Не так давно расписание, в большинстве случаев, составлялось диспетчером вручную или с привлечением простейших средств автоматизации. Это привлекало к ошибочной и длительной работе диспетчера, что делало работу менее эффективной.

Современные информационные технологии предоставляют огромные возможности учебным заведениям в области повышения эффективности учебного процесса и оптимизации работы административных подразделений Среднего профессионального образования (СПО).

Многие учебные заведения постепенно переходят на ОС Linux, и уже осознали необходимость внедрения автоматизированных средств управления учебным процессом. Решение обозначенной задачи не такое простое, каким может показаться на первый взгляд – сложность управления учебным процессом заключается в том, что оценка качества управления и корректировка учебных планов, распределения нагрузки, расписания занятий возможны только после завершения определённого цикла обучения (семестра, учебного года) [5].

Использование автоматизированной системы [3,4,6,] управления учебным процессом позволяет координировать потоки информации, ускорить процессы её обработки, оптимизировать процессы принятия управленческих решений.

В настоящее время на современном рынке существует большое количество программ для составления учебного расписания.

Однако не каждая автоматизированная система может дать возможность выполнить работу быстро и без ошибок, которые неизбежны при «ручной» обработке больших массивов информации. К тому же осуществить работу в ОС Linux и одновременно автоматизировать целый ряд управленческих функций колледжа.

Для комплексной автоматизации планируется внедрить автоматизированную систему управления «1С: Колледж» [1, 5, 14, 21, 24], позволяющую полностью автоматизировать несколько рабочих мест, для предотвращения трудоемкой работы, сбора нужной документации и информации в письменной форме для составления расписания. Так же «1С: Колледж» имеет возможность работы в ОС Linux.

Данная программа подходит для работы в колледже [8,9], поскольку система удовлетворяет все требования к функционалу для составления и других управленческих функций для организации образовательным учреждением.

Нами выбрано конкретный программный комплекс управления проектами Microsoft Project [10, 19, 20, 22, 23], разработанный и продаваемый корпорацией Microsoft – мировым лидером в области программного обеспечения.

Microsoft Project [13] создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути [32, 37, 41, 45]. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.

В данной работе  рассмотрены этапы разработки план-графика  с использованием MS Project на примере результатов прохождения  практики

План проекта

Планирование проекта (ProjectPlanning) – непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом складывающейся обстановки.

Планирование является наиболее важным процессом управления проектом, определяющим во времени всю деятельность по осуществлению проекта.

Процессы планирования осуществляются на протяжении всего жизненно цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и оканчиваются детальным планом работ завершающей фазы проекта.

При этом происходит уточнение и детализация планов по мере прогресса проекта. На стадии планирования определяется организация, методы и средства управления осуществлением проекта, как целостной системы, так и в разрезе отдельных ее этапов и элементов.

Планирование логически связано с другими важными стадиями процесса управления, такими как инициация, организация и контроль выполнения, анализ и регулирование, закрытие проекта.

Цель планирования состоит в построении модели реализации проекта.

Основным результатом стадии планирования является Сводный план

осуществления проекта, объединяющий результаты планирования по всем функциям управления проектом. Этот документ является главным и определяющим при осуществлении проекта, он выполняет роль модели (плана) действий и прогноза состояния осуществления проекта и его окружения. В процессе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и вне него. Поэтому основное назначение планирования заключается в непрерывном поддержании курса осуществления проекта на пути к его успешному завершению [15].

График проекта

Диаграмма Ганта (англ. Gantt chart, также ленточная диаграмма, график Ганта) - это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов. Используется в приложениях по управлению проектами[25, 29, 30].

Первый формат диаграммы был разработан Генри Л. Гантом в 1910 году.По сути, диаграмма Ганта состоит из полос, ориентированных вдоль оси времени. Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в составе проекта (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность — длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач. Кроме того, на диаграмме могут быть отмечены совокупные задачи, проценты завершения, указатели последовательности и зависимости работ, метки ключевых моментов (вехи), метка текущего момента времени «Сегодня» и др.

Ключевым понятием диаграммы Ганта является «Веха» — метка значимого момента в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. Вехи позволяют наглядно отобразить необходимость синхронизации, последовательности в выполнении различных работ. Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта. Поэтому диаграмма Ганта не является, строго говоря, графиком работ. И это один из основных её недостатков [31, 34, 38].

Кроме того, диаграмма Ганта не отображает значимости или ресурсоемкости работ, не отображает сущности работ (области действия). Для крупных проектов диаграмма Ганта становится чрезмерно тяжеловесной и теряет всякую наглядность [17].

Использование задач

Диаграммы использования задач и ресурсов применяются для ввода повременных данных в файл проекта.

Диаграмма «Использование задач» предназначена для анализа участия ресурсов в проектных работах. В таблице, размещенной рядом с диаграммой, отображается план проекта, в котором под каждой из задач приведен список задействованных в ней ресурсов [7].

Отчётность проекта

В процессе разработки проекта «Разработка проекта на внедрение АИС «1С: Колледж» для составления расписания в «МПК»» [11] была выбрана система управления проектами MS Project. При непосредственном проектировании были использованы методы сетевого планирования и управления проектами, создана сетевая модель представления исходных данных, определён критический путь по сетевой модели, рассчитаны показатели модели, при помощи которых построен план-график выполнения работ, а также построен график нагрузки рабочих по дням. В практической части реализован проект «Разработка проекта на внедрение АИС «1С: Колледж» для составления расписания в «МПК»» при помощи средств MS Project.

Самое главное для учебного заведения сегодня – выбрать систему составления расписания из существующих сейчас на рынке, которая будет работать непосредственно на OS Linux, эффективно составлять учебное расписание и  выполнять ряд управленческих функций в учебном заведении.

При рассмотрении поставленной задачи, было выявлено что, для эффективного управления проектом разработка и внедрение программного обеспечения для ССУЗа необходимо преобразовать проект в последовательность действий имеющих четко определенные цели, ограниченных во времени и допускающих независимые процедуры верификации.

Описание рабочей области моделирования. В ППО выполняются следующие основные операции: составление лимитно- заборной карты, разработка спецификаций и технологий на ГП, планирование деятельности организации, а именно:  [3, 5, 7] разработка планов закупок и подачи материалов, планов производства на месяц, квартал, год, планов реализации ГП; контроль выполнения планов, анализ работы предприятия по всем экономическим показателям и выявление имеющихся резервов, ведение статистического учета, составление и ведение плановой документации по деятельности предприятия, учет сырья и материалов.

На коммерческую организацию поступление заказов контролирует отдел сбыта ГП. Из отдела сбыта в ППО поступают оформленные заказы, которые обрабатываются менеджером. Далее, экономист первой категории оформляет запрос о наличии   материалов на складе СиМ. После получения положительного ответа на запрос составляется лимитно – заборная карта и разрабатываются спецификации и технологии на ГП, в противном случае, заказ отсылается в отдел сбыта ГП  для согласования с заказчиком. [6, 8, 9, 10] Лимитно – заборная карта     представляет собой  карту с записями о количестве и дате отпущенного в цех сырья и материалов из установленного лимита. Из ППО она передается на склад СиМ. Спецификации и технологии на ГП – бумажный документ, содержащий перечень критериев, которым должно соответствовать изделие и технологии, с помощью которых оно изготавливается. Разработанные спецификации и технологии отправляются в отдел сбыта для утверждения и согласования с заказчиком, исправления, уже утвержденные спецификации отправляются обратно в ППО. Для составления планов производства составляются ежедневные планы [12, 13, 14, 15]:

Наряды производственным рабочим – документ, выдаваемый рабочим на выполнение отдельных работ, составляется на основании технических производственных норм, включает в себя объем работ, срок и стоимость подлежащих выполнению работ, причитающуюся сумму заработной платы, оценку качества работы. [8, 9, 10, 11]

Сменно – суточные задания – бумажный документ, содержащий объем работ, необходимых для выполнения работ за одну  производственную смену, хранение в специальной папке.

В коммерческой организации в зависимости от периода планирования установлены  три вида планов производства (рис.1):

• План производства ГП на год –  план в долгосрочной перспективе.
• План производства ГП на квартал — среднесрочный план производства (реализации) на квартал, ориентированный на детализацию и уточнение годового плана.
• План производства ГП на месяц – план, ориентированный на выполнение заказов (заявок) поставок ГП клиентов компании в необходимом количестве с минимальными совокупными затратами [16, 17, 18, 18].

План производства ГП составляется исходя из следующих данных:

• заявок от покупателей на производство от покупателей;
• остатков готовой продукции на складе предприятия;
• ежедневного плана производства предприятия (сменно-суточных заданий, нарядов рабочим);
• остатков ГП на складе.

План производства — определяет производственный процесс компании, по нему определяется потребность в сырье, комплектующих, ингредиентах для производства.

На модели eEPC процесс планирования и мониторинга рассмотрен более подробно.

Рисунок 1 – Модель eEPC

Помимо планирования ППО осуществляет мониторинг выполнения заказов. В ППО из других подразделений поступают отчетные данные [5, 6, 7, 8]:

• Рапорты о выполнении сменно – суточных заданий;
• Рапорты о выполнении производственных нарядов;
• ежемесячно:
• Отчет о выполнении  производственного плана на месяц;
• Акты сдачи выполненных работ;
• Рапорт о чрезвычайных ситуациях;
• Информация о незавершенном производстве;
• Рапорты о выполнении обязательств по заключенным договорам;
• Акт о браке готовой продукции;
• Рекламации;
• Отчет о выполнении  производственного плана на квартал;

Описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты) подразделения: в настоящее время ППО  оснащен компьютерной и оргтехникой, программное обеспечение – MS Office,операционная система – Windows 10, отсутствует АИС .

Основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: сложности при работе с бумажными документами: дублирование информации в различных документах, дублирование самих документов, безвозвратная потеря некоторых документов, потеря рабочего времени на поиск и ожидание поступления документов, согласование, утверждение и передачу документов между подразделениями, на подготовку стандартных отчетов о движении документов. [1, 22, 20,21]

В результате проведения обследования деятельности планово – производственного анализа «узких» мест, было предложено решение по реорганизации бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении – внедрить в ППО корпоративную ИС.