Разработка модели бизнес-процессов редакционно-издательского отдела с помощью инструментария BPwin

Давыдова Анастасия Алексеевна — Tue, 22 Nov 2016 15:10:24 +0000

Редакционно-издательский отдел (РИО) осуществляет свою деятельность на основании следующих документов: нормативные акты МО и науки РФ, Устав МаГУ, Положение о деятельности РИО. Деятельность РИО осуществляется с помощью: сотрудников (начальник РИО, корректор, редактор), документов и информации, которые можно подразделить как поступающие в РИО из внешних к университету организаций и из отделов университета (например: выписка из протокола заседания кафедры, рецензия, заявка заказчика, нормативные документы, приказы, постановления, положения и т.д.) [1, 2]. Результатом деятельности РИО – подготовленный к изданию материал, который в последующем направляется в типографию на печать (рис.1).


Рис.1. Контекстная диаграмма «Организация работы редакционно-издательского отдела в вузе»

Декомпозируя деятельность РИО на функции, можно описать следующие взаимодействующие процессы:

технолог отдела регистрирует в журнале учета поступающий заказ, с соответствующими сопроводительными документами, с согласования и утверждения начальника отдела;
после регистрации и утверждения рукопись проверяют на стилистические, грамматические ошибки, редактируют и передают на контрольную проверку в типографию; далее, из типографии в РИО передается макет материала сверстанный, выправленный, в результате корректором, редактором выполняется повторная доработка, контрольная вычитка, сверка рукописей материалов;
в результате подготовленный к печати материал регистрируется технологом в журнале выполненных заказов;

Основные функции и задачи деятельности РИО представлены на рисунке 2.

Основные функции и данные:

документация и информация, поступающая в РИО из отделов университета и из внешних к университету организаций – входные данные функции «оформление и регистрация в журнале учета поступающих заказов»;
оформленный зарегистрированный заказ – входные данные функции «подготовка и регистрация рукописей материалов»;
макет материала сверстанный, выправленный – входные данные функции «Выполнение доработки, контрольной вычитки, сверки рукописей материалов»;
подготовленный к печати материал – входные данные функции «Регистрация в журнале учета выполненного заказа»

Механизмы управления: сотрудники РИО.

Управляющие: нормативные акты МО и науки РФ, Устав МаГУ, положение о работе РИО.

Вся деятельность отдела регулируется и контролируется начальником редакционно-издательского отдела [3, 4].

Следующий этап декомпозиции модели производился только после отрецензирования начальником РИО. Декомпозиция функции «оформление и регистрация в журнале учета поступающих заказов», представлена на рисунке 3.


Рис. 2. Декомпозиция контекстной диаграммы «Организация работы РИО в вузе»


Рис. 3. Декомпозиция блока «Оформление и регистрация в журнале учета поступающих заказов»

заказчик (кафедра) предоставляет рукопись в электронном виде с соответствующими сопроводительными документами (заявка, выписка из протокола заседания кафедры, рецензия) в отдел РИО;
технический редактор проверяет заказ на наличие сопроводительной документации и утверждения заявки на рукопись подписью проректора по научной работе;
после утверждения начальник РИО включает заказ в план издания рукописей вуза;
начальник РИО должен обязательно согласовать с заказчиком сроки подготовки рукописи;
далее заказ (рукопись) регистрируется техническим редактором в журнале учета поступающих заказов;
заказ сохраняется в электронном виде в базе учета рецензий.

Декомпозиция функции «Подготовка и редактирование рукописей материалов», представлена на рисунке 4.


Рис. 4. Декомпозиция блока «Подготовка и редактирование рукописей материалов»

подготовка к редактированию начинается с проверки начальником РИО на соответствие названия работы содержанию, определения актуальности работы; определения жанра работы, типологии;
только после произведенной проверки, корректор осуществляет работу с автором, стилистическую правку, проведение орфографической и пунктуационной проверки, корректуры; если в процессе проверки найдены ошибки, то рецензия возвращается на доработку автору;
после доработки, проведения редактирования рецензия передается в типографию на контрольную проверку [5];

Декомпозиция функции «Выполнение доработки, контрольной вычитки, сверки рукописей материалов», представлена на рисунке 5.


Рис. 5. Декомпозиция блока «Выполнение доработки, контрольной вычитки, сверки рукописей и материалов»

с типографии, после контрольной проверки, корректуры, в отдел РИО передается макет материала сверстанный, выправленный, где технический редактор сверяет рукопись материала, переданный с типографии и рукопись материала, находящаяся на хранении в отделе РИО;
после сверки на соответствие производится вычитка текстов, стилистическая и грамматическая корректура, техническое оформление;
после окончательный вариант передается в типографию на печать и дальнейшее распространение.

Декомпозиция функции «Регистрация в журнале учета выполненного заказа», где начальник РИО регистрирует № заказа выполненной работы, дату выполненного заказа и заверяет подписью в журнале учета выполненных заказов.

Электронный научно-практический журнал «Современная техника и технологии» » декомпозиция

Разработка модели бизнес-процессов редакционно-издательского отдела с помощью инструментария BPwin