УДК 004

ОБЗОР СОВРЕМЕННЫХ МОБИЛЬНЫХ ПРИЛОЖЕНИЙ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО АРХИВА ДОКУМЕНТОВ

Румянцев Евгений Павлович1, Гаврилова Ирина Викторовна2
1Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, студент 4 курса направления «Прикладная информатика»
2Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, кандидат педагогических наук, доцент кафедры бизнес-информатики и информационных технологий

Аннотация
В статье представлен обзор и сравнительный анализ современных мобильных приложений для ведения личного архива документов. Описаны функциональные особенности личных электронных архивов, их преимущества перед другими носителями информации. Обоснована потребность в разработке мобильного приложения для ведения личного архива с учётом требований к функциональности и безопасности, предъявляемых к этому классу программ.

Ключевые слова: архивное хранение документов, документооборот, информация, личный архив, мобильные приложения, напоминание, шифрование документов, электронный архив


THE REVIEW OF CONTEMPORARY MOBILE APPLICATIONS FOR THE ORGANIZATION OF PERSONAL ARCHIVE OF DOCUMENTS

Rumyantsev Evgeny Pavlovich1, Gavrilova Irina Victorovna2
1Nosov Magnitogorsk State Technical University, 4th year student of "Applied Informatics"
2Nosov Magnitogorsk State Technical University, Ph.D., Associate Professor, Department of Business Informatics and Information Technologies

Abstract
The review and the comparative analysis of modern mobile applications for maintaining personal archive of documents is presented in article. Functional features of personal electronic archives, their advantages in front of other data carriers are described. The need for development of a mobile application for maintaining personal archive taking into account the requirements to functionality and safety shown to this class of programs is proved.

Библиографическая ссылка на статью:
Румянцев Е.П., Гаврилова И.В. Обзор современных мобильных приложений для организации личного архива документов // Современная техника и технологии. 2016. № 11. Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2016/11/11438 (дата обращения: 27.05.2017).

Жизнь современного человека невозможно представить без мобильных приложений, которые позволяют решать  множество повседневных  задач: организовать общение с родными и деловыми партнерами, оптимизировать  маршрут перемещений по городу и за его пределами,  искать  акции в  магазинах, заказывать такси и еду  на  дом. Технически реализация каждой такой задачи представляет собой некоторую утилиту, устанавливаемую на мобильное устройство: смартфон или планшет, и обеспечивающую за счет скорости решения задач экономию времени и максимально  комфортного уровня жизни [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,8].

Количество документов, которые сопровождают жизнь каждого человека, неуклонно растет: именно в них фиксируются его гражданские права и обязанности. Содержать все документы в порядке – правило, которому должен следовать любой человек, однако из-за того, что каждое важное событие или состояние сопровождается оформлением  документации, количество важных бумаг становится настолько большим, что человек перестаёт в них ориентироваться.  В том случае, если документ имеет ограниченный срок действия, высок риск пропустить  дату его продления [9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16]. Например, бывают случаи, когда во время проверки водительского удостоверения или технического осмотра оказывается, что оно просрочено, из-за чего приходится оплачивать лишние штрафы и тратить время, которого в современном ритме жизни всегда не хватает. Или по какой-либо причине можно просрочить паспорт, что приводит к тем же результатам – оплата штрафа и трата времени. Тем, кто являются обладателями оружия и в свободное время ездят на охоту в лес, как и в предыдущих случаях, необходимо вовремя продлевать на него лицензию. Существует ещё огромное количество аналогичных случаев в совершенно разных сферах деятельности человека, когда необходимо своевременно продлевать документы, в том числе и контролировать содержание документов личного происхождения [17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26].

Решить обозначенную выше проблему могут помочь информационные технологии. Например, можно было бы установить мобильное приложение, которое напоминало бы заранее о необходимости поменять или продлить документ. Сегодня почти вся активная части населения пользуется мобильными устройствами, с которыми не расстается в любой ситуации:  будь это просто прогулка по магазинам или командировка в заграницу. Решение проблемы усложняется из-за необходимости выбора из существующего множества приложений-«напоминалок», программы, которая оптимально подойдет  для ведения списка и напоминания об истечении срока действия документов [27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35].

Для начала необходимо выделить критерии, в соответствии с которыми  будут сравниваться существующие ИТ-решения. Хорошее мобильное приложение лдя ведения личного архива  должно:

1)                 предоставлять возможность добавления и ведение списка документов;

2)                 обладать сортировкой списка документов по;

3)                 позволять прикреплять фото документов;

4)                 поддерживать функцию восстановления или резервного копирования для предотвращения и восстановления списка документов, при потере устройства или переустановке приложения;

5)                 каждый день проверять список документов и заранее оповещать пользователя устройства в случае возможного истечения срока действия документа;

6)                 обеспечивать  защиту документов от несанкционированного доступа и применения.

На текущий момент выделяют шесть мобильных приложений, поддерживающих функции работы с документами и календарем.

Мобильное приложение «Домашний архив» позволяет систематизировать и хранить документы в сгруппированном списке, обладает возможностью сканирования документов и их отправки, а также системой шифрования документов AES-128 [36, 37, 38, 39, 40, 41].

Рисунок 1 – скриншот списка приложения «Домашний архив».

Рисунок 2 – скриншот документа приложения «Домашний архив».

Мобильное приложение «SplenDO» является обычным задачником для повседневного использования: если нет потребности хранить фото или отсканированный отпечаток документов в электронном виде, то данную программу можно использовать в качестве хранилища документов.

Рисунок 3 – список приложения «SplenDO».

Рисунок 4 – сгруппированный список «SplenDO».

Приложение «Business Calendar» позволяет вести помимо календарей списки задач, где также можно указать название документа и установить дату его обновления. Впрочем, этот функционал поддерживает любой предустановленный на мобильном устройстве календарь. Полный набор функций «Business Calendar» нужно покупать, а в ранних версиях существовало ограничение на количество записей.

Рисунок 5 – экран создания задания приложения «Business Calendar».

Мобильное приложение «Напоминалка» позволяет устанавливать и вести список напоминаний, в качестве которых можно вводить названия документов. Оно, как и предыдущие, обладает рядом недостатков: нет возможности прикрепить фото документа и нет системы защиты.

Рисунок 6 – экран создания напоминания приложения «Напоминалка».

Рисунок 7 – список приложения «Напоминалка».

Приложение «1С:Документооборот» предоставляет возможность вести дела даже при отсутствующем Интернет подключении. Оно позволяет:

- отвечать на рабочую почту;

- выполнять поставленные задачи;

- назначать задачи другим сотрудникам;

- согласовывать и утверждать документы;

Помимо всего этого оно также позволяет вести календарь, где отображается сгруппированный список назначенных дел на каждый день. Данное приложение предназначено для использования вместе с «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Документооборот государственного учреждения», т.е. отдельно его установить на мобильное устройство нельзя. Кроме того, для его эксплуатации требуется покупать лицензию.

Рисунок 8 – экран календаря приложения «1С:Документооборот».

В таблице 1 представлена сравнительная характеристика перечисленных мобильных приложений, из которой следует, что наиболее удобным для работы с личными документами является «Домашний архив», однако оно не обладает системой восстановления данных в случае утери устройства или удаления приложения. Данный фактор может оказаться очень важным для некоторых пользователей.

Таблица 1 – Сравнительная характеристика мобильных приложений.

Название Ведение списка Сортировка и группы Фото Система восстановления Оповещение Система защиты
Домашний архив + + + - + Пароль + шифрование
SplenDO + + - - + -
Business Calendar + - - + + -
Напоминалка + - - - + -
1С:Документооборот + + - - + -

Мобильное приложение «SplenDO» не позволяет  добавлять фото, восстанавливать и защищать данные. Приложение «Business Calendar» тоже предоставляет возможности  прикрепить фото к задачам, не обладает системой защиты и не выполняет сортировку или группировку списка. Приложение «Напоминалка» получила наибольшее количество минусов, и потому является менее подходящим для ведения документов.

В приложении «1С:Документооборот» – нет возможности добавить фото, нет системы восстановления, а также, к удивлению, не была обнаружена какая-либо система защиты, будь то парольная защита или система шифрования.

Таким образом, существующие решения не обладают полноценным функционалом для ведения архива личных документов, что обуславливает потребности в создании приложения, в котором будут сочетаться достоинства перечисленных продуктов и отсутствовать недостатки, им присущие. Можно предположить, что указанное средство станет необходимым помощником в повседневных делах.


Библиографический список
  1. Барковский Д.В.Чернова Е.В.Давлеткиреева Л.З. Анализ преимуществ внедрения ERP-системы на производственном предприятии//Современная техника и технологии. -Декабрь 2013. -№ 12 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2013/12/2685 (дата обращения: 18.04.2014).
  2. Белоусова И.Д., Курзаева Л.В., Новикова Т.Б. О разработке методики и алгоритмов прогнозирования оценок эффективности и качества решения задач управления в образовании //  Наука и современность : сб. статей Международной научно-практической конференции. – 2016. – С. 25-27.
  3. Бобылев А.Ю., Новикова Т.Б. Разработка проекта внедрения системы HELPDESK в типовой коммерческий банк с использованием MS PROJECT // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 12 (56). С. 144-151.
  4. Гайсина А.Д., Махмутова М.В. Проблемы обеспечения информационной безопасности автоматизированной системы предприятия: В сборнике: Современные инструментальные системы, информационные технологии и инновации. Сборник научных трудов XII-ой Международной научно-практической конференции. Ответственный редактор: Горохов А.А.. 2015. С. 290-293.
  5. Ганин М.А., Давлеткиреева Л.З., Новикова Т.Б. Система мониторинга Zabbix // Современные научные исследования и инновации. 2012. № 12 (20). С. 9.
  6. Давлеткиреева Л.З. Применение методологии управления непрерывностью бизнеса при разработке ИТ-стратегии организации//Современные проблемы науки и образования. -2012. -№ 5; URL: http://www.science-education.ru/105-7307.
  7. Давлеткиреева, Л. З. Актуальность и преимущества проведения Интернет-конференции как одной из форм обмена опытом между образовательными учреждениями/Л. З. ДавлеткирееваИ. К. Скокова//Современные тенденции развития науки и производства: сборник материалов Международной научно-практической конференции (23-24 октября 2014 года) -в 4-х томах, Том 1. -Кемерово: ООО «ЗапСибНЦ», 2014 -196 с. -C. 99-101.
  8. Зайцева Н.А.  Курзаева Л.В. Культура использования ИТ-технологий в организациях с распределенной территориальной структурой //  Государство, общество, образование в контексте цивилизационного подхода коллективная монография. НОУ ВПО «Институт бизнеса, психологии и управления»; Центр научного сотрудничества «Интерактив плюс».  – Чебоксары, 2015. – С. 65-68
  9. Кириллов Д.В., Махмутова М.В. // Информационные технологии в прикладных исследованиях: сб. материалов и докладов III Всероссийской научно-практической конференции. – Общество с ограниченной ответственностью “Информационно-образовательный центр Инфометод”. – 2016. – С. 150-155.
  10.  Кириллов Д.В., Махмутова М.В. Автоматизированные системы управления , как способ оптимизации малых и средних предприятий на примере системы «Битрикс 24» // Информационные технологии в прикладных исследованиях: сб. материалов и докладов III Всероссийской научно-практической конференции. – Общество с ограниченной ответственностью “Информационно-образовательный центр Инфометод”. – 2016. – С. 150-155.
  11. Курзаева Л.В. Использование имитационного моделирования как метода исследования логистики // Научные труды SWorld. -  2006. – Т. 2. – № 1. – С. 17-19.
  12. Курзаева Л.В. Методические аспекты использования акмеологического воздействия при формировании профессиональных ценностных ориентаций у будущих ИТ-специалистов  // Научные труды SWorld.  – 2009. – Т. 18. -№ 4.- С. 41-42.
  13. Курзаева Л.В., Новикова Т.Б. К вопросу о разработке моделей и алгоритмов интеллектуальной поддержки принятия решений в системе адаптивного управления образованием // Наука и современность : сб. статей Международной научно-практической конференции. – 2016. – С. 82-84.
  14. Курзаева Л.В., Новикова Т.Б., Лактионова Ю.С., Петеляк В.Е. Применение метода попарных сравненийдля определения значения функции принадлежности нечеткой переменнойв задачах управления социально-экономическими системами // Заметки ученого. 2015. Т. 1. № 5-1 (5). С. 87-89.
  15. Курзаева Л.В., Овчинникова И.Г., Чичиланова С.А. К вопросу о совершенствовании методики оценки эффективности решения задач управления качеством образования на основе экспертной информации//Фундаментальные исследования. 2015. № 6-3. С. 473-478.
  16. Малюкова К.В.Назарова О.Б.Давлеткиреева Л.З. Развитие технической инфраструктуры страховой компании//Современные научные исследования и инновации. 2013. № 3. URL:http://web.snauka.ru/issues/2013/03/22836 (дата обращения: 23.10.2015).
  17. Махмутова М.В. Интеграция традиционной и дистанционной технологий обучения в образовательной среде подготовки специалиста в университете //Электротехнические системы и комплексы. 2015. № 1 (26). С. 43-47.
  18. Махмутова М.В. Моделирование информационной образовательной среды вуза в условиях дистанционного обучения // Вестник Московского государственного областного университета. Серия: Педагогика. 2007. Т. 2. № 2. С. 8-12.
  19. Махмутова М.В. Педагогическое моделирование образовательного процесса в условиях дистанционного обучения // Научные труды SWorld. 2007. Т. 6. № 1. С. 69-71.
  20. Махмутова М.В. Проблемы формирования образовательной среды подготовки ИТ-специалиста : В сборнике: Новые информационные технологии в образовании. Материалы VIII Международной научно-практической конференции. Российский государственный профессионально-педагогический университет. 2015. С. 105-110.
  21. Махмутова М.В. Формирование модели образовательной информационной среды подготовки специалиста // Сборник научных трудов Sworld. - 2007. – Т. 14. – № 4. – С. 85-90.
  22. Махмутова М.В. Формирование образовательной информационной среды подготовки ИТ-специалиста с использованием технологии дистанционного обучения: диссертация на соискание ученой степени кандидата педагогических наук / ГОУВПО “Магнитогорский государственный университет”. Магнитогорск, 2009
  23. Махмутова М.В., Белоусова И.Д., Агдавлетова А.М. Организация воспитательной и профориентационной работы со студентами направления «прикладная информатика» в процессе организации и контроля учебных и производственных практик // Актуальные проблемы современной науки, техники и образования. 2015. Т. 2. № 1. С. 152-155.
  24. Махмутова М.В., Новикова Т.Б., Вдовина Е., Петинова С. Моделирование бизнес-процесса с использованием диаграмм для решения и постановки задач управления на примере предметной области «Организация рекламной деятельности студии танца» // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 12 (56). С. 774-779.
  25. Махмутова М.В., Подкользина Л.В., Махмутов Р.Р. Применение инновационных образовательных технологий в изучении основ информационной безопасности систем организационного управления : В сборнике: Информационная безопасность и вопросы профилактики киберэкстремизма среди молодежи. Материалы внутривузовской конференции. Под редакцией Г.Н. Чусавитиной, Е.В. Черновой, О.Л. Колобовой. 2015. С. 297-305.
  26. Махмутова М.В., Седнева Д.А. Представление метаданных для хранилища данных // Информатика: проблемы, методология, технологии: сб. материалов XVI Международной научно-методической конференции. / Под редакцией Тюкачева Н.А.. – 2016. – С. 413-418.
  27. Махмутова М.В., Чистякова Н.С., Черкасов К.В. Обзор рынка комплексных автоматизированных систем // Современные научные исследования и инновации. – 2016. – № 6 (62). – С. 159-163.
  28. Назарова О.Б., Новикова Т.Б., Петеляк В.Е. К вопросу разработки диаграммы «архитектура системы – ASD» : В сборнике: Современная наука: теоретический и практический взгляд Сборник статей Международной научно-практической конференции. Ответственный редактор: Сукиасян Асатур Альбертович. 2015. С. 75-77.
  29. Новикова Т.Б. Интернет-представительство в формировании имиджа образовательного учреждения // Вестник компьютерных и информационных технологий. 2010. № 9. С. 49-51.
  30. Новикова Т.Б. Подготовка будущего учителя к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения : автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата педагогических наук / Магнитогорский государственный университет. Магнитогорск, 2009
  31. Новикова Т.Б. Подготовка будущего учителя к использованию новых информационных технологий в формировании имиджа образовательного учреждения : диссертация на соискание ученой степени кандидата педагогических наук / Магнитогорский государственный университет. Магнитогорск, 2009
  32. Новикова Т.Б., Гусева Т.Ф., Вахрушев В.И., Седнева Д.А., Климов П.А., Иванченко А.Е., Игнатова Т.А. Опыт моделирования диаграмм OD, FTA, VAD, EEPC для постановки задач управления в социальных и экономических системах // Современные научные исследования и инновации. 2016. № 1 (57). С. 67-72.
  33. Новикова Т.Б., Курзаева Л.В., Иванченко А.Е., Игнатова Т.А. Подходы к организации обучения в рамках массовых открытых онлайн курсов // Современные научные исследования и инновации. – 2015. – № 12 (56). – С. 355-360.
  34.  Новикова Т.Б., Лунцова Д.С., Меркурьев А.В., Махмутова М.В. Разработка модели описания и оценок эффективности решения задач управления на примере бизнес-процесса «Планирование и мониторинг выполнения заказа в планово-производственном отделе» // Современная техника и технологии. 2015. № 12 (52). С. 168-173.
  35.  Новикова Т.Б., Махмутова М.В., Гусева Т.Ф., Вахрушев В.И., Седнева Д.А., Климов П.А., Иванченко А.Е., Игнатова Т.А., Яковлева М.Ф. Моделирование бизнес-процесса «учет ремонтов» с целью повышения эффективности и функционирования компании по предоставлению ремонтных услуг //  Современные научные исследования и инновации. 2015. № 12 (56). С. 268-274.
  36. Новикова Т.Б., Махмутова М.В., Гусева Т.Ф., Вахрушев В.И., Седнева Д.А., Климов П.А., Иванченко А.Е., Игнатова Т.А., Микутская К.А. Разработка моделей для описания бизнес-процесса «Учет готовой продукции на складе» // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 12 (56). С. 275-280.
  37. Савельева Т.А. Анализ типовой информационной и технической инфраструктуры отделов социальной поддержки населения для внедрения АИС «Социальная защита»/Т.А. СавельеваИ.Д. БелоусоваЛ.З. Давлеткиреева//Современные научные исследования и инновации. 2013. № 11 (31). С. 4.
  38. Сафронов А.А.Давлеткиреева Л.З.Макашова В.Н. Сравнительный анализ методологий построения архитектуры предприятий//Современная техника и технологии. 2014. № 1 . URL: http://technology.snauka.ru/2014/01/2721 (дата обращения: 01.08.2014).
  39. Седнева Д.А., Махмутова М.В. Построение многомерной модели данных // Современные научные исследования и инновации. – 2016. – № 3 (59). С. 217-222.
  40. Седнева Д.А., Махмутова М.В. Сравнительный анализ электронных дневников // Современные научные исследования и инновации. – 2016. – № 1 (57). – С. 188-191.
  41. Сильвестрова О.В., Новикова Т.Б. Автоматизация бизнес-процессов медицинского учреждения в рамках проекта «Электронная Россия» // Современные научные исследования и инновации. 2012. № 11 (19). С. 4.


Все статьи автора «Румянцев Евгений Павлович»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: