Однако при использовании таблиц, созданных в подобных редакторах, в электронном документообороте возникает несколько проблем, связанных, прежде всего, с необходимостью постоянного перенаправления файлов с такими таблицами другим участникам документооборота. В случае если участниками документооборота являются представители разных учреждений, запросы на актуализацию информации в файлах с электронными таблицами, как правило, сопровождаются официальными письмами, что влечет за собой дополнительные временные и ресурсные затраты. Ситуация приобретает еще более сложный характер, когда информация для сводной таблицы собирается из нескольких источников. Кроме того постоянное перенаправление файлов с электронными таблицами отвлекает внимание сотрудников от рабочего процесса, повышает количество документов в виртуальном пространстве, что в дальнейшем усложняет ориентирование сотрудников в документационном потоке и в конечном итоге приводит к уменьшению эффективности труда.

Одним из решений подобных проблем могло бы послужить создание электронных таблиц с помощью сервисов корпорации Google [1]. Однако в государственных учреждениях использование такого решения неприемлемо, так как в этом случае доступ к документам, созданным с помощью таких сервисов, в полном объеме предоставлен иностранной организации, что в свою очередь приводит к снижению показателей безопасности документооборота. Более того, в некоторых регионах Российской Федерации (Кировская и Нижегородская области) в настоящее время уже действует запрет на использование сервисов вышеуказанной корпорации [2].

Другим возможным вариантом решения проблемы, выраженной в необходимости постоянного перенаправления обновляющихся файлов с таблицами заинтересованным лицам, является создание удаленного FTP-сервера  с размещением на нем файлов с такими таблицами [3]. Действительно, современные системы электронных таблиц позволяют осуществлять редактирование файла таблицы нескольким лицам одновременно. Однако в этом случае становятся очевидными некоторые другие ограничения, связанные с использованием электронных таблиц Microsoft Office (LibreOffice): отсутствие кроссплатформенности, невозможность создания интерактивного контента, недостаточно гибкое управление политикой доступа к файлу и др.

Наиболее подходящим решением проблемы обеспечения электронного документооборота в табличной форме для государственных и муниципальных учреждений является использование серверных таблиц на базе свободно распространяемой системы управления базами данных (СУБД) MySQL. СУБД MySQL – это многофункциональная система, позволяющая управлять любыми типами данных, обеспечивая при этом высокую надежность их хранения.

Основные характеристики MySQL:

• кроссплатформенность (независимость от операционной системы);
• поддержка наиболее распространенных языков программирования: API для C, C++, Eiffel, Java, Perl, PHP, Python, Ruby и Tcl;
• возможность задействования нескольких процессоров;
• высокая скорость дисковых таблиц;
• высокая скорость распределения памяти;
• высокая степень защиты (наличие шифрования паролей пользователей);
• возможность работы с 60 000 таблицами, включающими около
  5 000 000 000 строк. [4].

Для отображения данных, хранящихся в СУБД, целесообразно использовать web-интерфейс, программный код которого составлен на языках PHP, HTML и JavaScript. В этом случае доступ к таблице с данными будет обеспечен посредством web-обозревателя (Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome, Safari и др). Отметим, что разработка универсальной автоматизированной системы отображения и редактирования данных позволит существенно упросить процесс создания и  использования серверных таблиц на основе СУБД MySQL. Разработку такого программного обеспечения может организовать соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти, например, агентство информатизации и связи Красноярского края.

Следует обратить внимание также на то, что роль сервера для хранения таблиц MySQL может выполнять персональный компьютер, используемый в локальной сети учреждения, с установленным свободно распространяемым программным продуктом Apache HTTP-сервер. Для обеспечения доступа к такому серверу через Интернет необходимо выделить ему публичный ip-адрес.

Таким образом, использование серверных таблиц на основе СУБД MySQL позволит участникам документооборота в короткие сроки получать доступ к постоянно обновляющимся данным, формируемым другими участниками документооборота. При этом к таким таблицам в случае необходимости можно применить различные ограничения, например, выводить таблицу исключительно в режиме чтения, предоставив право внесения изменений только определенному кругу лиц. Использование СУБД MySQL в качестве основы для электронных таблиц позволит повысить скорость обмена информацией, удобство ее обработки и анализа, и, следовательно, приведет к повышению эффективности государственного и муниципального управления.