УДК 004

РАЗРАБОТКА УСТАВА ПРОЕКТА «1С:ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ» С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ MS PROJECT

Мусин Руслан Фархадович1, Матвеев Владислав Андреевич1, Новикова Татьяна Борисовна1
1Магнитогорский государственный технический университет имени Г.И. Носова

Аннотация
В данной статье рассмотрено внедрение системы "1С Зарплата и управление персоналом" на предприятие. Разработан подробный план внедрение системы.

Ключевые слова: персонал, план, Проект, ресурсы, устав


DEVELOP PROJECT CHARTER «1C: SALARY AND PERSONNEL MANAGEMENT» USING MS PROJECT

Musin Ruslan Farhatovich1, Matveev Vladislav Andreevich1, Novikova Tatiana Borisovna1
1Nosov Magnitogorsk State Technical University

Abstract
This article discusses the implementation of the system "1C Salary and personnel management" at the company. A detailed plan for system implementation.

Библиографическая ссылка на статью:
Мусин Р.Ф., Матвеев В.А., Новикова Т.Б. Разработка устава проекта «1С:Зарплата и управление персоналом» с использованием MS Project // Современная техника и технологии. 2016. № 11. Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2016/11/11441 (дата обращения: 27.05.2017).

Работа отдела кадров связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. На малых предприятиях, обычно, информация хранится на бумажных носителях. Вследствие чего возможны ошибки при ведении отчетности, которые могут привести к нарушениям и неточностям. Сложность заключается в том, что отчеты, создаваемые в таком  виде, крайне неудобны в использовании, Сотрудникам затруднительно осуществить быстрый поиск информации о приеме на работу, увольнении, повышении и других перемещениях сотрудника. Также это создает разногласия в работе различных отделах. Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о сотрудниках, работающих на предприятии [1, 2].

Поэтому актуальность данной темы обуславливается внедрением информационных технологий, в кадровый отдел. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы. Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом [3, 4].

Для выполнения поставленной задачи было принято решение о внедрении конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом.

Основным бизнес-процессом рассматриваемого предприятия является предоставление услуг в сфере спортивной деятельности.  Предприятие ставит задачу автоматизации бухгалтерского учета.

  • повышение управляемости предприятия за счет наличия достоверной и оперативной информации о деятельности;
  • формирование единой системы управленческого учета;
  • снижение количества ошибок в учетных данных;
  • сокращение объемов ручного труда на дублирование ввода информации;
  • создание единой системы электронного документооборота.

Для лучшего планирования сроков внедрения был составлен план график проекта в MS Project, после этого легче будет контролировать каждый из этапов Рисунок 1.

Внедрение будет проводиться в несколько этапов. На первом этапе специалистами будет обследована предметная область. Системному аналитику нужно собрать всю необходимую информацию об организации, проведет анкетирование сотрудников, с целью выявления узких мест на предприятии, затем составит цели и оценку проекта. В результате анализа будет составлен отчет.

На третьем и четвертом этапе был составлен регламент проекта, включавший спецификацию и техническое задание [5, 6].

На пятом этапе была осуществлена необходимая доработка системы. Стандартные отчеты конфигурации были дополнены требуемой функциональностью.

Шестой этап – это тестирование системы, проверяется стабильность работы системы и совместимость с другими программными средствами.

Рисунок 1 – План график на внедрение системы

Внедрением системы будут заниматься 3 сотрудника:

  • Специалист по внедрению;
  • Тестировщик;
  • Системный аналитик;

Рисунок 2 – Ресурсы проекта

Для более наглядного представления этапов внедрения программного продукта, была построена диаграмма в нотации eEPC (Extended event driven process chain), которая принята стандартом де-факто для описания процедур и регламентов после обследования деятельности организации Рисунок 3.

Для повышения вероятности разделяемой ответственности, приемки   результатов проекта,    а   также   удовлетворения заказчиков и других заинтересованных сторон проекта  был составлен устав проекта Приложение А. В Уставе проекта документируются первоначальные требования к проекту, удовлетворяющие потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон [7, 8].

С внедрением конфигурации были решены задачи автоматизации следующих направлений:

  • учет кадров и анализ кадрового состава;
  • формирование различных резервов;
  • отражение начисленной зарплаты, налогов, взносов и резервов в затратах предприятия;
  • расчет заработной платы персонала;
  • трудовые отношения, в том числе кадровое делопроизводство;
  • исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда, составление регламентированной отчетности.

Одним из критериев  успеха проекта является грамотно составленный план график – ведь это не только один из первичных документов управления проектом, но и отличный механизм мониторинга проекта и накопление базы знаний по определенному типу проекта.

Устав проекта

1.                 Информация о компании

Предприятие было образовано в 1998 году. В настоящее время в спорткомплексе ведутся тренировки и занятия по каратэ, плаванию, тяжелой атлетики, вольной борьбе и баскетболу. Имеется бассейн-25 метров, игровой зал и тренажерный зал.

Основной деятельностью организации является проведение спортивно-оздоровительных и иных мероприятий, удовлетворения потребностей населения города в физкультуре, спорте и отдыхе, а также осуществление мероприятий с целью организации досуга жителей города.

Предприятие осуществляет следующие виды деятельности:

  • Оказание услуг по организации оздоровительного отдыха;
  • Оказание услуг по организации отдыха жителей города по окончании детского оздоровительного сезона;
  • Организация групп, секций по видам спорта, групп оздоровительной направленности;
  • Предоставление платных услуг по прокату спортивного инвентаря и аренде спортивных площадок;
  • Оказание услуг по организации спортивных и оздоровительных мероприятий на предприятиях города;
  • Оказание услуг общественного питания;
  • Оказание консультативной и методической деятельности;
  • Организационная структура предприятия

Обоснование проекта

Внедрение системы 1С:ЗУП на предприятие в отдел кадров, для решения проблем с документооборотом.

Решаемые проблемы/возможность

Проблема/Возможность Приоритет
1 Отсутствие нужного ПО у кадрового специалиста; 1
2 высокая трудоемкость обработки информации; 2
3 несовершенство процесса обработки информации – для получения какой-либо справки или отчета необходимо полностью обрабатывать документы, относящиеся к данной теме, которые могут находиться в различных  папках; 3
4 высокая загрузка персонала на выполнение простой, но в то же время монотонной работы; 4
5 низкая оперативность, снижающая качество работы; 5
6 искажение и потеря информации вследствие ручной обработки документов. 6

Бизнес цели

Бизнес цель
1 Внедрение системы 1С:ЗУП на предприятие в отдел кадров, для решения проблем с документооборотом.
2 Внедрение системы 1С:ЗУП для автоматизации ведения кадрового учета

Ожидаемые эффекты проекта

Эффект
1 информационная система предприятия перейдет на более актуальную версию, для удовлетворения потребностей в информации и обеспечит должную поддержку управления предприятием;
2 единая система документооборота;
3 структура данных в разных подразделениях будет одинакова, что обеспечит нормальную деятельность предприятия;
4 ввод информации дублируется;
5 информация будет согласованна во времени
  1. Определение проекта

2.1 Результаты проекта

Этап Результат Срок
1 Обследование предметной области Отчет 25.03.16
2 Утверждение условий Отчет, документация 06.04.16
3 Утверждение регламента Регламент 12.04.16
4 Разработка ТЗ ТЗ 21.04.16
5 Настройка системы Отчет 11.05.16
6 Исправление ошибок Отчет 18.05.16
7 Опытная эксплуатация Отчет 02.06.16
8 Составление отчетности Итоговая отчетность 09.06.16

Критерии приемки результатов проекта

Результат Критерий и порядок его приемки
1 Обследование предметной области После получения информации об организации, анкетирования сотрудников, составление целей и оценки проекта, создается отчет, на основании которого будут приниматься дальнейшие действия.
2 Утверждение условий
3 Утверждение регламента
3 Разработка ТЗ
3 Настройка системы
3 Исправление ошибок
3 Опытная эксплуатация
3 Составление отчетности

Исключено из проекта

Исключение
1 Оценка стоимости проекта

Время

 
Начало проекта 25.03.16
Срок выполнения проекта 52 дня
Окончание проекта 09.06.16

Стоимость

 
Сумма затрат проекта -
Источник финансирования -
Критерии успеха -

Другие требования

Требование
1 Оснащенность рабочего места кадровика всем необходимым аппаратным обеспечением
2 Соответствие системных требований к продукту
3 Совместимость с 1С: Бухгалтерия

Организационная структура проекта

Управляющий комитет проекта

Роль ФИО, должность
Спонсор проекта С* Г* Г*, директор
Куратор проекта Н* В* А*
Директор направления 1 * А* А*
Менеджер со стороны Партнера 1 Г* А* Г*

Руководство проектом

Роль ФИО, должность
Руководитель проекта А* А* А*
Помощник руководителя проекта К* К* К*

Команда проекта

ФИО, должность Роль
Иванов Иван Иванович Системный аналитик
Петров Петр Петрович Тестировщик
Андреев Андрей Андреевич Специалист по внедрению

Права и обязанности

Права и обязанности руководителя проекта

  • Определять состав работ, необходимых для проработки и внедрения проекта.
  • Определять и документировать зависимости между работами.
  • Оценивать продолжительность работ, составлять критический путь.
  • Продумывать и составлять план по  подготовке и внедрению нового проекта, определять контрольные точки.
  • Определять количество времени необходимого для осуществления проекта..
  • Продумывать систему мотивации команды проекта.
  • Принимать участие в разработке детального бизнес-плана.
  • Выбирать команду проекта.
  • Контролировать подготовку необходимой документации для внедрения нового проекта.
  • Обеспечивать своевременные сбор, накопление,  распространение, хранение и последующее использование информации проекта.
  • Контролировать соблюдение сроков процессов проработки и внедрения.
  • Отслеживать отклонения от плана, вносит корректировки в план и согласует его со всеми участниками проекта.
  • Каждый участник команды обязан направить свои силы, знания и возможности на достижение поставленных перед командой целей.
  • Каждый член команды обязан свободно высказывать свои мысли по возникшим проблемам
  • Никто из участников командной работы не должен ставить свою активность в зависимость от отношения группы к его рекомендациям.
  • Каждый член команды должен быть готов подчиниться решению большинства, даже если это решение противоречит его собственным идеям.
  • Каждый член команды обязан относиться к другим ее участникам как к равноправным партнерам. Он должен объективно анализировать их идеи и высказывать по ним свою точку зрения.
  • Каждый член команды обязан информировать остальных обо всем, что им необходимо знать для выполнения поставленных перед командой задач
  • Ни один из членов команды не может препятствовать сотрудничеству ее участников по причине собственных симпатий и антипатий.
  • Свободно высказывать свое мнение и требовать его проверки.
  • Требовать установления конфиденциальных, не подлежащих огласке, доверительных отношений. Мысли, которые он высказал во время работы в команде, не должны стать известны третьим лицам.
  • Получать объективную и полную информацию от остальных членов команды
  • Требовать, чтобы высказанные им мысли использовались другими членами команды на стороне только в том случае, если это не наносит вреда выполнению поставленных перед командой задач или если на это было получено специальное разрешение
  • Требовать, чтобы в процессе работы в команде соблюдались принципы корректного поведения.
  • Ошибки в планировании работ по проекту
  • Отсутствие необходимых технических возможностей в требуемый момент
  • Недостаток квалификации пользователей
  • Противодействие системы управления
  • Страхи и опасения пользователей и команды проекта
  • Саботаж пользователей при внедрении
  • Потеря ожидаемого функционала информационной системы
  • Изменение законодательства
  • Изменения в составе команды проекта
  • Ошибки в организации работы по проекту
  • Низкая скорость принятия решений по проекту (затягивание процедуры согласования)
  • Недостаточная компетентность членов команды проекта
  • Не кому проводить аналитическую работу по документации проекта
  • Узость интересов членов команды

Права и обязанности члена команды

Риски проекта

Отчетность по проекту

Ежедневная Нет
Еженедельная Совещание, проводимое Консультантами и руководителем проекта, на котором обсуждается статус и проблемы проекта
По вехам Совещание, проводимое Консультантами и руководителем проекта, на котором обсуждается статус проекта (по согласованным критичным точкам промежуточного контроля выполнения работ)
Ежемесячная Финансовый отчет и отчёт о ходе проекта Руководителя проекта Генеральному директору
Итоговая Итоговый отчет перед руководством предприятия по результатам проекта

Библиографический список
  1. Давлеткиреева Л.З. Профессиональная подготовка будущих ИТ-специалистов в рамках информационно-предметной среды: учеб.-метод. пособие. -Магнитогорск: МаГУ, 2006. -86 с.
  2. Давлеткиреева, Л. З. Инновационные информационно-педагогические технологии в образовании: опыт проведения ежегодной одноименной Интернет-конференции-конкурса /Л. З. Давлеткиреева, И. К. Скокова//Современные информационные технологии и ИТ-образование : сб. избранных трудов IX Международной научно-практической конференции. Под ред. проф. В. А. Сухомлина. -М.: ИНТУИТ.РУ, 2014. -957 с. -C. 573-586.
  3. Давлеткиреева, Л. З. Информационно-предметная среда в процессе профессиональной подготовки будущих специалистов в университете: монография/Л. З. Давлеткиреева; М-во образования и науки РФ, ГОУ ВПО “Магнитогорский гос. ун-т”. -Магнитогорск: Магнитогорский гос. ун-т, 2008. -141 с. -ISBN 978-5-86781-606-3 6. Давлеткиреева, Л.3. Информационно-предметная среда как средство профессиональной подготовки будущих специалистов в университете. Дис.. канд. пед. наук Текст./Л.3. Давлеткиреева. Магнитогорск, 2006. -184 с.
  4. Давлеткиреева, Л.З. Индивидуальная траектория профессиональной подготовки ИТ-специалистов при переходе на стандарт третьего поколения [Текст]: Перспективы развития информационных технологий / Л.З. Давлеткиреева, Г.Н. Чусавитина. -2011. -№ 5. -С. 22-27.
  5. Курзаева Л.В. Введение в анализ данных с использованием информационных технологий: учеб. -метод. пособие/Л.В. Курзаева, И.Г. Овчинникова. -Магнитогорск:МаГУ, 2012. -60 с.
  6. Курзаева Л.В. Введение в теорию систем и системный анализ: учеб. пособие/Л.В. Курзаева. -Магнитогорск: МаГУ, 2015. -211 с
  7. Курзаева Л.В. Дистанционный курс «Основы математической обработки информации»: электронный учебно-методический комплекс // Хроники объединенного фонда электронных ресурсов Наука и образование. – 2014.  -Т. 1. – № 12 (67). – С. 117
  8. Овчинникова И.Г. Мониторинг образовательного процесса вуза/И.Г. Овчинникова, Л.В. Курзаева, И.В. Полякова//Современные проблемы науки и образования. -М., 2009. -№ 11. -С. 82-85.


Все статьи автора «Мусин Руслан Фархадович»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: