количества);
  • продолжительность хранения документов и условия перевода в архив – 3-5 лет без необходимости перевода в архив;
  • требования к безопасности каждого из документов – в условиях отдела;

10. Какие документы и какая информация передаются из РИО во внешние органы

Внешние органы, в которые передается информация из РИО: библиотеки России, Министерства образования и науки РФ, Российская книжная палата.

Вид информации:

  • факс
  • письменная информация

Источники передачи информации:

  • факс
  • телефон
  • почтовый ящик (e-mail)

продолжительность хранения информации – 10 лет

Документы:

  • журнал регистрации исходящих документов (форма журнала) – нет необходимости;
  • физическое представление исходящих документов (газета, журнал и т.д.) – обязательная рассылка контрольных экземпляров изданий в Российскую книжную палату и библиотеки России;
  • время приема, обработки и отправления документов -  1 час в день;
  • требования к безопасности каждого из документов – аккуратность

11. Какие документы и какая информация передаются из РИО в другие подразделения (отделы университета):

Подразделения, в которые передается информация из РИО: бухгалтерия (табель учета рабочего времени); отдел кадров (график отпусков); научная часть (отчеты);

Вид информации (телефонограмма, электронное сообщение, факс и др.): – письменная информация;

Источники передачи информации:

  • факс
  • телефон
  • почтовый ящик (e-mail)

продолжительность хранения информации – 1 год

Документы:

  • журнал регистрации исходящих документов (форма журнала)нет необходимости;
  • физическое представление исходящих документов (газета, журнал и т.д.) -
  • время приема, обработки и отправления документов – в зависимости от объема;
  • продолжительность хранения документов и условия перевода в архив – в архив не передается (согласно Министерскому перечню сдачи документов в архив);
  • требования к безопасности каждого из документов – хранение в отделе

12. Какие документы и какая информация формируются в РИО (министерский перечень и т.д ):

Информация: формируемая информация хранится в бумажном виде

Документы:

  • физическое представление документов (газета, журнал, электронный вид и т.д.) – планы и отчеты издательской деятельности за предыдущие годы (сейчас РИО в МО и науки образования РФ отсутствует, эта информация от вуза не требуется);
  • время обработки документов – продолжительность хранения документов и условия перевода в архив – 10 лет
  • требования к безопасности каждого из документов – хранение в условиях отдела без доступа к ним посторонних лиц

13. Дата заполнения анкеты: 09.02.2006 года.

14. Подпись лица, заполнившего анкету: подпись.

В результате получены данные, на основании которых можно проанализировать деятельность РИО, выделить направленность, основные цели, функции и задачи, кадровый состав сотрудников, организационную структуру подразделения, входные и выходные данные и информацию, необходимость применения информации, срок хранения документации, подразделения, с которыми взаимодействует РИО [4, 5, 6].

Интервьюирование проводилось с целью получения дополнительной информации о деятельности РИО: выделить основные бизнес-процессы, детализированное представление основных функций и задач. Интервьюирование проводилось со следующими сотрудниками РИО: технологом, редактором и другими сотрудниками, вовлеченными в деятельность.

В результате обработки текущих документов и информации подразделения, получены документы: положение о деятельности редакционно-издательского отдела, журнал учета поступающих заказов, журнал учета поступающих работ на множительную технику. На основании полученных данных, информации и документов в процессе предпроектного обследования можно провести анализ деятельности РИО, построить бизнес – модель, выявить узкие места и т.д.


Библиографический список
  1. Давлеткиреева Л.З. Профессиональная подготовка будущих ИТ-специалистов в рамках информационно-предметной среды: учеб.-метод. пособие. -Магнитогорск: МаГУ, 2006. -86 с.
  2. Давлеткиреева Л.З., Скокова И.К. Обоснование инструментальных средств моделирования бизнес-процессов проведения мероприятий с использованием дистанционных технологий/Л.З. Давлеткиреева, И.К. Скокова//Современные технологии и управление: сб. научных трудов III Международной научно-практической конференции. -Светлый Яр.: Филиал ФГБОУ ВПО Московский государственный университет технологий и управления имени К. Г. Разумовского, 2014. -714 с. -C. 694-697.
  3. Курзаева Л.В. Введение в анализ данных с использованием информационных технологий: учеб. -метод. пособие/Л.В. Курзаева, И.Г. Овчинникова. -Магнитогорск:МаГУ, 2012. -60 с.
  4. Курзаева Л.В. Введение в теорию систем и системный анализ: учеб. пособие/Л.В. Курзаева. -Магнитогорск: МаГУ, 2015. -211 с
  5. Курзаева Л.В. Международный опыт управления качеством образования на основе рамочных структур/Л.В. Курзаева, И.Г. Овчинникова // «Научная дискуссия: вопросы социологии, политологии, философии, истории»: материалы VI международной заочной научно -практической конференции. Часть II (17 октября 2012 г.). -М.: Изд. «Международный центр науки и образования», 2012. -С. 51-56.
  6. Курзаева Л.В. Применение метода попарных сравнений для определения функции принадлежности нечеткой переменной в задачах управления социально -экономическими системами // Научно -практический журнал «Заметки ученого». -2015 -№5. -С.87 -90


Все статьи автора «Давыдова Анастасия Алексеевна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: