В спортивном магазине осуществлён автоматизированный документооборот, посредством корпоративной информационной системы. Для создания отчётности в КИС существует отдельный модуль, который генерирует необходимые данные для линейного руководителя.
Недостатком данного модуля является невозможность автоматического перенесения данных из листа отчёта корпоративной системы в форму дневного отчёта, которая, в свою очередь, имеет вид файла Excel. Ниже представлен интерфейс корпоративной информационной системы
- Рисунок 1 – Отчет по продажам за день
Опишем взаимодействие структурных единиц данного отдела.
После поступления товара на склад продавцы-консультанты вносят данные о каждой единице товара в КИС, путем считывания штрих-кода с коробки, в которой находится товар. Данные заносятся в документ 62 склад-накладная приход товара. Производится электронное сравнение складов 62 и 2 и осуществляется заказ в торговый зал. Из документа «2 склад» автоматически стирается строка с информацией о товаре, который был продан из торгового зала. В конце рабочего дня начальником отдела составляется общий отчет, который содержит информацию о продажах каждого продавца-консультанта отдела. Информация берется из хранилища «Корзина».
Входные документы:
- товарно-транспортная накладная-РАНvр.
Выходные документы:
- отчет о продажах со скидкой;
- отчет почасовой о продажах;
- отчет по продажам о продавцах;
- отчет по возвратам;
- отчет за операционный день.
Все перечисленные выходные документы формируются в КИС, но данные в отчёте за операционный день в последующем должны быть формализованы линейным руководителем в формате листа отчёта в Excel, для отправки вышестоящему начальству.
На данном этапе анализа была разработана общая модель «как есть».
Модель AS-IS или модель «как есть» представляет собой модель бизнес-процессов на момент обследования предприятия и строится с целью понять, как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа. Эта модель строится с целью выявления ошибок и узких мест, а также формулировки предложений по улучшению ситуации [1, 2, 3].
В качестве основной методологии проектирования на данном этапе будем использовать методологию ARIS.
Для анализа существующего положения в магазине были составлены диаграммы в средствах редактора Microsoft Visio, а именно:
- диаграмма Исикавы;
- диаграмма eEPC.
На этапе предпроектного обследования были рассмотрены факторы, которые смогут повлиять на результат работы исследуемого подразделения, а также на его основную цель: качественное обслуживание покупателя и регламентные работы. На рисунке – 2 представлена диаграмма Исикавы.
Проведем анализ построенной диаграммы.
Показателем качества на данной диаграмме является «Качественное обслуживание покупателя и регламентные работы». Выделим факторы, оказывающие на цель наиболее сильное влияние:
- персонал
- функционирование подразделений
- руководство
- бесперебойная работа КИС
- отчетность
Рассмотрим каждый фактор подробнее.
- Рисунок 2 – Диаграмма причин и факторов, влияющих на качественное обслуживание покупателя и регламентные работы
- персонал – лица, ответственные за планирование закупок, учет сведений о закупках за предыдущие периоды и формирование отчетности, прием и оформление товара. На данный фактор влияет следующее:
- Производительность (Условия труда, работоспособность, семейные обстоятельства, состояние здоровья).
- Уровень специализации (квалификация, знание иностранного языка, прохождение аттестации).
- функционирование подразделений – взаимодействие и отношение между отделами предприятия, оперативность, скорость обмена информацией. На данный фактор влияет следующее:
- Корректность всех АРМ;
- Необходимое для работы ПО;
- Скорость работы продразделений;
- Система взаимодействия между отделами.
- руководство – способы управления отделами, и, непосредственно отделом обуви; методика работы с персоналом, способы мотивации и повышения производительности сотрудников, разработка стратегий и тактики организации [4, 5, 6]. На данный фактор влияет следующее:
- Контроль выполнения задач (работа с персоналом, проведение тренингов);
- Отчетность;
- Анализ показателей за прошлые периоды
- Назначение на должность
- бесперебойная работа КИС. На данный фактор влияет следующее:
- Умение персонала обращаться с ситемой;
- Бесперебойная работа эл. энергии;
- Квалификация системного администратора (знание системы, внесение изменений в систему).
- отчетность. На данный фактор влияет следующее:
- Персонал;
- Доступ к необходимому ПО.
При дальнейшем анализе предметной области необходимо учитывать влияние каждого фактора, как главного, так и второстепенного, поскольку их негативное воздействие может привести к неудовлетворительному обслуживанию клиентов, составлению отчётности и, как следствие, к плохому функционированию отдела.
Для полноты информации о рассматриваемом спортивном магазине, была построена диаграмма eEPC, которая наглядно отражает основные функции, исполнителей и документооборот магазина.
EPC-диаграмма Событийная цепочка процессов — тип блок-схемы, используемой для бизнес-моделирования.
EPC может быть использована для настройки системы планирования ресурсов предприятия (ERP),и для улучшений бизнес-процессов. EPC-диаграммы используют символы нескольких видов, чтобы показать структуру потока управления (последовательность решений, функции, события и другие элементы) бизнес-процесса.
EPC-метод был разработан Августом-Вильгельмом Шеером в рамках работ над созданием ARIS в начале 1990-х годов.Используется многими организациями для моделирования, анализа и реорганизации бизнес-процессов.[7, 8, 9]
- Рисунок 3 – Диаграмма потоков работ отдела обуви ARIS (eEPC). Модель AS-IS
Проанализируем данную диаграмму.
Процессом, инициирующим работу КИС, является «Поступление товара со склада».
В процессе формирования сводной отчетности можно выделить следующие последовательные функции:
- внесение информации о товаре;
- равнение прибывшего товара с накладной;
- размещение товара в торговом зале;
- продажа единицы товара;
- внесение данных о проданном товаре;
- внесение показателей за операционный день;
- составление отчета за операционный день.
Завершает работу системы процесс-клиент «отчет составлен».
Все операции по работе с документами выполняются в КИС, кроме функции «Составление отчета за операционный день». Эта функция выполняется вручную линейным руководителем [10].
В работе системы по данной схеме были выделены такие «узкие» места, как:
- данные для составления отчета за операционный день вручную переносятся из КИС в Еxcel.
- подсчет итоговых коэффициентов осуществляется с использованием калькулятора.
Для устранения данных «узких» мест предложено управленческое решение: разработка модуля для составления дневного отчета в КИС.
Библиографический список
- Белоусова И.Д. Особенности применения технологий в рамках подготовки будущих ит-специалистов в сфере информационного менеджмента : В сборнике: Новые информационные технологии в образовании материалы VIII Международной научно-практической конференции. Российский государственный профессионально-педагогический университет. 2015. С. 28-31.
- Белоусова И.Д., Моторина М.А. Разработка автоматизированного рабочего места механика автотранспортного предприятия : Современная техника и технологии. 2015. № 3 (43). С. 60-62.
- Гузаева М.Ю., Белоусова И.Д., Климова Т.Е. Развитие творческих способностей учащихся старших классов посредством элективного курса “легоконструирование”: учебно-методическое пособие; М-во образования и науки Российской Федерации, Федеральное агентство по образованию, ГОУ ВПО “Магнитогорский гос. ун-т”. Магнитогорск, 2008.
- Белоусова И.Д. Реализация профессиональных образовательных программ с использованием технологий электронного обучения : В сборнике: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В НАУКЕ, УПРАВЛЕНИИ, СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЕ И МЕДИЦИНЕ Сборник научных трудов II Международной конференции. Национальный исследовательский Томский политехнический университет. 2015. С. 599-601.
- Саранцева Д.А., Белоусова И.Д. Особенности разработки электронного учебно-методического комплекса : В сборнике: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В НАУКЕ, УПРАВЛЕНИИ, СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЕ И МЕДИЦИНЕ Сборник научных трудов II Международной конференции. Национальный исследовательский Томский политехнический университет. 2015. С. 761-763.
- Белоусова И.Д. Профилактика интернет-зависимости школьников как педагогическая проблема : В сборнике: Информационная безопасность и вопросы профилактики киберэкстремизма среди молодежи Материалы внутривузовской конференции. Под редакцией Г.Н. Чусавитиной, Е.В. Черновой, О.Л. Колобовой. 2015. С. 55-62.
- Курзаева Л.В. Введение в теорию систем и системный анализ: учеб. пособие/Л.В. Курзаева. -Магнитогорск: МаГУ, 2015. -211 с
- Курзаева Л.В. Введение в анализ данных с использованием информационных технологий: учеб. -метод. пособие/Л.В. Курзаева, И.Г. Овчинникова. -Магнитогорск:МаГУ, 2012. -60 с.
- Курзаева Л.В. Применение метода попарных сравнений для определения функции принадлежности нечеткой переменной в задачах управления социально -экономическими системами // Научно -практический журнал «Заметки ученого». -2015 -№5. -С.87 -90
- Курзаева Л.В. Международный опыт управления качеством образования на основе рамочных структур/Л.В. Курзаева, И.Г. Овчинникова // «Научная дискуссия: вопросы социологии, политологии, философии, истории»: материалы VI международной заочной научно -практической конференции. Часть II (17 октября 2012 г.). -М.: Изд. «Международный центр науки и образования», 2012. -С. 51-56.