Системы электронного документооборота (СЭД) это организационно-технические системы, обеспечивающие процесс создания, управления доступом и распространением электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации[1].

В настоящее время рынок представлен множеством программ СЭД. Данное множество исходит из того, что они базируются на разных платформах, реализуют разные функциональные возможности [2]. Достаточно трудно принять решение в выборе наиболее эффективной системы, которая соответствовала требованиям организации.

Для определения наиболее эффективной СЭД для внедрения в Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Еврейской автономной области(далее Еврстат) рационально использовать метод анализа иерархий.

Метод анализа иерархий (МАИ) является методологической основой для решения задач выбора альтернатив посредством их многокритериального рейтингования. Разработанный Т.Саати метод позволяет структурировать проблему принятия решений в виде иерархии, сравнить и выполнить оценку альтернативных вариантов решений[3].

Данный метод широко используется на практике в разных областях. А.В.Затеса использовалМАИ для выбора информационной системы[4]. Р.И.Баженов описал применениеМАИ в дидактике, интеллектуальном анализе, информационной безопасности [5, 6, 7]. МАИ для запуска инновационных проектов применил Б.П.Воловиков [8].О.С.Резниченко и В.Г.Салина рассмотрели принцип работы МАИ в контексте решения конкретных бизнес-задач [9]. В.А.Векслер определил на основе МАИ требования к оценке образовательных результатов [10].Зарубежные ученые также активно используют МАИ[11, 12, 13].

Изучив рынок систем электронного документооборота, для анализа и последующего внедрения одной из данных систем в Еврстат по ЕАО были выбраны следующие: «Е1 Евфрат», «Дело» и «DocsVision».

«Е1 Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Данная система позволяет: автоматизировать регистрацию документов и заданий, обеспечить взаимодействие пользователей организации с разграничением прав доступа, осуществить быстрый поиск документов по реквизитам, осуществить контроль за выполнением работ и состоянием процессов.Система «Е1 Евфрат» основана на архитектуре «клиент-сервер», благодаря модулю веб-сервера доступ к данной системе может осуществляться через интернет [14].

СЭД «Дело» способена: автоматизировать классическое делопроизводство и полноценно управлять электронными документами, обеспечить полный жизненный цикл документа, организовать работу с входящими и исходящими документами (регистрация, контроль и учет документов, наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям, поиск документов по реквизитам, списание документов в дело либо их передача в архив), обеспечить работу с внутренними документами (разработка проекта, формирование поручений, согласование документов с руководителем, передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение, управление доступом к документам), обеспечить информационную безопасность документов [15].

Программная платформа «DocsVision» включает средства моделирования приложений, сервер приложения системы и базовое клиентское обеспечение системы. Данная система позволяет: автоматизировать сферу общего делопроизводства (регистрация документов, работа с внутренними документами, подготовка приказов руководителя, управление нормативно-методической документацией, ведение архива), осуществить контроль над всеми происходящими в организации процессами, внедрять новые приложения, созданные на данной платформе, добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, которые используются на данный момент в организации, обеспечить процессы облуживания запросов клиентов [16].

Для расчетов наиболее оптимальной системы электронного документооборота в данной работе использовалась свободнораспространяемаяпрограмма MPRIORITY 1.0[17].

Открыв программу, создаем новый проект. В режиме редактирования вводим данные. Окно заполнения параметров нового проекта представлено на рис.1.

Рисунок 1 – Окно заполнения параметров нового проекта

После заполнения необходимых параметров выбираем критерии выбора наиболее эффективной СЭД.

Основными критериями были выбраны следующие:

• стоимость лицензии;
  
• наличие демо-версии;
  
• возможность работы с обращениями граждан;
  
• возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа;
  
• возможность отправки электронной цифровой подписи.
  

Критерий «стоимость лицензии» является важным по причине того, что не все организации способны выделить крупную сумму на автоматизацию делопроизводства в силу ограниченности бюджетных средств, поэтому оптимальным является приобретение недорогого программного продукта, который бы соответствовал требованиям организации-заказчика.

Критерий «наличие демо-версии» позволяет оценить возможности программного продукта и его соответствие требованиям организации, не затрачивая при этом дополнительные средства.

Критерий «возможность работы с обращениями граждан» важен для Еврстат, так как организация активно работает с различными видами запросов.

Критерий «возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа» является принципиально важным по причине возможности повышения эффективности работы с документами благодаря присутствию данной функции в приобретаемой программе.

Критерий «возможность отправки электронной цифровой подписи» позволяет защитить документ от несанкционированного доступа, позволяет обрести документу юридическую значимость.

Затем в режиме работы эксперта сравнили данные критерии по шкале, предложенной Т.Саати. Пример шкалы сравнения выбранных критериев представлен на рис.2.

Рисунок 2 – Шкала сравнения критериев

Результаты сравнения критериев показаны на рис.3. Программа автоматически заносит их в таблицу и производит расчеты. По данным таблицы видно, что самым приоритетным критерием является возможность работы с обращениями граждан, далее возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа, затем возможность работы с ЭЦП, затем стоимость лицензии и на последнем наличие демо-версии. Из данных результатов можно сделать вывод, что главными являются функциональные критерии.

Рисунок 3 – Результаты сравнения критериев

Следующим шагом было попарное сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно каждого из критериев (рис.4-8). Для того чтобы полученные результаты были адекватны в ситуациях, в которых принимается решение, необходимо достижение требуемых уровней согласованности данных. Для оценки согласованности вводятся следующие величины:

- ИС – индекс согласованности;

- ОС – отношение согласованности.

Для согласованности данных ОС не должно превышать 10%, в исключительных случаях 20%. В данном исследовании в большинстве случаях данные полностью согласованы, то есть ОС=0.

Рисунок 4 – Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «стоимость лицензии»

Рисунок 5 – Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «наличие демо-версии»

Рисунок 6 – Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «возможность работы с обращениями граждан»

Рисунок 7 – Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «возможность атрибутивного поиска по реквизитам документа»

Рисунок 8 – Сравнение выбранных систем электронного документооборота относительно критерия «возможность отправки ЭЦП»

Результаты исследования представлены на рис.9.

Рисунок 9 – Результаты исследования наиболее эффективной системы электронного документооборота

В результате произведенных расчетов получаем данные о приоритетной, наиболее оптимальной системе электронного документооборота для Еврстат, которой является система «Е1 Евфрат». Полученные данные были представлены в Еврстат и в настоящее время руководство принимает решение о выборе СЭД.