УДК 004

ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ НА ПРИМЕРЕ ОПИСАНИЯ ПРОЦЕССА «УЧЕТ ЗАКАЗОВ КЛИЕНТА»

Стебелев П.Н.1, Саганенко А.А.2, Новикова Т.Б.3
1Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, студент группы АПИп-14
2Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, студентка группы АПИп-14
3Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова, канд. пед. наук, доц. ИЭиАС

Аннотация
В данной статье рассматривается предпроектное обследование на примере описания процесса «учет заказов клиента».

Ключевые слова: диаграмма EPC, описание процесса, предпроектное обследование


PREDESIGN INSPECTION ON THE EXAMPLE OF THE DESCRIPTION OF THE "REGISTRATION CUSTOMER ORDERS"

Stebelev P.N.1, Saganenko A.A.2, Novikova T.B.3
1Nosov Magnitogorsk State Technical University, student
2Nosov Magnitogorsk State Technical University, student
3Nosov Magnitogorsk State Technical University, candidate ped. Sciences, Assoc.

Abstract
This article discusses the pre-project survey as an example to describe the process of "keeping the customer orders".

Библиографическая ссылка на статью:
Стебелев П.Н., Саганенко А.А., Новикова Т.Б. Предпроектное обследование на примере описания процесса «Учет заказов клиента» // Современная техника и технологии. 2016. № 11. Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2016/11/11429 (дата обращения: 28.05.2017).

Нотация ARIS еЕРС относится к классу нотаций work flow(потока работ), которые предназначены для описания деятельности в динамике. Модели потоков работ (ARIS еЕРС, IDEF3 и др.) позволяют отобразить последовательность выполнения отдельных функций процесса.

Основные функции представлены на рисунке 1.

Отчет по диаграмме EPC.

Процесс-поставщик 1 –  Поступление заказа от клиента.

Описание: Заказчик после заключения договора передает свой заказ администратору в отдел сбыта.

Документ: Заказ – данные о заказе (ФИО заказчика, вид продукции, название, размер, цвет, количество, материалы, дата поступления заказа).

Рис. 1 – Диаграмма EPC

Процесс-поставщик 2 – Составление договора.

Описание: Договор составляется перед регистрацией заказа в договорном отделе.

Документ: Договор – условия договора, которые должны соблюдается при выполнении заказа.

Организационная единица: Договорной отдел – заключает договоры с заказчиками.

Процесс-поставщик3 – Формирование информации о состоянии заказа.

Описание: Цех по мере поступления запроса о состоянии заказа (дата изготовления) формирует информацию о состоянии заказа в отдел сбыта.

Документ: Информация о состоянии заказа – содержит данные о том, изготовлен заказ или нет, если выполнен, то указывается дата изготовления.

Организационная единица: Цех – занимается производством заказа.

Процесс-поставщик4 – Формирование накладной перемещения.

Описание: При поступлении заказа на склад ГП формируется накладная перемещения.

Документ: Накладная перемещения -  бумажный документ, применяемый при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения. Он свидетельствует о выполнении заказа.

Организационная единица: Склад ГП – принимает на хранение выполненные заказы.

Функция: Оформить заказ.

Анализируется заказ, определяется вид мебели, размер, цвет, количество, материалы и комплектующие для производства. Заказ оформляется на основе договора, который заключил клиент в договорном отделе. Отдел договоров после заключения договора передает копию договора в отдел сбыта.

Функция: Отправить заказ в планово-производственный отдел.

После оформление заказа администратор отправляет копию заказа в планово-производственный отдел для дальнейшего составления по нему лимитно-заборной карты для цеха [1, 2, 3].

Функция: Отправить запрос в цех о состоянии заказа.

После того, как заказа был отправлен в планово-производственный отдел через определенный промежуток времени, администратор отправляет запрос в цех, чтобы узнать состояние заказа на производстве.

Функция: Проверка состояния заказа.

После отправки запроса на основании полученной информации о состоянии заказа администратор проверяет текущее состояние заказа. Информация о состоянии заказа формируется в цехе.

После проверки администратор решает, что делать дальше. Есть два варианта действий, в зависимости от того, какой результат проверки состояния заказа получен:

1) если цех не изготовил соответствующий заказ, то совершить все действия заново, начиная с функции «Отправить запрос в цех о состоянии заказа»;

2) если заказ изготовлен, то следующая функция: Отправить запрос на склад готовой продукции.

После того, как заказ произведен в цехе. Цех должен передать его на склад готовой продукции. Чтобы проверить, что заказ поступил на склад, администратор отправляет запрос.

Функция: Проверить выполнение заказа.

В ответ на запрос склад готовой продукции формирует накладную перемещения и отправляет ее администратору. В соответствие с накладной администратор проверяет выполнение заказа. Заказ считается выполненным, если он поступил на склад.

В случае если заказ не поступил на склад, администратор через некоторое время снова отправляет запрос на склад ГП.

Функция: Оформить отчет о выполнении заказа.

Отчет формируется на основании накладной перемещения и информации о заказе после того, как проверено выполнение заказа.

Функция: Передать отчеты в бухгалтерию и руководителю.

Администратор передает оформленный отчет бухгалтеру для финансовых расчетов и руководителю для сбора оперативной информации и принятия решения.

Процесс-клиент – Отчет принят.

Функции осуществляются с помощью документов и информации, которые можно подразделить на поступающие в отдел сбыта от внешних источников (заказ) и поступающие из других отделов предприятия (копия договора, информация о состоянии заказа, накладная перемещения) [4, 5, 6]. Формируется и внутренняя документация – отчет о выполненных заказах. Результатом бизнес-процесса является сформированный отчет, который в последующем отправляется в бухгалтерию и руководителю предприятия.

Построение модели потоков данных

DFD – моделирует документооборот, здесь на первый план выходят не функции системы, а связи между ними.

Это основное средство моделирования функциональных требований проектируемой системы. Эти требования разбиваются на функциональные компоненты (процессы) и представляются в виде сети, связанной потоками данных.

Основная цель отдела сбыта – выполнить заказ в соответствии с условиями договора. Позиция, с которой описывается модель – начальник отдела сбыта.

Контекстная модель четко отображает те отделы предприятия, с которыми взаимодействует отдел сбыта, какая информация является входной, а какая выходной (Рис. 2).

Рис. 2 – Контекстная диаграмма DFD

Название модели: Учет заказов клиентов.

Описание: Проект предназначен для сотрудников отдела сбыта для организации учета заказов клиентов.

Точка зрения: начальник отдела сбыта.

Цель: выполнить заказ в соответствии с условиями договора.

Описание внешних сущностей, потоков входных и выходных данных представлено в таблице 1.

Таблица 1 – Внешние сущности и информационные данные контекстной диаграммы «Учет заказов клиентов»

Внешняя сущность Входные данные из внешней сущности Выходные данные во внешнюю сущность Описание
Заказчик Заказ на изготовление Копия заказа Заказчик после заключения договора на оказание услуг в договорном отделе передает свой заказ отделу сбыта, а отдел сбыта после регистрации заказа передает ему копию заказа.
Планово-производственный отдел

-

Копия заказа После регистрации заказа копия заказа передается в планово-производственный отдел для формирования лимитно-заборной карты.
Отдел договоров Договор

-

После заключения договора на оказание услуг с заказчиком договорной отдел передает копию договора в отдел сбыта.
Цех Инф. о состоянии заказа Запрос в цех Отдел сбыта отправляет запрос о состоянии заказа в цех, а цех по мере поступления заказа передает информацию о состоянии заказа в отдел сбыта.
Склад ГП Накладная перемещения Запрос на склад ГП Отдел сбыта отправляет запрос о состоянии заказа на склад готовой продукции, а в ответ получает при перемещении заказа на склад накладную перемещения. Заказ считается выполненным по прибытию его на склад готовой продукции.
Бухгалтерия

-

Отчет о выполненном заказе После выполнения заказа отдел сбыта формирует отчет о выполненном заказе и передает его в бухгалтерию для финансовых расчетов.
Руководитель

-

Отчет руководителю Оперативный отчет передается руководителю для принятия решения.

Декомпозируем контекстную диаграмму (рис. 3).

Рис. 3 – Декомпозиция контекстной диаграммы

Отчет для диаграммы А0 – Учет заказов клиентов.

Number1: Оформление заказа.

Описание: Заказчик сначала заключает договор об оказании услуг в отделе договоров. Он должен предъявить свой паспорт, заказ в отдел сбыта. Администратор анализирует заказ, определяет вид мебели, название, размер, цвет, материалы для производства заказа. Администратор на основании полученного договора из отдела договоров оформляет заказ. И передает копии заказа клиенту и в планово-производственный отдел.

Источники информации: входные документы и информация (заказ на изготовление, паспортные данные, договор) и выходные данные и информация (оформленный заказ).

Number2: Отслеживание выполнения заказа.

Описание: Администратор отслеживает выполнение заказа. И отмечает дату изготовления заказа и выполнения заказа. Администратор посылает запросы в цех и на склад ГП о состоянии заказа. Цех в свою очередь передает администратору информацию о состоянии заказа. Склад готовой продукции предоставляет администратору накладную перемещения.

Источники информации: входные данные (информация о состоянии заказа, информация о выполнении заказа) и выходная информация (запрос о состоянии заказа) [7, 8. 9].

Number3: Формирование отчетности.

Описание: На основании полученной информации из внешних источников и информации формируемой внутри организации формируется отчет о выполненном заказе и передается в бухгалтерию для финансовых расчетов. Также передается отчет руководителю о выполненных заказах для их анализа и принятия решения.

Источники информации: входные данные (информация о заказе, информация о выполнении заказа) и выходные данные (отчет о выполненном заказе, отчет руководителю).

В таблице 2 представлены хранилища данных и их описание.

Таблица 2 – Хранилища данных

Хранилище

Описание

Заказы В хранилище Заказы хранится вся информация о зарегистрированных заказах (ФИО заказчика, вид мебели, название, количество, размер, цвет, материалы и комплектующие для производства, дата поступления заказа).
Договоры Хранилище Договоры предназначено для хранения информации по договорам, которые заключили клиенты на оказание услуг.
Накладные перемещения Хранилище Накладные перемещения предназначено для хранения информации о выполнении заказа (наименование продукции, объект-отправитель, объект-получатель, количество, дата).
Отчеты о выполненных заказах Хранилище Отчеты о выполненных заказах содержит отчетность по всем выполненным заказам.

 

Декомпозируем функцию «Отслеживание выполнения заказа» (рис. 4) с помощью инструментального средства IDEF3.

Отчет для диаграммы А2.1: Отслеживание выполнения заказа.

Number1: Формирование запроса в цех.

Описание: на основании информации о заказе администратор формирует запрос в цех о состоянии заказа, чтобы узнать дату изготовления заказа и сделать отметку в заказе.

Рис. 4 – Декомпозиция функции «Отслеживание выполнения заказа»

Источники информации: входные данные (информация о заказе) и выходные данные (запрос в цех).

Number2: Проверка состояния заказа.

Описание: цех передает администратору информацию о состоянии заказа и на основе этой информации есть две альтернативы действий или снова отправить запрос в цех через некоторое время, если заказ не изготовлен, или продолжить действия, если заказ изготовлен.

Источник информации: информация о состоянии заказа.

Number3: Формирование запроса на склад ГП.

Описание: После проверки изготовления заказа администратор формирует запрос на склад готовой продукции, чтобы узнать поступил ли заказ на склад или нет. Заказ считается выполненным, если он поступил на склад ГП.

Выходные данные: Запрос на склад ГП.

Number4: Проверка выполнения заказа.

Описание: Администратор проверят выполнение заказа на основании поступившей информации  со склада готовой продукции. Администратор решает заново отправить запрос, если заказ не выполнен, или продолжить действия.

Источник информации: информация о выполненном заказе.

Number5: Отметка о выполнении заказа.

Описание: Если заказ выполнен, то есть поступил на склад готовой продукции, то администратор делает отметку в заказе, что он выполнен.

Выходные данные: информация о выполненном заказе.

Построение диаграммы Исикавы.

Диаграмма Исикавы (диаграмма причин и факторов) – схема, показывающая отношения между показателем качества и воздействующими на него факторами.

Основная цель – выполнить заказ в соответствии с условиями договора, то есть в срок и качественно.

На диаграмме Исикавы (рис.5) указаны факторы, которые влияют на достижение цели.

Рис. 5 – Диаграмма Исикавы

Факторы, влияющие на результат выполнения заказа:

1) Планирование производства. Заказ передается в планово-производственный отдел. На основании заказа формируются лимитно-заборная карта, которая передается в цех для дальнейшего производства. Для планирования производства и формирования лимитно-заборной карты используются определенные методы, которые могут приблизительный результат, но не точный. Также влияние оказывает способ обработки информации. При ручной обработке могут произойти ошибки из-за человеческого фактора, и ручная обработка занимает большое количество времени.

2) Производство. На качество заказа большое влияния оказывает производство продукции. Это основной процесс любого предприятия. Производство занимает большую часть времени выполнения заказа. И от того, какие будут материалы, технологии, станки, среда будет зависеть результат производства.

3) Рабочие. Это тот фактор, который влияет практически на любой процесс. Для эффективного выполнения заказа рабочий должен иметь соответствующую квалификацию (образование, опыт). Рабочих нужно мотивировать (заработная плата, премии, социальный пакет), чтобы заинтересовать его в получении необходимого результата труда.

4) Программные и технические средства. От того, будет ли отдел обеспечен компьютерной техникой, зависит скорость выполнения заказа. Также важны характеристики программных и технических средств.

5) Документооборот. От скорости документооборота зависит время выполнения заказа. А скорость в свою очередь зависит от источников поступления информации, способа передачи данных, физического представления данных и времени  их обработки.


Библиографический список
  1. Назарова О.Б.Колодкина Е.А. Стандартизация бизнес-процессов в телекоммуникационных компаниях//Современные материалы, техника и технология: материалы 3-й Международной научно-практической конференции (27 декабря 2013 года)/редкол.: Горохов А.А. (отв.ред.); Юго-Зап.гос.ун-т. В 3-х томах, Том3., Курск, 2013. 296 с. С.11-14.
  2. Назарова О.Б., Ткачук В.К., Новикова Е.Е. Моделирование бизнес-процессов управления социальной защиты населения по учету обращений граждан/О.Б. НазароваВ.К. ТкачукЕ.Е. Новикова//Современные научные исследования и инновации. 2015. № 12 (56). С. 361-366.
  3. Масленникова О.Е., Назарова О.Б. Типовой проект внедрения корпоративной информационной системы для строительных организаций/О.Е. МасленниковаО.Б. Назарова//Электротехнические системы и комплексы. -2015. № 2 (27). С. 47-52.
  4. Назарова О.Б.Колодкина Е.А. Стандартизация бизнес-процессов в телекоммуникационных компаниях//Современные материалы, техника и технология: материалы 3-й Международной научно-практической конференции (27 декабря 2013 года)/редкол.: Горохов А.А. (отв.ред.); Юго-Зап.гос.ун-т. В 3-х томах, Том3., Курск, 2013. 296 с. С.11-14.
  5. Назарова О.Б., Ткачук В.К., Новикова Е.Е. Моделирование бизнес-процессов управления социальной защиты населения по учету обращений граждан/О.Б. НазароваВ.К. ТкачукЕ.Е. Новикова//Современные научные исследования и инновации. 2015. № 12 (56). С. 361-366.
  6. Масленникова О.Е., Назарова О.Б. Типовой проект внедрения корпоративной информационной системы для строительных организаций/О.Е. МасленниковаО.Б. Назарова//Электротехнические системы и комплексы. -2015. № 2 (27). С. 47-52.
  7. Давлеткиреева, Л.3. Информационно-предметная среда как средство профессиональной подготовки будущих специалистов в университете. Дис.. канд. пед. наук Текст./Л.3. Давлеткиреева. Магнитогорск, 2006. -184 с.
  8. Давлеткиреева, Л.З. Индивидуальная траектория профессиональной подготовки ИТ-специалистов при переходе на стандарт третьего поколения [Текст]: Перспективы развития информационных технологий/Л.З. Давлеткиреева, Г.Н. Чусавитина. -2011. -№ 5. -С. 22-27.
  9. Давлеткиреева, Л.З. Инновационные информационно-педагогические технологии в образовании: опыт проведения ежегодной одноименной Интернет-конференции-конкурса/Л. З. Давлеткиреева, И. К. Скокова//Современные информационные технологии и ИТ-образование : сб. избранных трудов IX Международной научно-практической конференции. Под ред. проф. В. А. Сухомлина. -М.: ИНТУИТ.РУ, 2014. -957 с. -C. 573-586.


Все статьи автора «Стебелев Павел»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: