Работа отдела кадров связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. На малых предприятиях, обычно, информация хранится на бумажных носителях. Вследствие чего возможны ошибки при ведении отчетности, которые могут привести к нарушениям и неточностям. Сложность заключается в том, что отчеты, создаваемые в таком виде, крайне неудобны в использовании, Сотрудникам затруднительно осуществить быстрый поиск информации о приеме на работу, увольнении, повышении и других перемещениях сотрудника. Также это создает разногласия в работе различных отделах. Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о сотрудниках, работающих на предприятии [1, 2].
Поэтому актуальность данной темы обуславливается внедрением информационных технологий, в кадровый отдел. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы. Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом [3, 4].
Для выполнения поставленной задачи было принято решение о внедрении конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом.
Основным бизнес-процессом рассматриваемого предприятия является предоставление услуг в сфере спортивной деятельности. Предприятие ставит задачу автоматизации бухгалтерского учета.
- повышение управляемости предприятия за счет наличия достоверной и оперативной информации о деятельности;
- формирование единой системы управленческого учета;
- снижение количества ошибок в учетных данных;
- сокращение объемов ручного труда на дублирование ввода информации;
- создание единой системы электронного документооборота.
Для лучшего планирования сроков внедрения был составлен план график проекта в MS Project, после этого легче будет контролировать каждый из этапов Рисунок 1.
Внедрение будет проводиться в несколько этапов. На первом этапе специалистами будет обследована предметная область. Системному аналитику нужно собрать всю необходимую информацию об организации, проведет анкетирование сотрудников, с целью выявления узких мест на предприятии, затем составит цели и оценку проекта. В результате анализа будет составлен отчет.
На третьем и четвертом этапе был составлен регламент проекта, включавший спецификацию и техническое задание [5, 6].
На пятом этапе была осуществлена необходимая доработка системы. Стандартные отчеты конфигурации были дополнены требуемой функциональностью.
Шестой этап – это тестирование системы, проверяется стабильность работы системы и совместимость с другими программными средствами.
Рисунок 1 – План график на внедрение системы
Внедрением системы будут заниматься 3 сотрудника:
- Специалист по внедрению;
- Тестировщик;
- Системный аналитик;
Рисунок 2 – Ресурсы проекта
Для более наглядного представления этапов внедрения программного продукта, была построена диаграмма в нотации eEPC (Extended event driven process chain), которая принята стандартом де-факто для описания процедур и регламентов после обследования деятельности организации Рисунок 3.
Для повышения вероятности разделяемой ответственности, приемки результатов проекта, а также удовлетворения заказчиков и других заинтересованных сторон проекта был составлен устав проекта Приложение А. В Уставе проекта документируются первоначальные требования к проекту, удовлетворяющие потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон [7, 8].
С внедрением конфигурации были решены задачи автоматизации следующих направлений:
- учет кадров и анализ кадрового состава;
- формирование различных резервов;
- отражение начисленной зарплаты, налогов, взносов и резервов в затратах предприятия;
- расчет заработной платы персонала;
- трудовые отношения, в том числе кадровое делопроизводство;
- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда, составление регламентированной отчетности.
Одним из критериев успеха проекта является грамотно составленный план график – ведь это не только один из первичных документов управления проектом, но и отличный механизм мониторинга проекта и накопление базы знаний по определенному типу проекта.
Устав проекта
1. Информация о компании
Предприятие было образовано в 1998 году. В настоящее время в спорткомплексе ведутся тренировки и занятия по каратэ, плаванию, тяжелой атлетики, вольной борьбе и баскетболу. Имеется бассейн-25 метров, игровой зал и тренажерный зал.
Основной деятельностью организации является проведение спортивно-оздоровительных и иных мероприятий, удовлетворения потребностей населения города в физкультуре, спорте и отдыхе, а также осуществление мероприятий с целью организации досуга жителей города.
Предприятие осуществляет следующие виды деятельности:
- Оказание услуг по организации оздоровительного отдыха;
- Оказание услуг по организации отдыха жителей города по окончании детского оздоровительного сезона;
- Организация групп, секций по видам спорта, групп оздоровительной направленности;
- Предоставление платных услуг по прокату спортивного инвентаря и аренде спортивных площадок;
- Оказание услуг по организации спортивных и оздоровительных мероприятий на предприятиях города;
- Оказание услуг общественного питания;
- Оказание консультативной и методической деятельности;
- Организационная структура предприятия
Обоснование проекта
Внедрение системы 1С:ЗУП на предприятие в отдел кадров, для решения проблем с документооборотом.
Решаемые проблемы/возможность
№ | Проблема/Возможность | Приоритет |
1 | Отсутствие нужного ПО у кадрового специалиста; | 1 |
2 | высокая трудоемкость обработки информации; | 2 |
3 | несовершенство процесса обработки информации – для получения какой-либо справки или отчета необходимо полностью обрабатывать документы, относящиеся к данной теме, которые могут находиться в различных папках; | 3 |
4 | высокая загрузка персонала на выполнение простой, но в то же время монотонной работы; | 4 |
5 | низкая оперативность, снижающая качество работы; | 5 |
6 | искажение и потеря информации вследствие ручной обработки документов. | 6 |
Бизнес цели
№ | Бизнес цель |
1 | Внедрение системы 1С:ЗУП на предприятие в отдел кадров, для решения проблем с документооборотом. |
2 | Внедрение системы 1С:ЗУП для автоматизации ведения кадрового учета |
Ожидаемые эффекты проекта
№ | Эффект |
1 | информационная система предприятия перейдет на более актуальную версию, для удовлетворения потребностей в информации и обеспечит должную поддержку управления предприятием; |
2 | единая система документооборота; |
3 | структура данных в разных подразделениях будет одинакова, что обеспечит нормальную деятельность предприятия; |
4 | ввод информации дублируется; |
5 | информация будет согласованна во времени |
- Определение проекта
2.1 Результаты проекта
№ | Этап | Результат | Срок |
1 | Обследование предметной области | Отчет | 25.03.16 |
2 | Утверждение условий | Отчет, документация | 06.04.16 |
3 | Утверждение регламента | Регламент | 12.04.16 |
4 | Разработка ТЗ | ТЗ | 21.04.16 |
5 | Настройка системы | Отчет | 11.05.16 |
6 | Исправление ошибок | Отчет | 18.05.16 |
7 | Опытная эксплуатация | Отчет | 02.06.16 |
8 | Составление отчетности | Итоговая отчетность | 09.06.16 |
Критерии приемки результатов проекта
№ | Результат | Критерий и порядок его приемки |
1 | Обследование предметной области | После получения информации об организации, анкетирования сотрудников, составление целей и оценки проекта, создается отчет, на основании которого будут приниматься дальнейшие действия. |
2 | Утверждение условий | |
3 | Утверждение регламента | |
3 | Разработка ТЗ | |
3 | Настройка системы | |
3 | Исправление ошибок | |
3 | Опытная эксплуатация | |
3 | Составление отчетности |
Исключено из проекта
№ | Исключение |
1 | Оценка стоимости проекта |
Время
Начало проекта | 25.03.16 |
Срок выполнения проекта | 52 дня |
Окончание проекта | 09.06.16 |
Стоимость
Сумма затрат проекта | - |
Источник финансирования | - |
Критерии успеха | - |
Другие требования
№ | Требование |
1 | Оснащенность рабочего места кадровика всем необходимым аппаратным обеспечением |
2 | Соответствие системных требований к продукту |
3 | Совместимость с 1С: Бухгалтерия |
Организационная структура проекта
Управляющий комитет проекта
Роль | ФИО, должность |
Спонсор проекта | С* Г* Г*, директор |
Куратор проекта | Н* В* А* |
Директор направления 1 | * А* А* |
Менеджер со стороны Партнера 1 | Г* А* Г* |
Руководство проектом
Роль | ФИО, должность |
Руководитель проекта | А* А* А* |
Помощник руководителя проекта | К* К* К* |
Команда проекта
ФИО, должность | Роль |
Иванов Иван Иванович | Системный аналитик |
Петров Петр Петрович | Тестировщик |
Андреев Андрей Андреевич | Специалист по внедрению |
Права и обязанности
Права и обязанности руководителя проекта
- Определять состав работ, необходимых для проработки и внедрения проекта.
- Определять и документировать зависимости между работами.
- Оценивать продолжительность работ, составлять критический путь.
- Продумывать и составлять план по подготовке и внедрению нового проекта, определять контрольные точки.
- Определять количество времени необходимого для осуществления проекта..
- Продумывать систему мотивации команды проекта.
- Принимать участие в разработке детального бизнес-плана.
- Выбирать команду проекта.
- Контролировать подготовку необходимой документации для внедрения нового проекта.
- Обеспечивать своевременные сбор, накопление, распространение, хранение и последующее использование информации проекта.
- Контролировать соблюдение сроков процессов проработки и внедрения.
- Отслеживать отклонения от плана, вносит корректировки в план и согласует его со всеми участниками проекта.
- Каждый участник команды обязан направить свои силы, знания и возможности на достижение поставленных перед командой целей.
- Каждый член команды обязан свободно высказывать свои мысли по возникшим проблемам
- Никто из участников командной работы не должен ставить свою активность в зависимость от отношения группы к его рекомендациям.
- Каждый член команды должен быть готов подчиниться решению большинства, даже если это решение противоречит его собственным идеям.
- Каждый член команды обязан относиться к другим ее участникам как к равноправным партнерам. Он должен объективно анализировать их идеи и высказывать по ним свою точку зрения.
- Каждый член команды обязан информировать остальных обо всем, что им необходимо знать для выполнения поставленных перед командой задач
- Ни один из членов команды не может препятствовать сотрудничеству ее участников по причине собственных симпатий и антипатий.
- Свободно высказывать свое мнение и требовать его проверки.
- Требовать установления конфиденциальных, не подлежащих огласке, доверительных отношений. Мысли, которые он высказал во время работы в команде, не должны стать известны третьим лицам.
- Получать объективную и полную информацию от остальных членов команды
- Требовать, чтобы высказанные им мысли использовались другими членами команды на стороне только в том случае, если это не наносит вреда выполнению поставленных перед командой задач или если на это было получено специальное разрешение
- Требовать, чтобы в процессе работы в команде соблюдались принципы корректного поведения.
- Ошибки в планировании работ по проекту
- Отсутствие необходимых технических возможностей в требуемый момент
- Недостаток квалификации пользователей
- Противодействие системы управления
- Страхи и опасения пользователей и команды проекта
- Саботаж пользователей при внедрении
- Потеря ожидаемого функционала информационной системы
- Изменение законодательства
- Изменения в составе команды проекта
- Ошибки в организации работы по проекту
- Низкая скорость принятия решений по проекту (затягивание процедуры согласования)
- Недостаточная компетентность членов команды проекта
- Не кому проводить аналитическую работу по документации проекта
- Узость интересов членов команды
Права и обязанности члена команды
Риски проекта
Отчетность по проекту
Ежедневная | Нет |
Еженедельная | Совещание, проводимое Консультантами и руководителем проекта, на котором обсуждается статус и проблемы проекта |
По вехам | Совещание, проводимое Консультантами и руководителем проекта, на котором обсуждается статус проекта (по согласованным критичным точкам промежуточного контроля выполнения работ) |
Ежемесячная | Финансовый отчет и отчёт о ходе проекта Руководителя проекта Генеральному директору |
Итоговая | Итоговый отчет перед руководством предприятия по результатам проекта |
Библиографический список
- Давлеткиреева Л.З. Профессиональная подготовка будущих ИТ-специалистов в рамках информационно-предметной среды: учеб.-метод. пособие. -Магнитогорск: МаГУ, 2006. -86 с.
- Давлеткиреева, Л. З. Инновационные информационно-педагогические технологии в образовании: опыт проведения ежегодной одноименной Интернет-конференции-конкурса /Л. З. Давлеткиреева, И. К. Скокова//Современные информационные технологии и ИТ-образование : сб. избранных трудов IX Международной научно-практической конференции. Под ред. проф. В. А. Сухомлина. -М.: ИНТУИТ.РУ, 2014. -957 с. -C. 573-586.
- Давлеткиреева, Л. З. Информационно-предметная среда в процессе профессиональной подготовки будущих специалистов в университете: монография/Л. З. Давлеткиреева; М-во образования и науки РФ, ГОУ ВПО “Магнитогорский гос. ун-т”. -Магнитогорск: Магнитогорский гос. ун-т, 2008. -141 с. -ISBN 978-5-86781-606-3 6. Давлеткиреева, Л.3. Информационно-предметная среда как средство профессиональной подготовки будущих специалистов в университете. Дис.. канд. пед. наук Текст./Л.3. Давлеткиреева. Магнитогорск, 2006. -184 с.
- Давлеткиреева, Л.З. Индивидуальная траектория профессиональной подготовки ИТ-специалистов при переходе на стандарт третьего поколения [Текст]: Перспективы развития информационных технологий / Л.З. Давлеткиреева, Г.Н. Чусавитина. -2011. -№ 5. -С. 22-27.
- Курзаева Л.В. Введение в анализ данных с использованием информационных технологий: учеб. -метод. пособие/Л.В. Курзаева, И.Г. Овчинникова. -Магнитогорск:МаГУ, 2012. -60 с.
- Курзаева Л.В. Введение в теорию систем и системный анализ: учеб. пособие/Л.В. Курзаева. -Магнитогорск: МаГУ, 2015. -211 с
- Курзаева Л.В. Дистанционный курс «Основы математической обработки информации»: электронный учебно-методический комплекс // Хроники объединенного фонда электронных ресурсов Наука и образование. – 2014. -Т. 1. – № 12 (67). – С. 117
- Овчинникова И.Г. Мониторинг образовательного процесса вуза/И.Г. Овчинникова, Л.В. Курзаева, И.В. Полякова//Современные проблемы науки и образования. -М., 2009. -№ 11. -С. 82-85.