Решением одной из проблем, а именно, неразумная организация рабочего пространства, может послужить концепция бережливого производства (система Lean) – 5S система.

Система 5S – одна из наиболее широко используемых методов из всего комплекса инструментов по улучшению производства.

Наряду со стандартной схемой работы 5S считается “основополагающим” понятием системы Lean, поскольку она определяет стабильность производимых операций, необходимую для создания и поддержки непрерывных усовершенствований.[1]

5S – система, используемая для наведения чистоты на рабочем месте, его рационализации (офис, производственный цех, склад и т.д.), другими словами визуализация и стандартизация. Данная система была разработана в Японии в 1950-е годы.

С помощью данного подхода можно добиться следующего:

1. Снижение статистики несчастных случаев на производстве;
2. Снижение числа дефектов, повышение качества продукции;
3. Увеличение производительности труда;
4. Стимулирование работников более качественно работать;
5. Повышение прибыли предприятия, и, как следствие, повышение заработной платы рабочих.

Так как 5S была разработана в Японии – она обозначает пять японских слов:

1. Сэири (англ. Sort) «сортировка» — распределение вещей на нужные и ненужные. Удаление из рабочей зоны ненужных вещей;
2. Сэитон (англ. Set in order) «соблюдение порядка» (аккуратность) — упорядоченное расположение вещей и их беспрепятственная доступность;
3. Сэисо (англ. Shine) «содержание в чистоте» (уборка) — постоянное наведение чистоты на рабочем месте;
4.  Сэикэцу (англ. Standardize) «стандартизация» (поддержание порядка) — документальное отражение принципов 5S;
5. Сицукэ (англ. Sustain) «совершенствование» (выработка привычки) — формирование привычки  уборки на рабочем месте, а так же непрерывное совершенствование самой системы.

Графически систему можно изобразить так:

Принципы работы 5S.

Как было сказано выше 5S – это система организации и упорядочивания рабочего места, поэтому принципы направлены на наведение порядка на рабочих местах.

1 принцип – сортировка.

Данный принцип заключается в том, что все инструменты, материалы, оборудование, используемые на рабочем месте должны быть сортированы на:

1. Используемые постоянно (используются в данный момент);
2. Используемые иногда ( могут быть использованы в работе, но в данный момент не применяются);
3. Неиспользуемые (в процессе сортировки помечаются «красной меткой», а затем удаляются из рабочей зоны).

2 принцип – соблюдение порядка.

Этот принцип отвечает за расположение предметов. В данном принципе действуют четыре правила рационального расположения рабочих инструментов.

Предметы должны быть расположены так:

1. Они должны быть в поле зрения рабочего;
2. Чтобы их легко было воспользоваться;
3. Ничто не должно мешать действиям рабочего;
4. Чтобы их можно было всегда без затруднений вернуть на место.

3 принцип – содержание в чистоте.

Для достижения чистоты на рабочем следует:

1. Разбить рабочую область на зоны. Создать схемы с расположением производственного оборудования, рабочих мест, неиспользуемого пространства и т.д.
2. Назначить специальную группу, которая будет отвечать за наведение чистоты;
3. Выбрать время, когда будет производиться уборка.

4 принцип – стандартизация.

Необходимо стандартизировать правила наведения порядка, технологии работы, а именно, создать документы, отражающие все процедуры по рациональному содержанию рабочего места.

5 принцип – совершенствование.

Постоянное использование принципов 5S, а так же совершенствование самой системы.

Таким образом, 5S — это не просто регламентация уборки, 5S — это концепция малозатратного производства.

Данная концепция производства подразумевает, что каждый сотрудник предприятия от уборщицы до директора выполняют эти 5 простых правил. Основной плюс — эти действия не требуют применения новых управленческих технологий и теорий. [2]

Ответственность.

Для обеспечения эффективной работы системы за внедрение данной концепции и организацию работ в рамках этой концепции ответственность несут: руководитель, руководители подразделений, рабочие группы и работники производственных участков.

Внедрение системы.

Для того, чтобы эффективно организовать, спланировать и провести работы по внедрению данной системы, необходимо, распоряжением начальника создать рабочие группы в подразделениях.

Рабочая группа строит свою работу на основании приказа «Положение о рабочей группе проекта по внедрению методов бережливого производства».  Для организации работ разрабатывается план мероприятий по внедрению системы 5S. Контроль реализации указанных документов возлагается на руководителя рабочей группы и начальника отдела бережливого производства. [3]

Для обеспечения постоянства чистоты и порядка оказывают помощь, с одной стороны, стандартизация внедряемых процессов и принимаемых мер, с другой стороны, проведение аудита, возможно, во взаимосвязи с системой вознаграждения. [4]  По результатам аудита должны быть составлены чек-листы аудита, в которых будут отражены данные о руководителе подразделения; пять принципов системы; работы, проведенные для достижения результата; оценка проведенных работ, комментарии и дата проведения аудита.