ВВЕДЕНИЕ
Система электронного документооборота (СЭД) широко используется как в малых, так и в крупных предприятиях . Исследование методов и разработка алгоритма проектирования СЭД играют важную роль при оптимизации программного продукта. В результате анализа работ [4-7] и программных разработок [1-3] , выявлены общие критерии, по которым в дальнейшем можно сделать обзор различных программных продуктов, с целью оценки их достоинств и недостатков, а также рассмотреть методы, использующиеся при проектировании системы электронного документооборота.
ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ
В настоящее время на российском рынке представлено много различных систем электронного документооборота. Важным аспектом в данной области является оптимизация программного продукта, улучшение качества функциональности. Были выявлены такие требования к информационным системам электронного документооборота, как: требования по объёму хранения, наличие формализуемых процедур, необходимость автоматизации административного управления организацией, необходимость развитой маршрутизации документов, сроки хранения документов, расширяемость системы, хранение изображений документов, развитость систем поиска информации[4-6]. В работах [5-7] предлагаются следующие методы проектирования: методы объектно-ориентированного анализа, структурный подход, системный подход, CASE-технологии.
Цель данной работы: провести анализ методов и разработать алгоритм проектирования системы электронного документооборота. Для достижения поставленной цели необходимо:
1) провести сравнительный анализ программных продуктов;
2) исследовать методы проектирования CЭД.
СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ
Для проведения сравнительного анализа программных продуктов использовалась информация из работ [1-3]. На сегодняшний день существует ряд оптимальных СЭД:
1) Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).
2) Системы с развитыми системами workflow.
3) Системы, ориентированные на поддержку управления организацией .
4) Системы, ориентированные на поддержку совместной работы.
5) Системы с развитыми дополнительными сервисами.
В таблице 1 приведены результаты сравнительного анализа некоторых систем электронного документооборота в России.
Таблица 1 Сравнительный анализ систем электронного документооборота в России
| КритерииПродукты | Босс-референт | ДЕЛО | ЕВФРАТ |
| Регистрация документов | Да | Да | Да |
| Ведение регистрационной карточки | Да | Да | Да |
| Ведение номенклатуры дел | Да | Да | Да |
| Сканирование | Возможность имеется | Возможность имеется | Да |
| Распознавание документов | Возможность имеется | Возможность имеется | Да. |
| Связанные документы | Да | Да | Да |
| Прикреплённые файлы | Да | Да | Да |
| Работа со справочниками и словарями | Да | Да | Да |
| Сроки поручений | Да | Да | Да |
|
Поиск документов |
|||
| По реквизитам | Да | Да | Да |
| Полнотекстовый | Да | Да | Да |
| С учётом морфологии | Нет | Нет | Да |
| Списание документа в архив | Да | Да | Да |
| Ведение архивов электронных документов | Нет | Возможность имеется | Возможность имеется |
| Маршрутизация | Да | Да | Да |
| Разграничение прав доступа | Да | Да | Да |
Система ЕВФРАТ обладает такими возможностями как:
• Использование сканера распознавания (Cuneiform);
• Поиск текста по содержимому документов;
• Поиск текста по реквизитам;
• Морфологический анализ документов.
Архитектура программы приведёна на рис 1.
Рисунок 1.Архитектура системы Евфрат
Основу системы ДЕЛО составляют:
- Система понятий предметной области;
- Информационная модель делопроизводства;
- Функциональная модель делопроизводства;
- Технология проектирования заказных версий системы.
Архитектура программы представлена на рис 2.
Рисунок 2.Архитектура системы ДЕЛО
Система электронного документооборота БОСС-Референт разработана компанией Ай-Ти на основе базы ПО Lotus Notes. С помощью БОСС-Референта осуществляются:
- Централизованное хранение документов;
- Поиск документов;
- Пересылка документов любых форматов;
- Разграничение прав доступа к документам.
На рис 3. представлена функциональная структура системы.
Рисунок 3. Архитектура Босс-Референт
ИССЛЕДОВАНИЕ МЕТОДОВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Структурный подход к проектированию автоматизированной системы.
Сущность данного метода заключается в разбиении информационной системы на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы. Но такой подход имеет ряд недостатков, в первую очередь это необходимость учёта в получаемой целевой функции структуры организации при её изменении.
Основные этапы:
- Предварительное обследование предприятия (исследование бизнес-процессов, анализ документооборота и состояния существующей системы управления, анализ состояния программно-технического и информационного комплекта);
- Подготовка самого проекта: разработка информационной модели, создание технологических описаний рабочих мест, оптимизация информационных потоков.
CASE-технология в проектировании информационной системы представляют собой методологию проектирования, а также набор инструментальных средств, которые позволяют моделировать предметную область, анализировать её и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями[6].
Последовательность работ при построении логических моделей предметной области:
- Проведение функционального и информационного обследования системы;
- Разработка моделей деятельности структурных элементов и системы управления в целом;
- Разработка информационных моделей структурных элементов и модели информационного пространства системы управления;
- Разработка предложений по автоматизации системы;
Системный подход ориентирован на создание защищенной среды обработки информации, объединяющей в единую систему методы и средства противодействия угрозам, что позволяет гарантировать определенный уровень безопасности СЭД, и является его достоинством. Недостатки подхода – ограничение на свободу действий пользователей системы, сложность управления.
Задачи метода:
- Разработка средств представления исследуемых и конструируемых объектов, как систем;
- Построение обобщённых моделей системы, моделей классов и специфических свойств систем;
- Исследование структуры теорий систем и различных системных концепций и разработок.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведён сравнительный анализ некоторых СЭД, рассмотрены их достоинства и недостатки, а также были проанализированы методы проектирования систем электронного документооборота.
Библиографический список
- ЕВФРАТ - http://www.evfrat.ru/
- ДЕЛО - http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
- БОСС-Референт - http://www.boss-referent.ru
- Свиридова О.В. Разработка автоматизированной системы управления документооборотом на транспортном предприятии / Свиридова О.В. // Современные наукоёмкие технологии. -2012.-№9.-С.88.
- http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
- Граничин О.Н., Кияев В.И. Информационные технологии в управлении. Учебное пособие, 2-е издание .-СПб.: ВВМ, -2012.-С.354.
- Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного документооборота. 2013. С.83-85