УДК 004

MS PROJECT: ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ДЛЯ РАБОТЫ ТУРАГЕНТСТВА

Виноградова Анастасия Сергеевна1, Самойлова Светлана Сергеевна1, Новикова Татьяна Борисовна1
1Магнитогорский государственный технический университет имени Г.И. Носова

Аннотация
В статье представлены этапы внедрения системы по управлению работы турагентством. Какими ресурсами пользовались, а так же задачами которые были использованы при внедрении. Представлены различные виды отчетов задействованные в проекте. А в виде заключения представлен устав проекта.

Ключевые слова: система по управлению работы турагентством, турагентство, устав проекта


MS PROJECT: IMPLEMENTATION OF THE SYSTEM FOR WORK TRAVEL

Vinogradova Anastasia Sergeevna1, Samoilova Svetlana Sergeevna1, Novikova Tatyana Borisovna1
1Nosov Magnitogorsk State Technical University

Abstract
In article stages of implementation of system on management of work of travel agency are provided. What resources used, and also tasks which were used in case of implementation. The different types of reports involved in the project are provided. And the project charter is presented in the form of the conclusion.

Keywords: MS Project


Библиографическая ссылка на статью:
Виноградова А.С., Самойлова С.С., Новикова Т.Б. MS Project: внедрение системы для работы турагентства // Современная техника и технологии. 2016. № 11. Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2016/11/11451 (дата обращения: 29.05.2017).

Туристическое агентство «МАГАвиаТур» организовано в Магнитогорске в 2012 году. Специализируется на продаже туристических путевок, стремиться к лидерству среди других туристических агентств города Магнитогорска; повышать рейтинг продаж, расширять клиентскую базу, предоставляя потребителям качественную обслуживание и достойные рейсы.
Численность и структура компании небольшая и каждый сотрудник отвечает за свою деятельность.
Директор туристического агентства вырабатывает определенную стратегию для получения прибыли от продукта, а также следит за качеством работы сотрудников. Он организует работу всего коллектива, несет полную ответственность за состояние фирмы и ее деятельность. Директору подчиняются: главный бухгалтер, управляющий по работе с клиентами [1, 2].
Главный бухгалтер ведет полную отчетность фирмы. Финансовые, налоговые, а также отчеты для пенсионного фонда составляются бухгалтером.
Управляющий по работе с клиентами отслеживает работу тур-агентов, которые в свою очередь работают непосредственно с клиентами фирмы.
На данное предприятие планируется внедрить единую систему управления турагентства «ERP.travel». Данная система упростит работу агентства для всех сотрудников в целом. Программа позволит сотрудникам сократить время на работу, не нужно будет дублировать информацию в различные программы, а также все отчеты будут храниться в одной системе [3, 4].

Рисунок 1- План проекта

На данном графике (Рисунок 1) детально показан план внедрения системы для турагентва. Показано не только название задачи, но и ее трудозатраты, длительность, а так же когда задача приступает к осуществлению и когда заканчивает. Для большей наглядности последовательности исполнения задач, нужно посмотреь на график проекта (Рисунок 2).

Рисунок 2 – График проекта

Использование ресурсов

После создания календарного плана необходимо распределить ресурсы для каждой из задач. На рисунке показано распределение ресурсов для каждой из задач (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Использование ресурсов

Использование задач

На диаграмме использование задач наглядно видно какой ресурс использует каждая из задач, её трудозатраты, длительность, а так же начало  и окончание работы. Предназначена данная диаграмма для анализа участия ресурсов в проекте (Рисунок 4).

Рисунок 4 – Использование задач

Построив план проекта в MS Project можно сделать вывод о том, что данное внедрение пройдет весьма успешно. Достаточно детально представлены сроки и затраты предприятия. Какие задачи необходимо выполнить, какие ресурсы нужны для использования. А главное выполняется основная цель планирования проекта – это детальное представление модели реализации [5, 6].

Отчеты проекта

Рисунок 5 – Отчет «Обзор ресурсов»

Рисунок 6 – Отчет «Движение денежных средств»

Рисунок 7 – Отчет «Обзор затрат ресурсов»

Рисунок 8 – Отчет «О вехах»
Рисунок 8 – Отчет «О вехах»
1. Обоснование целесообразности проведения проекта На предприятии используются несколько автоматизированных систем управления:

  • Ведение бухгалтерской отчётности программа 1C:Предприятие;
  • «СБИС» отправка отчетности в контролирующие органы;
  • «Spu_orb» налоговая отчетность;

В отдельных файлах Excel производится:

  • Расчёт заработной платы;
  • Бухгалтерская отчётность.

Вручную ведётся множество операций, которые могут быть автоматизированы, например:

  • Расчет заработной платы;
  • Поиск путевок по данным от клиента;
  • Быстрый прием оплат и работа с кассой;
  • Сохранение файлов анкет, фотографий, договоров и прочее прямо к клиентам, поставщикам и заказам;
  • Все документы по клиенту, заказу и поставщику в одном месте – в программе;
  • Быстрый поиск по туристам и заказам тура;

Составление различных планов осуществляется в смешанном режиме.

Данная ситуация приводит к несопоставимости данных в системах из-за влияния следующих факторов:

  • Различные требования пользователей систем;
  • Отличия в методологическом основании систем;
  • Несовпадение нормативно-справочного наполнения систем;
  • Ошибки при вводе данных и при составлении отчетности (человеческий фактор)

Это приводит к постоянной неопределенности при принятии управленческих решений менеджерами всех уровней.

Таким образом, назрела необходимость создания единого информационного пространства.

2. Цель(и) проекта Стратегическая: повышение определенности при принятии управленческих решений через создание единого информационного пространства планирования и учёта финансово-хозяйственной деятельности.
Оперативные:

  • Повышение скорости получения запрашиваемой информации
  • Уменьшение трудоемкости учётных работ и увеличение аналитических функций пользователей
  • Повышение технической надежности системы.
3.Ожидаемые результаты проекта
  • Единое использование программы всеми сотрудниками организации
4. Продукт проекта ERP.travel – программа для менеджеров турагентств
5. Структура продукта проекта
  • Методологическое обеспечение (методологии планирования и учёта; нормативно-справочная информация)
  • Техническое обеспечение (сервер, сети, места пользователей)
  • Программное обеспечение (система 1С, интегрированная с АСУТП и прочим внешним ПО)
  • Обученный персонал (пользователи, администратор, служба поддержки)
  • Документационное обеспечение ИС (техническая документация на изменения, инструкции пользователей)
6.Заинтересованные в развитии проекта стороны
  • Генеральный директор
  • Заказчики проекта (Главный бухгалтер, Главный экономист)
  • Пользователи ИС

Также в качестве заинтересованных сторон могут рассматриваться контрагенты предприятия и сотрудники.

7.Ожидания заинтересованных сторон
  • Генеральный директор: достижение целей проекта с минимальными затратами
  • Заказчик проекта: снижение трудоемкости ведения учета; увеличение прозрачности учета; повышение профессионализма подчиненных.
  • Пользователи ИС: повышение профессионализма, повышение рыночной стоимости
8. Риски проекта
  • Выход из бюджета проекта
  • Недостаток финансовых ресурсов
  • Ошибки в планировании работ по проекту
  • Отсутствие необходимых технических возможностей в требуемый момент
  • Недостаток квалификации пользователей
  • Противодействие системы управления
  • Саботаж пользователей при внедрении
  • Потеря ожидаемого функционала информационной системы
  • Изменения в составе команды проекта
  • Ошибки в организации работы по проекту
  • Низкая скорость принятия решений по проекту (затягивание процедуры согласования)
  • Недостаточная компетентность членов команды проекта
  • Не кому проводить аналитическую работу по документации проекта
  • Узость интересов членов команды
  • Самоустранение руководства от участия в проекте
Ограничения проекта
1. Время исполнения проекта До 2-4 месяцев
2. Затраты по проекту Приобретение системы 17 000 р.

Оплата консультанту 40 000 р.

Оплата программисту 20 000 р.

3. Организационные
  • Работы по проекту осуществляются в тесном контакте и под руководством Консультанта (компании – внедренца);
  • Внедрение всех контуров учёта осуществляется единовременно, что требует серьёзной подготовительной работы и работы с персоналом (пользователей);
  • Поддержка пользователей после окончания работ по проекту должна обеспечиваться силами сотрудников службы АСУ
4. Время команды проекта % рабочего времени участников проекта отличается на различных фазах проекта. В связи с тем, что проект выполняется под руководством Консультанта, время команды проекта на фазах 1-3 не значительно.

На фазах 4-5:

  • Руководитель проекта выделяет 30% своего рабочего времени
  • Программист – 80% рабочего времени
  • Начальник АСУ – 50% рабочего времени
  • Остальные члены команды проекта – до 10 % рабочего времени
5.Критерии оценки успешности проекта
  • Вывод из эксплуатации программных продуктов с 01.06.2016
  • Получение отчетности за 1 год работы;
  • Выполнение бюджета проекта.
Фазы жизненного цикла проекта
1. Инициация и запуск проекта До 11.04.2016 г.

  • Анализ проблемы и потребности проекта.
  • Определение целей и задач проекта.
  • Определение временных границ.
  • Общая экономическая оценка проекта.
  • Требования к системе управления качеством.
  • Выбор стратегии управления рисками в проекте.
  • Выбор стратегии управления персоналом.
  • Подписание договора с компанией продукта.
  • Принятие решение о начале проекта
2.Предпроектное обследование До 20.04.2016 г.

  • Разработка постановки задачи.
  • Моделирование бизнес-процессов.
  • Анализ узких мест.
  • Формирование общих требований к системе.
  • Анализ существующих разработок.
  • Выбор системы.
3. Разработка ТЗ До 25.11.20XX г.

  • Разработка Консультантом технического проекта на основании согласованного технического задания
4. Реализация проекта До 17.05.2016 г.

  • Подготовка объекта автоматизации к вводу АС.
  • Подготовка персонала.
  • Строительно-монтажные работы.
  • Пусконаладочные работы.
  • Тестирование внедряемой системы.
  • Опытно-промышленная эксплуатация.
  • Составление акта о проведенном внедрении.
5. Завершение проекта До 25.05.2016 г.

  • Переход в режим промышленной эксплуатации.
  • Подведение итогов проекта, оценка достижения целей и задач проекта.
  • Принятие решения о развитии ИС.
Документы по проекту, требующие согласования и утверждения
Приказ о запуске проекта Готовит Начальник АСУ, утверждает – Генеральный директор компании
План проекта Составляет Консультант, Согласовывает – Руководитель проекта, Утверждают – Генеральный директор и Консультант
Техническое задание Составляет Консультант, Согласовывает – Руководитель проекта, Утверждают – Генеральный директор и Консультант
Технический проект Составляет Консультант, Согласовывает – Руководитель проекта, Утверждают – Генеральный директор и Консультант
Итоговый отчет по проекту Готовит Начальник АСУ, утверждает Руководитель проекта

Библиографический список
  1. Давлеткиреева Л.З. Инновационные информационно-педагогические технологии в образовании для развития профессиональных ит-компетенций преподавателей : В книге: Новые информационные технологии в образовании Материалы VII международной научно-практической конференции. Российский государственный профессионально-педагогический университет. 2014. С. 313-317.
  2. Давлеткиреева Л.З., Скокова И.К. Актуальность и преимущества проведения интернет-конференции как одной из форм обмена опытом между образовательными учреждениями : В сборнике: Современные тенденции развития науки и производства Сборник материалов Международной научно-практической конференции : в 4-х томах. Западно-Сибирский научный центр, Кузбасский государственный технический университет имени Т.Ф. Горбачева, Международный научно-образовательный центр КузГТУ-Arena Multimedia. 2014. С. 102.
  3. Масленникова О.Е. Модернизация корпоративной информационной системы: от понятия к модели процесса : В сборнике: ПЕРСПЕКТИВНОЕ РАЗВИТИЕ НАУКИ, ТЕХНИКИ И ТЕХНОЛОГИЙ материалы 3-й Международной научно-практической конференции: в 3-х томах. Ответственный редактор Горохов А.А.. 2013. С. 306-310.
  4. Масленникова О.Е. Подготовка студентов университета к межличностному познанию средствами автодидактики : диссертация на соискание ученой степени кандидата педагогических наук / Магнитогорск, 2005
  5. Савва Л.И., Масленникова О.Е. Развитие опыта познания человека человеком. – Магнитогорск, 2004.
  6. Сухомлин В.А., Давлеткиреева Л.З., Андропова Е.В., Иванов Н.Е., Якушин А.В. Интернет-конференция-конкурс как технология сбора лучшей практики и творчества преподавателей // Вестник Московского университета. Серия 20: Педагогическое образование. 2012. № 4. С. 78-90.


Все статьи автора «Виноградова Анастасия Сергеевна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: