В современном мире все усиливается зависимость образовательной деятельности от информационных технологий. На сегодняшний день эффективность работы каждого образовательного учреждения  напрямую зависит от нормального функционирования ИТ-инфраструктуры. Необходимо постоянно отслеживать состояния бизнес-процессов и их составляющих, вырабатывать новые эффективные превентивные меры воздействия на потенциальные угрозы и определять способы реагирования на появляющиеся нештатные ситуации и сбои системы. Однако, как показал проведенный нами анализ, не все образовательные организации уделяют этому аспекту должного внимания. Именно поэтому мы считаем целесообразным внедрить систему УНБ вуза в условиях ИКТ-насыщенной, высокотехнологичной образовательной среды. Внедрение системы УНБ даст ряд преимуществ образовательному учреждению:

-        обеспечивает надежность и уверенность в будущем для сотрудников;

-        повышает управляемость организации;

-        минимизирует потенциальные финансовые потери;

-        сокращает время восстановления после инцидентов (нарушений нормальной работы);

-        обеспечивает стабильность деятельности организации;

-        организованное восстановление деятельности;

-        уменьшает нагрузку на ведущих сотрудников;

-        обеспечивает лучшую сохранность имущества;

-        способствует защите репутации организации;

-        обеспечивает безопасность персонала[7и др.].

Следует отметить еще и тот факт, что преимущества получает не только сама организация. При наличии этого процесса в вузе студенты, родители и партнеры приобретают уверенность в том, что образовательные услуги будут получены ими в срок вне зависимости от обстоятельств. Это становится важным конкурентным преимуществом образовательного учреждения.

Управление непрерывностью бизнеса (УНБ) представляет собой комплекс мер (управленческих, организационных, информационных и т.д.), направленных на разработку и реализацию политики по предотвращению ситуаций, ведущих к прерыванию отдельных бизнес-процессов или приостановке деятельности компании. Кроме того, уделяется большое внимание разработке системы управленческих решений, позволяющих минимизировать последствия нештатных ситуаций. Основные этапы жизненного цикла разработки системы УНБ (СУНБ) представлены на рис.1

Рисунок 1. Этапы разработки УНБ

При разработке программы УНБ (управления непрерывностью деятельности) образовательного учреждения, нами было решено использовать проектный менеджмент, который дает нам следующие преимущества:

-                   комплексный и законченный подход к управлению проектом;

-                   ориентированность на процесс;

-                   описание знаний, необходимых для управления жизненным циклом проекта через процессы;

-                   определение для процесса всех ресурсов, инструментов и результатов;

-                   изначально выявляются риски, которые ставят под угрозу успех проекта, и заранее разрабатываются меры по их предотвращению;

-                   деятельность участников проекта становится прозрачной, легко контролируемой и управляемой. Ведь о проекте всегда известно, в какой стадии он находится: каковы результаты, сколько ресурсов уже истрачено,  и сколько их еще потребуется при сохранении нынешних тенденций.

Первым шагом на этапе разработки (анализа существующей) СУНБ для внедрения процесса управления непрерывностью деятельностью ВУЗа является выявление критичных бизнес процессов. В качестве примера проекта, представлен пример непрерывности функционирования сервиса электронной почты образовательного учреждения. На этапе инициации проекта нами был составлен основной документ, регламентирующий жизненный цикл проекта – устав  проекта. В Уставе проекта определены:

-        цели, задачи, результаты, состав работ и область охвата проекта;

-        процедуры управления проектом;

-        календарный план проекта и расписание основных событий;

Устав проекта служит для систематического описания всех аспектов проекта в едином документе, на основе которого будет строиться работа и осуществляться приемка результатов проекта Заказчиком. Далее на данном этапе нами были определены заинтересованные стороны проекта (рис.2) и ожидание заинтересованных сторон (табл.1). Заинтересованные стороны проекта – это лица или организации (например, заказчики, спонсоры, исполняющая организация или общественность), которые активно участвуют в проекте или интересы которых могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Заинтересованные стороны проекта также могут оказывать влияние на проект, его результаты и на членов команды проекта.

Рисунок 2. Заинтересованные стороны проекта по обеспечению непрерывности функционирования сервиса электронной почты образовательного учреждения

Таблица 1 – Ожидания заинтересованных сторон проекта по обеспечению непрерывности функционирования  ИТ-сервиса образовательного учреждения

На следующем этапе проекта – планировании, нами осуществлялось определение общего содержания работ, постановки и уточнения целей и разработки последовательности действий, требуемых для достижения данных целей. Планирование начинается с описания структуры проекта, то есть описания состава входящих в проект работ и взаимосвязей между ними. Структурный план проекта – WBS (Work Breakdown Structure) представляет собой стройную иерархическую декомпозицию проекта на составные части (элементы, модули), необходимые и достаточные для планирования и контроля осуществления проекта для различных участников проекта. В ходе исследования нами разработан детализированный структурный план проекта  в котором четкого определены задачи, которые будут решаться для выполнения цели проекта. На рис.3 представлен структурный план проекта по управлению непрерывности ИТ-сервиса ОУ – электронной почты.

Рисунок 3.Структурный план проекта

При разработке любого проекта следует управлять рисками. Управление рисками проекта включает в себя процессы, относящиеся к планированию управления рисками, их идентификации и анализу, реагированию на риски, а также контролю и управлению рисками в рамках проекта. Целями управления рисками проекта являются повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности возникновения и воздействия, неблагоприятных для проекта событий в ходе его реализации. Менеджмент рисков основывается на политике рисков организации. В нашем случае структура управления рисками проекта по обеспечению непрерывности функционирования сервиса электронной почты образовательного учреждения представлена на рис. 4.  с учетом рекомендаций PMBOK.

Рисунок 4.  Структура управления рисками проекта

Для того чтобы спланировать длительность проекта целесообразно начать с расстановки вех. Для начала нами были определены ключевые вехи проекта по обеспечению непрерывности функционирования сервиса электронной почты образовательного учреждения. Ключевыми вехами проекта являются:

-                   Рабочая группа по обеспечению непрерывности деятельности сформирована;

-                   Подготовительный этап по созданию корпоративной программы УНБ завершен;

-                   Анализ бизнес процессов и информационных потоков завершен;

-                   Анализ сервиса электронной почты  факультета завершен;

-                   Анализ воздействия сервиса электронной почты  на деятельность факультета завершен;

-                   Анализ воздействия на бизнес завершен;

-                   Анализ рисков прерываний завершен;

-                   Разработка стратегии завершена;

-                   Тестирование завершено;

-                   Обучение завершено;

-                   Проект завершен.

Правильное определение объема и длительность выполнения работ является решающим условием для реалистичного выполнения проекта. Для многих видов работ объем, и длительность были определены с рекомендаций предложенных С.А. Петренко и А.В. Беляевым. Для ряда работ при определении их длительностимы использовалиметод экспертных оценок. Пример диаграмма Гантадля управления непрерывностью сервиса – электронная почта представлена на рис.5.

Рис. 5. Диаграмма Ганта

Кроме составления перечня работ, календарное планирование включает в себя также создание ресурсной модели проекта. В общем случае под ресурсами понимается все, что необходимо для реального выполнения работ проекта: исполнители (люди или механизмы), энергоносители, различные расходные материалы. На данном этапе нами определен состав исполнителей,  и ответственных за результат работы или этапа. Кроме человеческих ресурсов, в проекте нам необходимы и материальные ресурсы.

Участники проекта – основной элемент структуры проекта, т.к. именно они обеспечивают реализацию его замысла. Поэтому мы определили необходимых участников проекта по обеспечению непрерывности функционирования сервиса электронной почты образовательного учреждения и определили их взаимодействие (рис.6).

Рисунок 6. Участники проекта по обеспечению непрерывности сервиса электронной почты образовательного учреждения

Для данного проекта нами было выделено два вида ресурсов: трудовые ресурсы (возобновляемые ресурсы – исполнители) и материальные ресурсы (не возобновляемые ресурсы, т.е. расходные материалы и энергоносители) (рис. 7).

Рис.7. Лист ресурсов проекта

Наличие подробного ресурсного плана проекта позволяет приступить к финансовому планированию. В результате может быть определена плановая стоимость отдельных рабочих пакетов и их сумм по иерархической цепочке вплоть до стоимости проекта в целом (рис.8). Одновременно были построены графики расхода средств во времени.

Детальное финансовое планирование позволило нам не только получить четкое представление об истинной стоимости проекта, но и оптимизировать расходы. Вместе с тем финансовый учет дело – трудоемкое и, соответственно, достаточно дорогое. При анализе стоимости проекта обычно оценивается его бюджет (суммарные затраты на проект) и соотношение составляющих бюджета.

Таким образом, применение методологии PMBOK при разработке проекта позволило идти к намеченной цели поэтапно, ставя четкие задачи и фиксируя промежуточные результаты. Осуществить более полный и эффективный контроль выполнения рабочих процессов, планирование и график проекта позволяет заблаговременно проверять стадию, на которой находится тот или иной рабочий процесс.

Применение методологии управления непрерывностью бизнеса в образовательных учреждения  позволит: быстро преодолевать кризисные ситуации,  формировать и поддерживать репутацию ВУЗа, обеспечить оптимального подход к быстрому восстановлению процессов в случае сбоев.