УДК 004

ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «ВЕДЕНИЕ УЧЕТА ДОГОВОРОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И КЛИЕНТАМИ» НА ПРИМЕРЕ СОСТАВЛЕНИЯ ПОСТАНОВКИ ЗАДАЧИ

Стебелев П.Н.1, Саганенко А.А.2, Новикова Т.Б.3
1Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, студент группы АПИп-14
2Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, студентка группы АПИп-14
3Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, канд. пед. наук, доц. ИЭиАС

Аннотация
В данной статье рассматривается описание бизнес-процесса «ведение учета договоров с поставщиками и клиентами» на примере составления постановки задачи.

Ключевые слова: описание бизнес-процесса


DESCRIPTION OF BUSINESS PROCESSES «RECORD KEEPING CONTRACTS WITH SUPPLIERS AND CUSTOMERS» THE EXAMPLE OF STATEMENT OF PROBLEM

Stebelev P.N.1, Saganenko A.A.2, Novikova T.B.3
1Nosov Magnitogorsk State Technical University, student
2Nosov Magnitogorsk State Technical University, student
3Nosov Magnitogorsk State Technical University, candidate. ped. Sciences, Assoc.

Abstract
This article discusses the description of the business process "accounting of contracts with suppliers and customers" on the example of preparation formulation of the problem.

Библиографическая ссылка на статью:
Стебелев П.Н., Саганенко А.А., Новикова Т.Б. Описание бизнес-процесса «Ведение учета договоров с поставщиками и клиентами» на примере составления постановки задачи // Современная техника и технологии. 2016. № 11. Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2016/11/11428 (дата обращения: 26.05.2017).

В качестве отдела автоматизации рассмотрим отдел договоров.

При постановке задачи ограничимся рассмотрением бизнес-процесса «Ведение учета договоров с поставщиками и клиентами».

Предприятие заключает договоры с двумя видами контрагентов:

-                   поставщики;

-                   клиенты.

Отдел договоров занимается  заключением договоров с контрагентами, которых подбирает отдел маркетинга или поступающих с индивидуальными заказами, а также ведением учета заключенных договоров и составлением отчетности.

Процесс заключения договоров инициируется заявкой, поступившей из отдела маркетинга. Для заключения договора нужно заполнить его форму необходимой информацией, которая включат в себя: номер договора, дата составления-заключения договора, срок действия договора, подпись ответственного лица, печать фирмы, личные данные контрагента и условия договора [1, 2, 3]. К личным данным относятся: название организации-клиента (поставщика), ФИО представителя, контактная информация, ИНН. Информация о том или ином контрагенте хранится в документе «Контрагенты» предприятия формата MS Excel. С появлением нового контрагента таблица пополняется его личными данными.

Условия договора записываются на основе предмета договора после его обсуждения непосредственно с контрагентом. К ним относятся: сроки выполнения заказа, условия возмещения денежных средств при обнаружении дефектов, а также обязанности сторон.

Составленный договор проверяется, распечатывается в 4 экземплярах, и утверждается, т.е. подписывается сторонами. Далее происходит передача экземпляров договора:

  1. Контрагенту;
  2. В отдел сбыта;
  3. а) На склад сырья и материалов (если контрагент-поставщик),

б)  На склад готовой продукции (если контрагент-клиент),

  1. Последний экземпляр договора остается в отделе договоров и подшивается в папку «Журнал договоров».

Договор также сохраняется в электронном виде.

На основе журнала договоров, а также накладных, присылаемых со складов, в конце месяца формируется два отчета, которые отсылаются:

1. В отдел планирования. Отчет включает в себя информацию о тех договорах, которые еще в силе;

2. Руководителю. Отчет в данном случае содержит в себе всю информацию о состоянии каждого заключенного договора на данный момент времени.

Анкета

  1. Название подразделения: Отдел договоров
  2. Фамилия, имя, отчество сотрудника: Москвин Е.Д., телефон: (3519)987654.
  3. Основная цель подразделения: формирование и утверждение договоров, поддержание оперативного уровня информации о состоянии действия договоров, предоставление отчетности для руководителей структурных подразделений.
  4. Основные функции подразделения: учет договоров, предоставление отчетности.
  5. Кадровый состав подразделения: сотрудник отдела договоров.
  6. Документы, поступающие в подразделение из других подразделений:

Заявка (извещение о приходе контрагента), прайс-лист продукции, приходная накладная, расходная накладная.

  1. Физическое представление, время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов: бумажные носители, хранение в папках, снятие копий.
  2. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: продолжительность хранения – оперативное обновление документов каждый день, потом в архив.
  3. Документы, формирующиеся в подразделении: договор, отчет с информацией о состоянии действия договоров, справочник с информацией о контрагентах.
  4. Физическое представление время, частота и вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов: документы MS Excel, бумажные носители, хранение в папках, по мере действия срока договора, снятие копий.
  5. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: продолжительность хранения – по мере действия срока договора, потом в архив.
  6. Документы, передающиеся в другие подразделения: договор, отчет с информацией о состоянии действия договоров.
  7. Физическое представление время и частота отправки, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов: бумажные носители, хранение в папках, договоры – по мере поступления заказов, отчеты – в конце месяца, снятие копий.
  8. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: продолжительность хранения – по мере действия срока договора, потом в архив.
  9. Информация, поступающая в отдел из внешних к организации источников: информация о контрагентах, нормативные документы в соответствии с законодательством РФ.
  10. Физическое представление время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из видов информации: бумажный носитель, каждый квартал, хранение в папках, снятие копий.
  11. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: информация о контрагентах не отправляется в архив, нормативные акты – квартал, потом в архив.
  12. Информация, передающаяся из подразделения во внешние органы: не передается.
  13. Физическое представление время и частота передачи, вид обработки и требования к безопасности каждого из видов информации: не определено.

1.1            Разработка моделей AS-IS

Разработка диаграммы причин и факторов (Диаграмма Исикавы)

Диаграмма причин и факторов (диаграмму Исикавы) (см. Диаграмма 1.2.1).

Диаграмма 1.2.1. Причины и факторы

Проведем анализ построенной диаграммы.

В начале анализа выделим «показатель качества» – «Оперативное заключение и ведение учета договоров», который является основным. Далее обозначим факторы, оказывающие на него непосредственное влияние. К ним можно отнести:

-                   рабочий персонал;

-                   контрагентов;

-                   условия договора;

-                   состояние рынка.

Рассмотрим каждый фактор подробнее.

Рабочий персонал – это непосредственные работники отдела управления договорами, т.е. люди, ответственные за заключение сделки (за составление, утверждение и подписание договора). На данный фактор влияют следующие:

-                   квалификация сотрудника (подготовка, образование, опыт);

-                   состояние сотрудника (сосредоточенность, внимание, заинтересованность);

-                   уровень компетентности (знания основ компании – ассортимента, стратегии, производства и т. д.);

-                   коммуникабельность (речь, голос, внешность);

-                   здоровье (усталость, болезнь).

Контрагент – лицо, с которым организация заключает договор. В нашем случае в качестве контрагента выступает поставщик или заказчик. На данный фактор влияют следующие:

-                   доверие (рекомендации, наличие договора в прошлом, наличие действующего договора);

-                   соответствие (потребности в заказе поставщика или потребности в заказе непосредственно клиента предприятия);

-                   материальные возможности (престиж поставщика или исследуемого предприятия для клиента, объем заказа со стороны клиента или у поставщика);

Состояние рынка[4, 5, 6, 7]. В данной курсовой ограничим рынок его состоянием на момент исследования. В данном случае на фактор «Состояние рынка» влияют следующие:

-                   престиж фирмы (позиция на рынке, клиентская база, осведомленность предприятия его состоянием);

-                   конкуренты.

Условия договора. Договор утверждается на основании условий, предъявляемых сторонами по отношению друг к другу, т.е. так называемых условий договора. Факторы, оказывающие влияние на данный:

-                   требования и обязанности (юридическая защищенность сторон, ответственность за нарушение);

-                   соглашение сторон (выгодность заказа, в том числе материальная, качественная, а также удовлетворение потребностей как клиента так и предприятия работой поставщика).

При дальнейшем анализе предметной области необходимо учитывать влияние каждого фактора, как главного, так и второстепенного, поскольку их негативное воздействие может привести к нежелательным последствиям в работе всего отдела.

Разработка диаграммы потока работ (Диаграмма ARIS EPS)

Для наиболее наглядного представления работы отдела договоров рассмотрим диаграмму потока работ ARIS EPS. (см. Диаграмма 1.2.2).

Диаграмма 1.2.2. Модель AS-IS

Выделим сначала процессы, инициирующие/завершающие работу отдела:

А) Процесс-поставщик «Поступление заявки из отдела маркетинга»;

Б) Процессы-клиенты:

«Принятие копий договора»;

«Получение отчетов отделами».

Проанализируем диаграмму.

«Обработка заявки». После поступления заявки из отдела маркетинга в отдел договоров, она обрабатывается, то есть выясняется, с каким именно контрагентом будет вестись дальнейшая работа и, соответственно, какой тип договора будет заключаться.

«Обсудить заказ с контрагентом». Далее обсуждается заказ. Здесь обговаривается вид заказа, сроки выполнения заказа, стоимость услуг, ответственность сторон.

«Проверить контрагента на факт прошлого сотрудничества». Предприятие работает как со старыми, так и с новыми контрагентами. Для того, чтобы заключить договор с клиентом или поставщиком, необходимо заполнить поля договора его личными данными. Если уже ранее был факт сотрудничества, то требуемая информация уже есть в таблице MS Excel «Контрагенты» и не нужно будет вносить данные контрагента повторно, а просто заполнить ими поля договора. В противном случае, вбивается новая запись в таблицу, а затем и в поля договора.

«Заполнить поле договора личными данными работника, заключающего договор». В типовую форму вносятся ФИО сотрудника.

«Утверждение договора». Совершение сделки утверждается подписями сторон, а также печатью организации.

«Передача копий договора в отдел сбыта, на склады, а также контрагенту». Завершающий этап работы непосредственно с контрагентом по составлению и заключению договоров. Копии составленного и утвержденного договора, заверенного печатью, передаются контрагенту и в другие отделы. В отдел сбыта для последующей работы с контрагентом;  на склад готовой продукции для учета товара клиента; на склад сырья и материалов в случае, если контрагент – поставщик, и кладовщик ожидает принятия от него партии заказа.

«Записать в журнал договоров информацию о заключении сделки». После утверждения договора и передачи его контрагенту, информация о факте его заключения вносится в журнал договоров для последующего учета выполнения его условий и формирования на его основе отчетности. Журнал договоров заполняется данными ранее используемой таблицы MS Excel «Контрагенты», также в нем указывается предмет заключенного договора и сроки выполнения. После принятия со склада  накладных (расходных и приходных) в журнал вносится информация о факте выполненной сделки.

«Сформировать отчет за месяц». На основе данных о заключенных договорах, хранящихся в журнале договоров каждый месяц формируется отчетность в форме документа, направляемая в отдел планирования и руководителю.


Библиографический список
  1. Курзаева Л.В. Применение метода попарных сравненийдля определения функции принадлежности нечеткой переменнойв задачах управления социально-экономическими системами//Научно-практический журнал «Заметки ученого». -2015 -№5. -С.87-90
  2. Курзаева Л.В., Овчинникова И.Г., Чичиланова С.А. К вопросу о совершенствовании методики оценки эффективности решения задач управления качеством образования на основе экспертной информации//Фундаментальные исследования. 2015. № 6-3. С. 473-478.
  3. Зайцева Н.А. Культура использования ит-технологий в организациях с распределенной территориальной структурой/Н.А. Зайцева, Л.В. Курзаева // Государство, общество, образование в контексте цивилизационного подхода коллективная монография. НОУ ВПО «Институт бизнеса, психологии и управления»; Центр научного сотрудничества «Интерактив плюс». – Чебоксары, 2015. – С. 65-68
  4. Курзаева Л.В. Использование имитационного моделирования как метода исследования логистики /Л.В. Курзаева// Научные труды SWorld. – 2006. – Т. 2. – № 1. – С. 17-19.Курзаева Л.В. Методические аспекты использования акмеологического воздействия при формировании профессиональных ценностных ориентаций у будущих ИТ-специалистов /Л.В. Курзаева// Научные труды SWorld. – 2009. – Т. 18. -№ 4.- С. 41-42.
  5. Давлеткиреева, Л.З. Инновационные информационно-педагогические технологии в образовании: опыт проведения ежегодной одноименной Интернет-конференции-конкурса/Л. З. Давлеткиреева, И. К. Скокова//Современные информационные технологии и ИТ-образование : сб. избранных трудов IX Международной научно-практической конференции. Под ред. проф. В. А. Сухомлина. -М.: ИНТУИТ.РУ, 2014. -957 с. -C. 573-586.
  6. Давлеткиреева, Л.З. Сухомлин, В.А. Андропова, Е.В. Якушин, А.В. и др. Интернет-конференция-конкурс как технология сбора лучшей практики и творчества преподавателей/Л.З. Давлеткиреева, В.А. Сухомлин, Е.В. Андропова, А.В. Якушин, Н.Е. Иванов//Вестник Московского университета. Серия 20. Педагогическое образование. -2012. -№ 4. -360 с. -С. 86-98.
  7. Махмутова М.В., Давлеткиреева Л.З. Инновационный подход к технологии подготовки ИТ-специалиста в университете / Вестник Московского университета. Серия 20: Педагогическое образование. 2013. № 2. С. 103-116.


Все статьи автора «Стебелев Павел»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: