Готовая продукция (ГП) привозится из производственного отдела с сертификатом качества по приемно-сдаточным накладным. Кладовщик принимает готовую продукцию, т.е. сравнивает фактически поступившую готовую продукцию с ГП, указанную в накладных. Затем кладовщик складирует поступившие изделия, а накладные (2 экземпляра) отдает зав. складом для их подписания (изделия приняты на склад).
Кладовщик заводит на каждый вид ГП карточку складского учета. Данная карточка заполняется по мере прихода товара, в ней фиксируется приход, дальнейший расход и подсчитывается остаток в конце отчетного периода [1]. Отпуск со склада компании «ПРК» оформляется приказом-накладной, которая состоит из двух частей: приказа на отпуск и накладной, служащей основанием к списанию продукции со склада в расход. Для вывоза готовой продукции получатель предъявляет доверенность на право получения груза [2].
На складе ведется журнал регистрации ГП, в котором фиксируются карточки складского учета. Он ведется параллельно с карточками складского учета. В начале следующего месяца, следующего за отчетным, подсчитывается суммарный остаток ГП и составляются отчеты за месяц по поступившим (наименование, количество) изделиям и остаткам на конец отчетного периода. Отчеты составляются заведующим складом, который является материально ответственным лицом [3].
Будет:
- проект будет внешним, поскольку в данной задаче производится отпуск товара клиенту, то есть информация о проданном товаре будет передаваться вместе с товаром стороннему лицу – клиенту, заказчику.
- проект будет предназначен для проверки наличия необходимой ГП.
- проект будет предназначен для сотрудников склада готовой продукции (кладовщика, зав. склада).
- проект будет рассматривать задачи разделения поступивших изделий для свободной продажи и по заказам в соответствии с договором.
- проект будет использоваться другими службами, например, бухгалтерским отделом, зав. складом для выдачи отчетов о состоянии склада, отделом сбыта, отделом по работе с договорами и для клиента (заказчика).
- проект будет учебным с целью изучения методологий проектирования ИС
Не будет:
- проект не будет полномасштабной системой учета готовой продукции.
- проект не предусматривает проблем с отгрузкой продукции заказчику.
- проект не будет предусматривать отклонение фактически поступившую готовую продукцию с ГП, указанную в накладных.
- проект не рассматривает проблемы не выполнения договора о производстве продукции (считается, что все договоры на производство товарной продукции будут выполнены в срок).
Основные функции:
- учет продукции на складе, изготовленной по договорам и для свободной продажи (регистрация в журнале учета, формирование накладной).
- запрос покупателя о наличии необходимого товара на складе,
- составление накладных
- составление отчета (приходный и расходный ордера).
Основные данные:
- договор о производстве товара.
- прайс-лист на продукцию предприятия.
- данные о поступивших изделиях (приходный ордер).
- данные об отпущенном со склада товаре (расходный ордер).
- журнал учета ГП.
- накладная заказчику
Обследование предметной области
Предметной областью называется область реального мира, представляющая интерес для проектирования информационной системы. В данном информационной системе предметной областью является деятельность предприятия «ПРК» по учету готовой продукции на складе [4].
Прежде чем начинать моделирование информационной системы, нужно провести следующие шаги:
- провести анкетирование всех сотрудников, связанных как с деятельностью склада так и всего предприятия;
- интервьюирование с руководством;
- выяснить структуру кадров и организации;
- осуществить сбор необходимой документации, а именно приходных и расходных накладных.
Проведение анкетирования позволило лучше понять сущность деятельности предприятия, структуру организации, выявить документацию, которой пользуются сотрудники, определить основные цели и задачи [5, 6].
Для предпроектного обследования было проведено анкетирование:
- Название подразделения: Склад готовой продукции.
- Фамилия, имя, отчество начальника: Ишимов Андрей Иванович, телефон: 89224568792.
- Фамилия, имя, отчество заместителя начальника подразделения:Михайлов Алексей Сергеевич телефон заместителя начальника подразделения 89080541236.
- Основная цель подразделения: Учет готовой продукции на складе.
- Основные функции подразделения: учет продукции на складе, изготовленной по договорам и для свободной продажи (регистрация в журнале учета, формирование накладной).
- Кадровый состав подразделения: кладовщик, зав. складом.
- Документы, поступающие в подразделение из других подразделений: приемно-сдаточная накладна.
- Физическое представление, время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов: Журнал регистрации ГП – книга с записями о ГП, прошедший весь производственный цикл, её качественных и количественных характеристик, записи добавляются после завершения каждого производственного цикла. Приемно-сдаточные накладные – бумажные документы, формируются в производственном отделом. Расходные накладные – бумажные документы, составляются складом готовой продукции по отгруженной продукции. Требованием к безопасности этих документов является наличие подписей ответственных лиц (руководителей предприятий, их заместителей или главных бухгалтеров). Хранение бумажных документов осуществляется в архиве предприятия (в специальных папках для каждого из видов документов).
- Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: Документы хранятся в течении месяца, по истечению которого передаются в архив.
- Документы, формирующиеся в подразделении: карточки складского учета, журнал регистрации готовой продукции, расходная накладная, отчётность о работе склада.
- Физическое представление время, частота и вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов: карточки складского учета – бумажный документ, в котором фиксируется приход, дальнейший расход и подсчет остатков в конце отчетного периода, журнал регистрации ГП – книга с записями о ГП, прошедший весь производственный цикл, её качественных и количественных характеристик, записи добавляются после завершения каждого производственного цикла. Расходные накладные – бумажные документы, составляются складом готовой продукции по отгруженной продукции. Отчётность о работе склада – бумажные документы, заполняемые в момент завершения производственного цикла. Отчётность передаётся в бухгалтерию. Требованием к безопасности этих документов является наличие подписей ответственных лиц (руководителей предприятий, их заместителей или главных бухгалтеров). Хранение бумажных документов осуществляется в архиве предприятия (в специальных папках для каждого из видов документов).
- Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: Копии отчётности переводятся в архив после осуществления производственного цикла и по мере необходимости используются сотрудниками предприятия. Журнал учета готовой продукции постоянно используется сотрудниками склада, поэтому не передаётся в архив.
- Документы, передающиеся в другие подразделения: отчеты, расходная накладная.
- Физическое представление время и частота отправки, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов: Расходные накладные – бумажные документы, составляются складом готовой продукции по отгруженной продукции. Отчётность о работе склада – бумажные документы, заполняемые в момент завершения производственного цикла. Отчётность передаётся в бухгалтерию. Требованием к безопасности этих документов является наличие подписей ответственных лиц (руководителей предприятий, их заместителей или главных бухгалтеров). Хранение бумажных документов осуществляется в архиве предприятия (в специальных папках для каждого из видов документов).
- Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: Копии отчётности переводятся в архив после осуществления производственного цикла и по мере необходимости используются сотрудниками предприятия.
- Информация, поступающая в отдел из внешних к организации источников (банк, заказчик, налоговые органы и т.д.): накладная на отгрузку.
- Физическое представление время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из видов информации:
- Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:
- Информация, передающаяся из подразделения во внешние органы: Расходная накладная, требование о наличии товара на складе.
- Физическое представление время и частота передачи, вид обработки и требования к безопасности каждого из видов информации:
- Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:
- Описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты) подразделения: телефон, компьютер.
- Основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: Возможно дублирование информации из-за большого количества документации и соответственно существование необходимости её быстрой и эффективной обработки (не исключены ошибки при внесении данных в журнал ГП и при составлении отчётности – человеческий фактор). Затрачивается большое количество времени для внесения всей информации в журнал ГП и для формирования отчётности.
- Предложения по реорганизации бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: разработать или купить новую информационную систему
- Дата заполнения анкеты:
- Подпись:
Далее, будет разработана модель AS-IS деятельности склада по учету готовой продукции, прошедшей производственный цикл, с учетом отбраковки продукции.
Библиографический список
- Давлеткиреева Л.З., Махмутов М.М. Теоретические аспекты применения информационно-предметной среды для профессиональной подготовки будущих специалистов по информационным технологиям//Сибирский педагогический журнал. -2009, № 5. -С. 78-91.
- Курзаева Л.В. Введение в анализ данных с использованием информационных технологий: учеб.-метод. пособие/Л.В. Курзаева, И.Г. Овчинникова. -Магнитогорск: МаГУ, 2012. -60 с.
- Масленникова О.Е., Назарова О.Б. Типовой проект внедрения корпоративной информационной системы для строительных организаций/О.Е. Масленникова, О.Б. Назарова//Электротехнические системы и комплексы. -2015. № 2 (27). С. 47-52.
- Назарова О.Б., Ткачук В.К., Новикова Е.Е. Моделирование бизнес-процессов управления социальной защиты населения по учету обращений граждан/О.Б. Назарова, В.К. Ткачук, Е.Е. Новикова//Современные научные исследования и инновации. 2015. № 12 (56). С. 361-366.
- Назарова О.Б., Колодкина Е.А. Стандартизация бизнес-процессов в телекоммуникационных компаниях//Современные материалы, техника и технология: материалы 3-й Международной научно-практической конференции (27 декабря 2013 года)/редкол.: Горохов А.А. (отв.ред.); Юго-Зап.гос.ун-т. В 3-х томах, Том3., Курск, 2013. 296 с. С.11-14.
- Сапегина В.С., Назарова О.Б. Использование диаграмм OC, EEPC, Исикавы, Дерево узлов, IDEF0, IDEF3 для анализа предметной области «Кредитование физических и юридических лиц»/В.С. Сапегина, О.Б. Назарова//Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 (55). С. 218-228.