Рассматриваемая строительная компания осуществляет учёт результатов работ, ведёт оперативный, бухгалтерский и статистический учёт по нормам, действующим в Российской Федерации.
Целями деятельности предприятия является получение прибыли путём осуществления любой законной предпринимательской деятельности. Предприятие занимается коммерческой деятельностью (разнообразные формы торговли, маркетинг, реклама, посредничество), а также строительно-монтажными работами, капитальным ремонтом и благоустройством как промышленных, так и населённых пунктов.

Рисунок 1 – Организационная структура предприятия

Функции участников:

Директор ООО – физическое лицо, принимающее все решения относительно работы и функционирования предприятия.

Заместитель директора – занимается организацией предприятия, выполнением месячного задания и перспективами улучшения дальнейшей деятельности предприятия.

Главный инженер – отвечает за работу спецтехники, своевременную его доставку на объекты, принимает объекты, несёт ответственность за соблюдение техники безопасности.

Заместитель по финансам – проводит анализ финансового состояния организации, а также осуществляет планирование финансового состояния организации в будущих периодах.

Главный бухгалтер – осуществляет методическое руководство бухгалтерским учётом в организации, формирует учётную политику организации.

Бухгалтер – ведёт журнал учёта материально-производственных средств, а также журнал расчёта с подрядчиками.

Прораб – следит за выполнением объёмов работ и соблюдением правильности выполнения технологических процессов.

Сметчик – занимается составление смет и проведением экономического анализа деятельности предприятия.

Бригада рабочих – выполняют строительно-монтажные работы на объектах.

Начальным этапом проектирования информационной системы является предпроектное обследование. Прежде чем приступить к предпроектному обследованию, необходимо чётко ограничить границы проекта [1, 2, 3]. Установка чётких границ области может быть определена с помощью методики «будет/не будет».

Будет:

▪ проект будет внутренним, потому что нет взаимодействия с внешней средой;

▪ проект будет предназначен для главного инженера и бухгалтера;

▪ проект предназначен для выполнения следующих действий: работа с заказчиком, ведение записей и денежных расчётов на проведение ремонтно-строительных работ.

Не будет:

▪ проект не предусматривает проблемы, возникающие в ходе работы организации;

▪ проект не рассматривает проблемы отказа от договора во время его исполнения, увольнения персонала и прочее;

▪ проект не рассматривает заказчиков, единожды обратившихся для получения информации (считается, что все обратившиеся заказчики воспользуются услугами организации).

Функции и данные системы

Можно выделить следующие основные функции моделируемого бизнес-процесса:

▪ Работа с заказчиком;

▪ Ведение записей в журнале учёта;

▪ Денежные расчёты;

Основными данными моделируемого бизнес-процесса будут выступать: журнал учёта договоров, журнал учёта материальных ценностей, данные об оплате (наличный – чек, безналичный – выписка из банка).

Сбор и анализ документов предметной области

Наиболее очевидным источником информации об объекте являются измерения и наблюдения. Так же важны такие источники как документы, интервью и личное участие в работе [4, 5, 6].

При проведении обследования применялись такие методы как сбор документов и анкетирование.

Анкета

1. Название предприятия.
2. Фамилия, имя, отчество директора, тел.
3. Основная цель предприятия: предприятие занимается коммерческой деятельностью (разнообразные формы торговли, маркетинг, реклама, посредничество), а также строительно-монтажными работами, капитальным ремонтом и благоустройством как промышленных, так и населённых пунктов.
4. Основные функции предприятия: привлечение заказчиков, выполнение строительно-монтажных работ, производство строительных изделий и конструкций.
5. Кадровый состав предприятия: генеральный директор, заместитель директора, главный инженер, главный бухгалтер, бухгалтер, сметчик, прорабы, бригады рабочих.
6. Документы, поступающие из других организаций: Постановления из налоговых органов, счета на оплату, договоры, обновления и дополнения к существующей технической базе.
7. Документы, передающиеся в другие организации: Бухгалтерская отчётность, сведения в коммунальные службы, оплаченные счета, письма, налоговые декларации.
8. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: Информация о кадрах, приказы внутри предприятия – 50 лет, по истечении срока хранения передача в архив; номенклатура и средние цены – 1 год, по истечении срока хранения передача в архив; договор – до выполнения заказа, затем перевод в архив.
9. Физическое представление, требования к безопасности каждого из этих документов: Бумажное и электронное представление; безопасность соблюдена, данные хранятся в специальном помещении (архив), наиболее важные документы хранятся в несгораемом сейфе.
10. Описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты): Имеются 4 персональных компьютера с полным пакетом программного обеспечения (в т.ч. MS Office).

11.Основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в отделе учета оплаты: Сложности при работе с бумажными документами, дублирование информации.

12.Предложения по реорганизации бизнес-процессов и существующей системы обработки документов: Связь компьютеров единой сетью, перевод части бумажных документов в электронную форму, наличие единой базы данных.

13.Дата заполнения анкеты: 09.07.07 г.

Анкета

1. Название подразделения: Бухгалтерия.

2. Фамилия, имя, отчество гл. бухгалтера, тел..

3. Основная цель подразделения: Ведение бухгалтерской отчётности по работе с подрядчиками.

4. Основные функции подразделения: Представление необходимой информации, учёт основных средств, учёт строительных материалов, заполнение бланков бухгалтерской отчётности и ввод данных в базу данных, учёт выручки для начисления НДС.

5. Поступающие документы: Счета на оплату, сведения об оплате, счета-фактуры, бланки унифицированных форм первичной отчётности.

6. Физическое представление документов: Бумажная, электронная форма.

7. Дата заполнения анкеты: 09.07.07 г.

На основе данных анкетирования и интервьюирования можно выделить основные этапы деятельности предприятия:

1. Работа с заказчиком (главный инженер заключает договор с заказчиком):

1.1                Главный инженер обрабатывает первичную документацию (10 минут);

1.2                 Предоставляет необходимую информацию по вопросам заказчика (1-3 минуты);

1.3                Принимает требования и пожелания заказчика (1-5 минут);

1.4                Собирает реквизиты заказчика (3 минуты);

1.5                Передаёт всю документацию бухгалтеру (1 минута).

1. Бухгалтер осуществляет ведение записей:

2.1                Запись в ведомости (1-3 минуты);

2.2                Заполнение электронной базы данных (перенос сведений с бумажного носителя в электронную базу) (1-3 минуты).

1. Осуществление предварительных денежных расчётов:

3.1                Выдача счетов на оплату, чеков и необходимых документов (например, документы для оформления договора-подряда) (1 минута).

1. Заполнение документов:

4.1                Заполнение журнала предварительного учёта (запись в журнал сведений о совершаемой хозяйственной операции, реквизиты организации, сумма оплаты, вид оплаты) (1 минута);

4.2                Заполнение журнала учётная книга (запись в журнал с пронумерованными по порядку листами сведений: реквизиты организации, предоставленные услуги, величина оплаты, вид оплаты) (2 минуты);

4.3                Заполнение графика учёта хозяйственных материалов (заполнение таблицы, в которой указываются данные: №п.п., вид работ/услуг, числа работ, финансовые и временные затраты). Составление графика учёта хозяйственных материалов необходимо для расчёта стоимости заказа (1 минута).

Определение «узких» мест

На основании данных, полученных в ходе предпроектного обследования, было выявлено, что на работу с одним договором приходится от 18 до 35 минут. Для перевода бланков, смет и занесения данных в базу и предоставление сведений другим отделам тратится основная часть времени. Учитывая обеденные перерывы (30 минут), время необходимое для выполнения остальных работ (30 минут) получается, что на работу с заказчиком, предоставление информации остается около одного часа времени. Этого явно не достаточно для привлечения новых потребителей услуг, а значит, доход предприятия не увеличивается [9].

Кроме того, из-за невнимательности, не разборчивых записей в журналах происходит потеря времени.

Существующая ИС не удовлетворяет сегодняшним требованиям, так как в её основе лежит ручная работа при ведении записей. На предприятии установлено 4 компьютера, однако, нет определенной базы данных, что в свою очередь, приводит к затяжному процессу обработки данных и ошибкам [7, 8]. Необходима компьютеризация отдела для систематизации информации, создание единой базы данных для сотрудников. Это позволит избежать ошибок при вводе информации, уменьшить время на ее обработку. Это и является «узкими» местами, которые необходимо изменять в короткие сроки для улучшения работы предприятия. Также нет систем по защите информации, что может привести к серьезным потерям, как с материальной точки зрения, так и с физической.

Таким образом, «узкими» места:

▪ Документы находятся в бумажном виде, часто приходится заполнять копии документов;

▪ Большое количество заполняемых документов с дублируемой информацией;

▪ На поиск и заполнение документов тратится много времени;

▪ Если клиент постоянно пользуется услугами данной организации, возникают трудности с повторным поиском документов;

▪ Все отчеты приходится готовить вручную.

Анализ ситуации показывает, что необходима реорганизация системы документооборота. Этого можно добиться путём упрощения системы, устранения дублирования документов и данных, разработки более универсальных форм отчётности с введением идентификационных атрибутов для облегчения системы поиска.

На основании анализа можно сформировать предложение по созданию автоматизированной системы.

1. Kurzaeva L.V., Petelyak V.E., Laktionova Y.S., Ogurtsov E.S., Ovchinnikova I.G. Development of ontology model of requirements to results of training in system of adaptive control of education quality // Indian Journal of Science and Technology. 2016. Т. 9. № 29. С. 89370.
2. Белоусова И.Д., Курзаева Л.В., Агдавлетова А.М. К вопросу о согласовании требований к содержанию профессиональной подготовки на основе онтологической модели // Современные наукоемкие технологии. – 2015. – № 11. – С. 67-70.
3. Гаврилова И.В., Махмутова М.В., Белоусова И.Д., Агдавлетова А.М. Методы построения информационной модели ARIS // Успехи современной науки. – 2016. Т. 3. № 4. С. 36-38.
4. Кириллов Д.В., Махмутова М.В. Автоматизированные системы управления , как способ оптимизации малых и средних предприятий на примере системы «Битрикс 24» // Информационные технологии в прикладных исследованиях: сб. материалов и докладов III Всероссийской научно-практической конференции. – Общество с ограниченной ответственностью “Информационно-образовательный центр Инфометод”. – 2016. – С. 150-155. 0
5. Махмутова М.В., Седнева Д.А. Представление метаданных для хранилища данных // Информатика: проблемы, методология, технологии: сб. материалов XVI Международной научно-методической конференции. / Под редакцией Тюкачева Н.А.. – 2016. – С. 413-418. 0
6. Махмутова М.В., Чистякова Н.С., Черкасов К.В. Обзор рынка комплексных автоматизированных систем // Современные научные исследования и инновации. – 2016. – № 6 (62). – С. 159-163. 0
7. Седнева Д.А., Махмутова М.В. Построение многомерной модели // Современные научные исследования и инновации. – 2016. – № 3 (59). С. 217-222. 0
8. Седнева Д.А., Махмутова М.В. Сравнительный анализ электронных дневников // Современные научные исследования и инновации. – 2016. – № 1 (57). – С. 188-191.
9. Кириллов Д.В., Махмутова М.В. Автоматизированные системы управления , как способ оптимизации малых и средних предприятий на примере системы «Битрикс 24» // Информационные технологии в прикладных исследованиях: сб. материалов и докладов III Всероссийской научно-практической конференции. – Общество с ограниченной ответственностью “Информационно-образовательный центр Инфометод”. – 2016. – С. 150-155. 0

Все статьи автора «Виноградова Анастасия Сергеевна»