В качестве отдела автоматизации рассмотрим отдел договоров.
При постановке задачи ограничимся рассмотрением бизнес-процесса «Ведение учета договоров с поставщиками и клиентами».
Предприятие заключает договоры с двумя видами контрагентов:
- поставщики;
- клиенты.
Отдел договоров занимается заключением договоров с контрагентами, которых подбирает отдел маркетинга или поступающих с индивидуальными заказами, а также ведением учета заключенных договоров и составлением отчетности.
Процесс заключения договоров инициируется заявкой, поступившей из отдела маркетинга. Для заключения договора нужно заполнить его форму необходимой информацией, которая включат в себя: номер договора, дата составления-заключения договора, срок действия договора, подпись ответственного лица, печать фирмы, личные данные контрагента и условия договора [1, 2, 3]. К личным данным относятся: название организации-клиента (поставщика), ФИО представителя, контактная информация, ИНН. Информация о том или ином контрагенте хранится в документе «Контрагенты» предприятия формата MS Excel. С появлением нового контрагента таблица пополняется его личными данными.
Условия договора записываются на основе предмета договора после его обсуждения непосредственно с контрагентом. К ним относятся: сроки выполнения заказа, условия возмещения денежных средств при обнаружении дефектов, а также обязанности сторон.
Составленный договор проверяется, распечатывается в 4 экземплярах, и утверждается, т.е. подписывается сторонами. Далее происходит передача экземпляров договора:
- Контрагенту;
- В отдел сбыта;
- а) На склад сырья и материалов (если контрагент-поставщик),
б) На склад готовой продукции (если контрагент-клиент),
- Последний экземпляр договора остается в отделе договоров и подшивается в папку «Журнал договоров».
Договор также сохраняется в электронном виде.
На основе журнала договоров, а также накладных, присылаемых со складов, в конце месяца формируется два отчета, которые отсылаются:
1. В отдел планирования. Отчет включает в себя информацию о тех договорах, которые еще в силе;
2. Руководителю. Отчет в данном случае содержит в себе всю информацию о состоянии каждого заключенного договора на данный момент времени.
Анкета
- Название подразделения: Отдел договоров
- Фамилия, имя, отчество сотрудника: Москвин Е.Д., телефон: (3519)987654.
- Основная цель подразделения: формирование и утверждение договоров, поддержание оперативного уровня информации о состоянии действия договоров, предоставление отчетности для руководителей структурных подразделений.
- Основные функции подразделения: учет договоров, предоставление отчетности.
- Кадровый состав подразделения: сотрудник отдела договоров.
- Документы, поступающие в подразделение из других подразделений:
Заявка (извещение о приходе контрагента), прайс-лист продукции, приходная накладная, расходная накладная.
- Физическое представление, время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов: бумажные носители, хранение в папках, снятие копий.
- Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: продолжительность хранения – оперативное обновление документов каждый день, потом в архив.
- Документы, формирующиеся в подразделении: договор, отчет с информацией о состоянии действия договоров, справочник с информацией о контрагентах.
- Физическое представление время, частота и вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов: документы MS Excel, бумажные носители, хранение в папках, по мере действия срока договора, снятие копий.
- Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: продолжительность хранения – по мере действия срока договора, потом в архив.
- Документы, передающиеся в другие подразделения: договор, отчет с информацией о состоянии действия договоров.
- Физическое представление время и частота отправки, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов: бумажные носители, хранение в папках, договоры – по мере поступления заказов, отчеты – в конце месяца, снятие копий.
- Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: продолжительность хранения – по мере действия срока договора, потом в архив.
- Информация, поступающая в отдел из внешних к организации источников: информация о контрагентах, нормативные документы в соответствии с законодательством РФ.
- Физическое представление время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из видов информации: бумажный носитель, каждый квартал, хранение в папках, снятие копий.
- Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: информация о контрагентах не отправляется в архив, нормативные акты – квартал, потом в архив.
- Информация, передающаяся из подразделения во внешние органы: не передается.
- Физическое представление время и частота передачи, вид обработки и требования к безопасности каждого из видов информации: не определено.
1.1 Разработка моделей AS-IS
Разработка диаграммы причин и факторов (Диаграмма Исикавы)
Диаграмма причин и факторов (диаграмму Исикавы) (см. Диаграмма 1.2.1).
Диаграмма 1.2.1. Причины и факторы
Проведем анализ построенной диаграммы.
В начале анализа выделим «показатель качества» – «Оперативное заключение и ведение учета договоров», который является основным. Далее обозначим факторы, оказывающие на него непосредственное влияние. К ним можно отнести:
- рабочий персонал;
- контрагентов;
- условия договора;
- состояние рынка.
Рассмотрим каждый фактор подробнее.
Рабочий персонал – это непосредственные работники отдела управления договорами, т.е. люди, ответственные за заключение сделки (за составление, утверждение и подписание договора). На данный фактор влияют следующие:
- квалификация сотрудника (подготовка, образование, опыт);
- состояние сотрудника (сосредоточенность, внимание, заинтересованность);
- уровень компетентности (знания основ компании – ассортимента, стратегии, производства и т. д.);
- коммуникабельность (речь, голос, внешность);
- здоровье (усталость, болезнь).
Контрагент – лицо, с которым организация заключает договор. В нашем случае в качестве контрагента выступает поставщик или заказчик. На данный фактор влияют следующие:
- доверие (рекомендации, наличие договора в прошлом, наличие действующего договора);
- соответствие (потребности в заказе поставщика или потребности в заказе непосредственно клиента предприятия);
- материальные возможности (престиж поставщика или исследуемого предприятия для клиента, объем заказа со стороны клиента или у поставщика);
Состояние рынка[4, 5, 6, 7]. В данной курсовой ограничим рынок его состоянием на момент исследования. В данном случае на фактор «Состояние рынка» влияют следующие:
- престиж фирмы (позиция на рынке, клиентская база, осведомленность предприятия его состоянием);
- конкуренты.
Условия договора. Договор утверждается на основании условий, предъявляемых сторонами по отношению друг к другу, т.е. так называемых условий договора. Факторы, оказывающие влияние на данный:
- требования и обязанности (юридическая защищенность сторон, ответственность за нарушение);
- соглашение сторон (выгодность заказа, в том числе материальная, качественная, а также удовлетворение потребностей как клиента так и предприятия работой поставщика).
При дальнейшем анализе предметной области необходимо учитывать влияние каждого фактора, как главного, так и второстепенного, поскольку их негативное воздействие может привести к нежелательным последствиям в работе всего отдела.
Разработка диаграммы потока работ (Диаграмма ARIS EPS)
Для наиболее наглядного представления работы отдела договоров рассмотрим диаграмму потока работ ARIS EPS. (см. Диаграмма 1.2.2).
Диаграмма 1.2.2. Модель AS-IS
Выделим сначала процессы, инициирующие/завершающие работу отдела:
А) Процесс-поставщик «Поступление заявки из отдела маркетинга»;
Б) Процессы-клиенты:
«Принятие копий договора»;
«Получение отчетов отделами».
Проанализируем диаграмму.
«Обработка заявки». После поступления заявки из отдела маркетинга в отдел договоров, она обрабатывается, то есть выясняется, с каким именно контрагентом будет вестись дальнейшая работа и, соответственно, какой тип договора будет заключаться.
«Обсудить заказ с контрагентом». Далее обсуждается заказ. Здесь обговаривается вид заказа, сроки выполнения заказа, стоимость услуг, ответственность сторон.
«Проверить контрагента на факт прошлого сотрудничества». Предприятие работает как со старыми, так и с новыми контрагентами. Для того, чтобы заключить договор с клиентом или поставщиком, необходимо заполнить поля договора его личными данными. Если уже ранее был факт сотрудничества, то требуемая информация уже есть в таблице MS Excel «Контрагенты» и не нужно будет вносить данные контрагента повторно, а просто заполнить ими поля договора. В противном случае, вбивается новая запись в таблицу, а затем и в поля договора.
«Заполнить поле договора личными данными работника, заключающего договор». В типовую форму вносятся ФИО сотрудника.
«Утверждение договора». Совершение сделки утверждается подписями сторон, а также печатью организации.
«Передача копий договора в отдел сбыта, на склады, а также контрагенту». Завершающий этап работы непосредственно с контрагентом по составлению и заключению договоров. Копии составленного и утвержденного договора, заверенного печатью, передаются контрагенту и в другие отделы. В отдел сбыта для последующей работы с контрагентом; на склад готовой продукции для учета товара клиента; на склад сырья и материалов в случае, если контрагент – поставщик, и кладовщик ожидает принятия от него партии заказа.
«Записать в журнал договоров информацию о заключении сделки». После утверждения договора и передачи его контрагенту, информация о факте его заключения вносится в журнал договоров для последующего учета выполнения его условий и формирования на его основе отчетности. Журнал договоров заполняется данными ранее используемой таблицы MS Excel «Контрагенты», также в нем указывается предмет заключенного договора и сроки выполнения. После принятия со склада накладных (расходных и приходных) в журнал вносится информация о факте выполненной сделки.
«Сформировать отчет за месяц». На основе данных о заключенных договорах, хранящихся в журнале договоров каждый месяц формируется отчетность в форме документа, направляемая в отдел планирования и руководителю.
Библиографический список
- Курзаева Л.В. Применение метода попарных сравненийдля определения функции принадлежности нечеткой переменнойв задачах управления социально-экономическими системами//Научно-практический журнал «Заметки ученого». -2015 -№5. -С.87-90
- Курзаева Л.В., Овчинникова И.Г., Чичиланова С.А. К вопросу о совершенствовании методики оценки эффективности решения задач управления качеством образования на основе экспертной информации//Фундаментальные исследования. 2015. № 6-3. С. 473-478.
- Зайцева Н.А. Культура использования ит-технологий в организациях с распределенной территориальной структурой/Н.А. Зайцева, Л.В. Курзаева // Государство, общество, образование в контексте цивилизационного подхода коллективная монография. НОУ ВПО «Институт бизнеса, психологии и управления»; Центр научного сотрудничества «Интерактив плюс». – Чебоксары, 2015. – С. 65-68
- Курзаева Л.В. Использование имитационного моделирования как метода исследования логистики /Л.В. Курзаева// Научные труды SWorld. – 2006. – Т. 2. – № 1. – С. 17-19.Курзаева Л.В. Методические аспекты использования акмеологического воздействия при формировании профессиональных ценностных ориентаций у будущих ИТ-специалистов /Л.В. Курзаева// Научные труды SWorld. – 2009. – Т. 18. -№ 4.- С. 41-42.
- Давлеткиреева, Л.З. Инновационные информационно-педагогические технологии в образовании: опыт проведения ежегодной одноименной Интернет-конференции-конкурса/Л. З. Давлеткиреева, И. К. Скокова//Современные информационные технологии и ИТ-образование : сб. избранных трудов IX Международной научно-практической конференции. Под ред. проф. В. А. Сухомлина. -М.: ИНТУИТ.РУ, 2014. -957 с. -C. 573-586.
- Давлеткиреева, Л.З. Сухомлин, В.А. Андропова, Е.В. Якушин, А.В. и др. Интернет-конференция-конкурс как технология сбора лучшей практики и творчества преподавателей/Л.З. Давлеткиреева, В.А. Сухомлин, Е.В. Андропова, А.В. Якушин, Н.Е. Иванов//Вестник Московского университета. Серия 20. Педагогическое образование. -2012. -№ 4. -360 с. -С. 86-98.
- Махмутова М.В., Давлеткиреева Л.З. Инновационный подход к технологии подготовки ИТ-специалиста в университете / Вестник Московского университета. Серия 20: Педагогическое образование. 2013. № 2. С. 103-116.