Рисунок 1- План проекта

На данном графике (Рисунок 1) детально показан план внедрения системы для турагентва. Показано не только название задачи, но и ее трудозатраты, длительность, а так же когда задача приступает к осуществлению и когда заканчивает. Для большей наглядности последовательности исполнения задач, нужно посмотреь на график проекта (Рисунок 2).

Рисунок 2 – График проекта

Использование ресурсов

После создания календарного плана необходимо распределить ресурсы для каждой из задач. На рисунке показано распределение ресурсов для каждой из задач (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Использование ресурсов

Использование задач

На диаграмме использование задач наглядно видно какой ресурс использует каждая из задач, её трудозатраты, длительность, а так же начало  и окончание работы. Предназначена данная диаграмма для анализа участия ресурсов в проекте (Рисунок 4).

Рисунок 4 – Использование задач

Построив план проекта в MS Project можно сделать вывод о том, что данное внедрение пройдет весьма успешно. Достаточно детально представлены сроки и затраты предприятия. Какие задачи необходимо выполнить, какие ресурсы нужны для использования. А главное выполняется основная цель планирования проекта – это детальное представление модели реализации [5, 6].

Отчеты проекта

Рисунок 5 – Отчет «Обзор ресурсов»

Рисунок 6 – Отчет «Движение денежных средств»

Рисунок 7 – Отчет «Обзор затрат ресурсов»

Рисунок 1 – Структура аппарата управления компании представлена на рисунке 1.

Основными задачами деятельности компании является:

• Расширение сети точек подключения к Интернету, телефонии, радиоканалов связи.
• Разработка и производство необходимых потребителю новых качественных услуг связи, отвечающих современным требованиям законодателя и ожиданиям самых требовательных клиентов.
• Качественное обслуживание клиентов, быстрая реакция менеджмента на изменения.
• Повышение оперативности и качества обслуживания клиентов.

Миссия компании. Удовлетворение требований и ожиданий населений и организаций в услугах связи, отвечающих современному уровню качества и защиты. Рассматриваемая компания постоянно разрабатывает и внедряет новые вид услуг, учитывающие индивидуальные особенности бизнеса клиента.

Для проведения анализа процесса мониторинга и анализа работоспособности интернет-услуг в компании было использовано анкетирование начальника отдела Администрирования и Безопасности сети.

Анкета

1. Название подразделения: Отдел администрирования и безопасности сети
2. Фамилия, имя, отчество начальника: Ловик Станислав Константинович.
3. Фамилия, имя, отчество заместителя начальника подразделения: МаковКонстантин Александрович.
4. Основная цель подразделения: обеспечение безопасности и стабильной работы сети.
5. Основные функции подразделения:

-       Обеспечение стабильной работы сети;

-       Обеспечение информационной безопасности;

1. Кадровый состав подразделения: 8 человек

-       1 чел. – начальник отдела;

-       1 чел. – ведущий специалист;

-       1 чел. – администратор серверов;

-       4 чел. – сотрудники технической поддержки;

-       1 чел – программист;

1. Документы, поступающие в подразделение из других подразделений:

-       Заявление на сопровождение оборудования;

-       Договор установки оборудования на узле;

-       Приходные ордера, платежные чеки на покупку сетевого оборудования;

1. Физическое представление, время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов:

-       Заявление на сопровождение оборудования – бумажный документ с подробным описанием объекта сопровождения и условиями договора; по регламенты сдается не реже одного раза в неделю [1, 2, 3];

-       Договор установки оборудования на узле – бумажный документ, подписанный административными органами; сдается не реже одного раза в неделю;

-       Приходные ордера, платежные чеки на покупку сетевого оборудования – бумажные документы, после проверки передается в бухгалтерию.

1. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: Документы в отделе не хранятся. По мере их обработки, то есть после регистрации ввода в базу, закрытия денег и сканирования документы передаются в бухгалтерию. Обычно на обработку документов в среднем неделя.
2. Документы, формирующиеся в подразделении:

-       Акт технических плановых работ на сервере;

-       Акт технических/аварийных работ на узле;

1. Физическое представление время, частота и вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов:

-       Оба акта обрабатываются непосредственно в отделе, хранятся у начальника отдела в течение месяца;

1. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:

-       Акты передаются в архив после истечения месяца со дня выполненных работ;

1. Информация, поступающая в отдел из внешних к организации источников (банк, заказчик, налоговые органы и т.д.)
2. Физическое представление время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из видов информации:

-       Телефонограмма – бумажный документ, обрабатывается внутри отдела сотрудниками службы технической поддержки;

1. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:

-       Уничтожаются сразу после оповещения всех клиентов о проведении плановых работ;

1. Информация, передающаяся из подразделения во внешние органы: Информация секретна
2. Физическое представление время и частота передачи, вид обработки и требования к безопасности каждого из видов информации: Коммерческая тайна
3. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: Коммерческая тайна
4. Описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты) подразделения: отдел администрирования и безопасности сети оснащен восемью компьютерами, двумя принтерами, факсом и двумя поточными сканерами; на компьютерах установлена операционная система Windows XP SP3, Ubuntu, Windows 7, программы:

-       Пакет Microsoft Office 2007;

-       Avast Antivirus;

-       WinRar 3.8;

-       PSI manager;

-       Другие программные средства, разглашение которых запрещено уставом компании;

1. Основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: в настоящее время анализ и мониторинг клиентов осуществляется в ограниченном режиме;
2. Предложения по реорганизации бизнес-процессов и существующей системы анализа и мониторинга клиентов: для полноценной работы необходимо предоставить больше программных возможностей сотрудникам технической поддержки.

Дата заполнения анкеты: 28.05.2013

Описание схемы организации процесса мониторинга и анализа работоспособности клиента.

При поступлении заявки, сотрудник технической поддержки:

-       Производит идентификацию клиента;

-       Производит анализ параметров клиента;

-       Формирует ответ на запрос клиента;

Внутренняя информационно-коммуникационная среда организации.

Рис. 2 – Структура отдела администрации и безопасности сети

В процессе проведения исследования были выделены основные бизнес-процессы и перечень процедур, которые выполняет отдел.

Таблица 1. Основные бизнес-процессы отдела

Информационные источники отдела

Основными направлениями деятельности отдела являются мониторинг и анализ работоспособности интернет-услуг, как юридических, так и физических клиентов компании.

Специалисты отдела получают информацию из других отделов предприятия:

-       Отдел строительства – телефонограммы.

-       Абонентский отдел – заявки по настройке оборудования и обслуживанию клиентов.

Далее представлен перечень информационных источников[1], которые использует отдел для формирования своих реестров, в разрезе основных бизнес-процессов.

Взаимодействие с другими структурными подразделениями

В процессе работы отдел безопасности и администрирования сети взаимодействует с другими структурными отделами. Отдел занимается администрированием и безопасностью сети, мониторингом и анализом работоспособности клиентов. Также данный отдел плотно взаимодействует с абонентским отделом, принимает от него заявки для непосредственного выполнения. При этом обмен информацией между отделами осуществляется в основном в электронном виде, через такие средства как «Support-center», «Jabber-клиент», «Jira» или через IP-телефонию, остающаяся часть обмена информацией происходит в бумажном виде [4, 5, 6].

Границы проекта

Проект будет:

-       Проект будет внешним т.к. в процессе участвуют сотрудники компании, а так же клиенты и другие компании.

-       Проект будет использоваться другими подразделениям, начальством.

-       Проект будет предназначен для отдела администрирования и безопасности сети.

-                              Проект будет регистрировать неисправности, регистрировать сроки устранения неисправностей, регистрировать ответственных за устранение неисправностей, историю эскалаций.

-       Проект будет полномасштабной системой.

Проект не будет:

-       Рассматривать деятельность бухгалтерии и юридического отдела.

-       Рассматривать подключение новых абонентов.

Определение «узких» мест

Анализ функциональной деятельности выбранной предметной области.

В нашей задаче «Анализ и мониторинг клиентов» для определения узких мест проведем анализ по следующим направлениям:

-       Нельзя оперативно обработать запрос от клиента;

-       Большие временные простои в обработке запроса;

-       Отсутствие графического интерфейса для сотрудников компании;

На основании анализа «узких мест» можно сформировать предложения по устранению «узких мест».

-       Необходимо внедрить автоматизированную систему мониторинга инцидентов мультисервисной сети [7, 8, 9].

-       Предлагается внедрить автоматизированную информационную систему, которая бы отслеживала состояние сети и выводила бы сообщения о проблемных участках.

-       Предполагается объединить данные из биллинговой системы с существующей в бумажном виде схемы подключения на базе системы учета инцидентов мультисервисной сети.

Общие требования к системе

С учетом анализа узких мест и уточнений бизнес – целей предметной области, можно сформулировать бизнес – требования к системе.

Бизнес – требования.

Исходные данные, возможности бизнеса и нужды клиента:

Функция «трассировка маршрута» занимает достаточно большой период времени и не выявляет точную проблему на линии, она сопряжена с разного рода трудностями и неудобствами, возникающими вследствие отсутствия автоматизированной системы сбора данных и возможных проблем в сети.

В результате функции «обработка заявки» возникает множество затруднений из-за недостаточности сведений о неисправности, недостаточности сведений о времени решения неисправности и в случае создания множества заявок не удается своевременно следить за состоянием заявок, выявлять типы неисправностей и оценивать время решения проблемных участков сети.

Ежедневно сотрудника ремонтного отдела эксплуатации сети оповещает о текущих заявках сотрудник технической поддержки, в заявке содержится информация о начальном участке линии, на которой находится неисправность. Сотрудник отдела эксплуатации сети собирает сведения о поступивших заявках [1, 2, 3]. По карте монтажник смотрит местонахождение неполадки и прокладывает себе маршрут возможных проблемных мест на линии. После ремонта оборудования, сотрудник возвращается в офис и сообщает сотруднику технической поддержки об устранении неисправности, что влечет за собой закрытие заявок.

Каждый сотрудник отдела эксплуатации сети выбирает заявки по приоритету обслуживания, вследствие чего менее приоритетные заявки могут быть закрыты только после заявок с большим приоритетом. Вследствие этого может возникнуть ситуация, что заявки с меньшим приоритетом могут оставаться открытыми более чем 24 часа.

Одним из недостатков, существующих на предприятии, является долгая обработка заявок, многие заявки могут “висеть” необработанными в течение суток, а иногда и более. Это связано, прежде всего, с нехваткой высококвалифицированного персонала. К тому же кадровый состав постоянно меняется, что приводит к потере времени на обучение новых сотрудников. На предприятии наблюдается низкая возможность карьерного роста, что приводит к уходу высококвалифицированных сотрудников в другие организации.

Анализ ситуации показывает, что создание системы мониторинга мультисервисной сети значительно сократит время обработки заявок и выявления неисправностей на линиях.

Бизнес – цели и критерии успеха.

Бизнес – цель 1. Уменьшить среднее время на обработку одной заявки до 15 минут в течение 4 недель после первого выпуска информационной системы.

Критерий успеха 1 Сотрудник отдела эксплуатации сети, занимающийся обработкой заявок, должен в течение 2 недель после первого выпуска системы перейти на работу с ИС.

Факторы бизнес – риска.

Фактор бизнес – риска 1. Не все сотрудники организации готовы к работе с новой ИС. Потребуются финансовые и временные ресурсы на обучение персонала. Вероятность = 0,3.

Образ решения.

Положение об образе проекта. Для сотрудников отдела эксплуатации сети, который занимается обработкой заявки, новая информационная система будет представлять собой приложение, которое считывает с базы данных информацию о неполадках и адреса проблемных мест мультисервисной сети. Все работающее оборудование будет обозначено зеленым цветом, неработающее – красным.

Основные функции.

Основные функции 1. Создание нового объекта (узла).

Основные функции 2. Удаление объекта.

Основные функции 3. Редактирование данных об узле: добавление, изменение, удаление.

Основные функции 4. Отображение сигналов о неполадках в работе оборудования.

Основные функции 5. Обеспечение доступа к системе через корпоративную сеть Интранет.

Предположения и зависимости.

Предположения и зависимости 1. На предприятии уже установлены компьютеры, подключенные к сети Интранет и реализовано разграничение прав доступа к существующим базам данных.

Предположения и зависимости 2. Имеется сервер, на котором будет установлено необходимое программное обеспечение.

Масштабы и ограничения проекта.

Ограничения и исключения.

Ограничения и исключения 1. Информационная система будет применяться только для компании.

Требования пользователей.

Выделим пользователей проектируемой системы. Результаты предпроектного обследования показали, что к ним относятся: сотрудник отдела эксплуатации сети, сотрудник отдела администрирования и безопасности сети.

Для каждого пользователя перечислим варианты использования (см. таблицу 3).

Таблица 3 – Варианты использования.

Формирование ТЗ на внедрение системы мониторинга инцидентов мультисервисной сети

1. Введение

1.1. Назначение. Этот документ описывает функциональные и нефункциональные требования к выпуску единой АИС версии 1.0 «Система по мониторингу состояния мультисервисной» г. Магнитогорска» (далее «Мониторинг») [4, 5, 6].

1.2. Предполагаемая аудитория. Этот документ предназначен для групп проектировщиков и программистов для создания системного и детального проектов системы и ее программной реализации.

2. Общее описание

2.1. Общий взгляд на продукт. «Мониторинг» – это новая система, которая заменит текущие процессы мониторинга за состоянием мультисервисной сети и сократит время обработки заявок пользователей.

2.2. Классы и характеристики пользователей

Таблица 4 – Классы пользователей.

2.3. Операционная среда

Операционная среда – 1. «Мониторинг» работает на основе АИС «Zabbix».

Операционная среда – 2. Система взаимодействует с клиентской базой данных MySQL [10].

Операционная среда – 3. Система будет установлена на сервере, работающем под управлением текущих утвержденных корпорацией версий FreeBSD и Apache HTTP Server.

Операционная среда – 4. АИС должна осуществлять доступ зарегистрированных пользователей через локальную сеть.

2.4. Ограничения дизайна и реализации

Ограничения дизайна и реализации – 1. Документация системы по конструкции, коду и сопровождению должна соответствовать стандарту

Ограничения дизайна и реализации – 2. Система должна использовать текущую версию корпоративного стандарта процессора базы данных MySQL [7, 8, 9].

2.5. Документация для пользователей

Документация для пользователей – 1. Система должна предоставлять иерархическую и связанную систему справки, описывающую и иллюстрирующую все функции системы.

2.6. Предположения и зависимости

Предположения и зависимости – 1. Доступ к системе открыт для пользователей ежедневно, включая выходные и праздничные дни.

3. Функции системы

3.1. Описание и приоритет.

1)                              Просмотр данных, хранящихся в БД. Приоритет – средний.

2)                              Редактирование данных (изменение, добавление, удаление). Приоритет – высокий.

3)                              Поиск данных по шаблону. Приоритет – средний.

4)                              Внутренний контроль данных (отслеживание). Приоритет – высокий.

5)                              Создание объекта (оборудование). Приоритет – высокий.

6)                              Удаление объекта. Приоритет – высокий.

7)                              Изменение стиля объекта (отображение состояния). Приоритет – высокий.

4. Требования к внешнему интерфейсу

4.1. Интерфейсы пользователя

Интерфейс пользователя – 1. Система, по запросу пользователя, должна предоставлять справку, объясняющую, как пользоваться той или иной функцией системы.

Интерфейс пользователя – 2. Приложение должно обеспечивать возможность интуитивно доступной навигации по нему.

4.2. Интерфейсы оборудования

Интерфейсы оборудования не выявлены.

4.3. Программные интерфейсы

Используется универсальный механизм доступа к данным ActiveX.

5. Другие нефункциональные требования

5.1. Требования к производительности

Требования к производительности – 1. Загрузка ответов на запросы на экран должна занимать не более 10 секунд с момента запроса.

Требования к производительности – 2. Система должна поддерживать возможность внесения новых данных.

5.2. Требования к охране труда

Требования к охране труда – 1. Определены внутрикорпоративным стандартом на этот вид деятельности.

Требования к охране труда – 2. Определены санитарно-гигиеническими нормами работы с вычислительной техникой и коммуникационным оборудованием.

5.3. Требования к безопасности

Требования к безопасности – 1. Все сетевые транзакции, включающие финансовую или поддающуюся учету личную информацию, должны быть зашифрованы 128-битным шифрованием.

Требования к безопасности – 2. Каждый пользователь должен проходить процесс аутентификации при входе в систему.

5.4. Атрибуты качества

Доступность – 1. Система должна быть доступна сотрудникам компании по локальной сети круглосуточно.

Надежность – 1. Если работа системы прерывается во время внесения новых данных, система должна позволять пользователю восстановить внесённые изменения, за счёт резервного копирования внесённых изменений.

Рисунок 1 – Организационная структура предприятия

Функции участников:

Директор ООО – физическое лицо, принимающее все решения относительно работы и функционирования предприятия.

Заместитель директора – занимается организацией предприятия, выполнением месячного задания и перспективами улучшения дальнейшей деятельности предприятия.

Главный инженер – отвечает за работу спецтехники, своевременную его доставку на объекты, принимает объекты, несёт ответственность за соблюдение техники безопасности.

Заместитель по финансам – проводит анализ финансового состояния организации, а также осуществляет планирование финансового состояния организации в будущих периодах.

Главный бухгалтер – осуществляет методическое руководство бухгалтерским учётом в организации, формирует учётную политику организации.

Бухгалтер – ведёт журнал учёта материально-производственных средств, а также журнал расчёта с подрядчиками.

Прораб – следит за выполнением объёмов работ и соблюдением правильности выполнения технологических процессов.

Сметчик – занимается составление смет и проведением экономического анализа деятельности предприятия.

Бригада рабочих – выполняют строительно-монтажные работы на объектах.

Начальным этапом проектирования информационной системы является предпроектное обследование. Прежде чем приступить к предпроектному обследованию, необходимо чётко ограничить границы проекта [1, 2, 3]. Установка чётких границ области может быть определена с помощью методики «будет/не будет».

Будет:

▪ проект будет внутренним, потому что нет взаимодействия с внешней средой;

▪ проект будет предназначен для главного инженера и бухгалтера;

▪ проект предназначен для выполнения следующих действий: работа с заказчиком, ведение записей и денежных расчётов на проведение ремонтно-строительных работ.

Не будет:

▪ проект не предусматривает проблемы, возникающие в ходе работы организации;

▪ проект не рассматривает проблемы отказа от договора во время его исполнения, увольнения персонала и прочее;

▪ проект не рассматривает заказчиков, единожды обратившихся для получения информации (считается, что все обратившиеся заказчики воспользуются услугами организации).

Функции и данные системы

Можно выделить следующие основные функции моделируемого бизнес-процесса:

▪ Работа с заказчиком;

▪ Ведение записей в журнале учёта;

▪ Денежные расчёты;

Основными данными моделируемого бизнес-процесса будут выступать: журнал учёта договоров, журнал учёта материальных ценностей, данные об оплате (наличный – чек, безналичный – выписка из банка).

Сбор и анализ документов предметной области

Наиболее очевидным источником информации об объекте являются измерения и наблюдения. Так же важны такие источники как документы, интервью и личное участие в работе [4, 5, 6].

При проведении обследования применялись такие методы как сбор документов и анкетирование.

Анкета

1. Название предприятия.
2. Фамилия, имя, отчество директора, тел.
3. Основная цель предприятия: предприятие занимается коммерческой деятельностью (разнообразные формы торговли, маркетинг, реклама, посредничество), а также строительно-монтажными работами, капитальным ремонтом и благоустройством как промышленных, так и населённых пунктов.
4. Основные функции предприятия: привлечение заказчиков, выполнение строительно-монтажных работ, производство строительных изделий и конструкций.
5. Кадровый состав предприятия: генеральный директор, заместитель директора, главный инженер, главный бухгалтер, бухгалтер, сметчик, прорабы, бригады рабочих.
6. Документы, поступающие из других организаций: Постановления из налоговых органов, счета на оплату, договоры, обновления и дополнения к существующей технической базе.
7. Документы, передающиеся в другие организации: Бухгалтерская отчётность, сведения в коммунальные службы, оплаченные счета, письма, налоговые декларации.
8. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив: Информация о кадрах, приказы внутри предприятия – 50 лет, по истечении срока хранения передача в архив; номенклатура и средние цены – 1 год, по истечении срока хранения передача в архив; договор – до выполнения заказа, затем перевод в архив.
9. Физическое представление, требования к безопасности каждого из этих документов: Бумажное и электронное представление; безопасность соблюдена, данные хранятся в специальном помещении (архив), наиболее важные документы хранятся в несгораемом сейфе.
10. Описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты): Имеются 4 персональных компьютера с полным пакетом программного обеспечения (в т.ч. MS Office).

11.Основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в отделе учета оплаты: Сложности при работе с бумажными документами, дублирование информации.

12.Предложения по реорганизации бизнес-процессов и существующей системы обработки документов: Связь компьютеров единой сетью, перевод части бумажных документов в электронную форму, наличие единой базы данных.

13.Дата заполнения анкеты: 09.07.07 г.

Анкета

1. Название подразделения: Бухгалтерия.

2. Фамилия, имя, отчество гл. бухгалтера, тел..

3. Основная цель подразделения: Ведение бухгалтерской отчётности по работе с подрядчиками.

4. Основные функции подразделения: Представление необходимой информации, учёт основных средств, учёт строительных материалов, заполнение бланков бухгалтерской отчётности и ввод данных в базу данных, учёт выручки для начисления НДС.

5. Поступающие документы: Счета на оплату, сведения об оплате, счета-фактуры, бланки унифицированных форм первичной отчётности.

6. Физическое представление документов: Бумажная, электронная форма.

7. Дата заполнения анкеты: 09.07.07 г.

На основе данных анкетирования и интервьюирования можно выделить основные этапы деятельности предприятия:

1. Работа с заказчиком (главный инженер заключает договор с заказчиком):

1.1                Главный инженер обрабатывает первичную документацию (10 минут);

1.2                 Предоставляет необходимую информацию по вопросам заказчика (1-3 минуты);

1.3                Принимает требования и пожелания заказчика (1-5 минут);

1.4                Собирает реквизиты заказчика (3 минуты);

1.5                Передаёт всю документацию бухгалтеру (1 минута).

1. Бухгалтер осуществляет ведение записей:

2.1                Запись в ведомости (1-3 минуты);

2.2                Заполнение электронной базы данных (перенос сведений с бумажного носителя в электронную базу) (1-3 минуты).

1. Осуществление предварительных денежных расчётов:

3.1                Выдача счетов на оплату, чеков и необходимых документов (например, документы для оформления договора-подряда) (1 минута).

1. Заполнение документов:

4.1                Заполнение журнала предварительного учёта (запись в журнал сведений о совершаемой хозяйственной операции, реквизиты организации, сумма оплаты, вид оплаты) (1 минута);

4.2                Заполнение журнала учётная книга (запись в журнал с пронумерованными по порядку листами сведений: реквизиты организации, предоставленные услуги, величина оплаты, вид оплаты) (2 минуты);

4.3                Заполнение графика учёта хозяйственных материалов (заполнение таблицы, в которой указываются данные: №п.п., вид работ/услуг, числа работ, финансовые и временные затраты). Составление графика учёта хозяйственных материалов необходимо для расчёта стоимости заказа (1 минута).

Определение «узких» мест

На основании данных, полученных в ходе предпроектного обследования, было выявлено, что на работу с одним договором приходится от 18 до 35 минут. Для перевода бланков, смет и занесения данных в базу и предоставление сведений другим отделам тратится основная часть времени. Учитывая обеденные перерывы (30 минут), время необходимое для выполнения остальных работ (30 минут) получается, что на работу с заказчиком, предоставление информации остается около одного часа времени. Этого явно не достаточно для привлечения новых потребителей услуг, а значит, доход предприятия не увеличивается [9].

Кроме того, из-за невнимательности, не разборчивых записей в журналах происходит потеря времени.

Существующая ИС не удовлетворяет сегодняшним требованиям, так как в её основе лежит ручная работа при ведении записей. На предприятии установлено 4 компьютера, однако, нет определенной базы данных, что в свою очередь, приводит к затяжному процессу обработки данных и ошибкам [7, 8]. Необходима компьютеризация отдела для систематизации информации, создание единой базы данных для сотрудников. Это позволит избежать ошибок при вводе информации, уменьшить время на ее обработку. Это и является «узкими» местами, которые необходимо изменять в короткие сроки для улучшения работы предприятия. Также нет систем по защите информации, что может привести к серьезным потерям, как с материальной точки зрения, так и с физической.

Таким образом, «узкими» места:

▪ Документы находятся в бумажном виде, часто приходится заполнять копии документов;

▪ Большое количество заполняемых документов с дублируемой информацией;

▪ На поиск и заполнение документов тратится много времени;

▪ Если клиент постоянно пользуется услугами данной организации, возникают трудности с повторным поиском документов;

▪ Все отчеты приходится готовить вручную.

Анализ ситуации показывает, что необходима реорганизация системы документооборота. Этого можно добиться путём упрощения системы, устранения дублирования документов и данных, разработки более универсальных форм отчётности с введением идентификационных атрибутов для облегчения системы поиска.

На основании анализа можно сформировать предложение по созданию автоматизированной системы.

Во главе фирмы стоит генеральный директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

У генерального директора аккумулируется вся отчетность отделов фирмы за определенный период (за месяц, за квартал, за год). Эти отчеты обрабатываются для руководителя, и на их основе формируется сводная отчетность за определенный период, на основании которой и решаются управленческие вопросы тактического и стратегического характера. Необходимо смоделировать фрагмент информационной системы руководителя по формированию сводной отчетности.

Таким образом, рабочая область моделирования – фрагмент информационной системы руководителя по формированию сводной отчетности предприятия.

Используя методику «будет/не будет», определим, какие объекты и процессы будут принадлежать нашей предметной области.

Будет:

-                    проект будет внешним, поскольку в данной задаче производится сбор информации (отчетов) из отделов и формирование общего отчета для руководителя с целью оптимизации развития предприятия, а также с целью передачи отчетности о деятельности фирмы во внешние организации (налоговые органы и т.п.);

-                    проект будет предназначен для руководителя;

-                    проект предназначен для следующих действий: сбор отчетов из отделов предприятия, формирование сводной отчетности предприятия, формирование единой базы данных руководителя (для получения оперативных данных);

-                    проект будет учебным с целью изучения методологий проектирования ИС.

Не будет:

-                    проект не будет полномасштабной системой руководителя по формированию сводной отчетности;

-                    проект не будет рассматривать отчетность, которая передается во внешние организации (налоговые органы и т.п.);

-                    проект не будет рассматривать информацию, которая поступает из внешних источников (банки, внешние организации различного рода);

-                    проект не будет использоваться другими службами: решения, указания, формируемые на основе сводной отчетности, не будут спускаться от руководителя в отделы;

-                    проект не предусматривает аналитические функции: весь анализ производит сам руководитель.

Перечисленные характеристики позволяют четко определить не только границы рабочей области моделирования, но и выделить основные функции и основные данные предметной области [1, 2, 3].

Исходя из условия задачи, можно выделить следующие основные функции моделируемого бизнес-процесса: сбор отчетов и планов из отделов, формирование на их основе единого отчета о функционировании предприятия.

Основными данными моделируемого бизнес-процесса будут выступать: отчеты о деятельности, предоставленные различными отделами; различные производственные планы, а также формируемый сводный отчет о функционировании всего предприятия в целом.

Решения генерального директора является фундаментом нормального функционирования всего предприятия, поэтому на основании значимости их для всего предприятия было проведено предпроектное обследование: анкетирование и интервьюирование руководителя. Для обследования деятельности генерального директора была составлена следующая анкета:

Название подразделения: руководитель.

Фамилия, имя, отчество начальника, телефон.

1. Основная цель руководителя: формирование единой сводной отчетности о деятельности предприятия, на основании которой будет возможно принятие управленческих решений.

2. Основные функции руководителя – формирование сводной отчетности:

-                    сбор отчетов из отделов,

-                    сбор производственных планов,

-                    выбор показателей для формирования сводной отчетности.

3. Кадровый состав подразделения: руководитель.

4. Документы, поступающие руководителю из других подразделений:

-                   отчеты отделов;

-                   планы.

5. Физическое представление, время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов:

-                   отчеты отделов – бумажные документы, раз в месяц, квартал, год, хранение в специальной папке, использование – для формирования сводной отчетности.

-                   планы – бумажные документы, раз в месяц, квартал, год, хранение в специальной папке, использование – для формирования сводной отчетности.

6. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:

-                   отчеты – в течение года, передаются в архив;

-                   планы – в течение года, передаются в архив.

7. Документы, формирующиеся в подразделении:

-                   сводный отчет о функционировании предприятия.

8. Физическое представление время, частота и вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов:

-                   Сводный отчет о функционировании предприятия – бумажный документ, формируется на основе отчетов отделов и планов, хранение в специальной папке.

9. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:

-                   сводный отчет о функционировании предприятия – в течение года, передается в архив.

10. Документы, передающиеся в другие подразделения: документов нет.

13. Информация, поступающая в отдел из внешних к организации источников (банк, заказчик, налоговые органы и т.д.): информации нет.

16. Информация, передающаяся из подразделения во внешние органы: информации нет.

17. Описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты) подразделения: в настоящее время склад сырья и материалов не оснащен компьютерной техникой.

18. Основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: сложности при работе с бумажными документами, дублирование информации в различных документах, необходимость ручной обработки информации и сбор ее в единый документ.

19. Предложения по реорганизации бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: ввести единую базу предприятия, на основании которой (через запросы) будут выдаваться отчеты о деятельности предприятия.

20. Дата заполнения анкеты: 14.03.2007.

21. Подпись лица, заполнившего анкету: подпись.

На протяжении работы руководителя собирается множество отчетов и планов и, на их основании, формируется единый сводный отчет о деятельности всего предприятия. Таким образом, можно выделить следующие документы, описывающие процессы предметной области:

Входные:

1. Отчет отдела сбыта – 1 экз.
2. Отчет отдела договоров – 1 экз.
3. Отчет отдела маркетинга – 1 экз.
4. Отчет склада готовой продукции – 1 экз.
5. Отчет службы главного механика – 1 экз.
6. Отчет отдела снабжения – 1 экз.
7. Производственный план – 1 экз.

Внутренние:

1. Сводный отчет о функционировании предприятия – 1 экз.

Информация и документы, поступающие к руководителю из отделов предприятия, представлены в Таблице 1:

Таблица 1 – Информация и документы, поступающие к руководителю из отделов предприятия

Информация и документы, которые формируются у руководителя организации, представлены в Таблице 2:

Таблица 2 – Информация и документы, которые формируются у руководителя предприятия

Разработка модели бизнес-процессов as-is и анализ «узких» мест

Модель AS-IS или модель «как есть» представляет собой модель бизнес-процессов на момент обследования предприятия и строится с целью понять, как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа. Эта модель строится с целью выявления ошибок и узких мест, а также формулировки предложений по улучшению ситуации [4, 5, 6].

Руководитель (генеральный директор) собирает у себя отчетность отделов и планы о функционировании предприятия, на основании которой для него формируется сводный отчет о деятельности предприятия.

Итак, уточним модель, используя полученную в процессе сбора информацию. Для наиболее наглядного представления работы отдела договоров рассмотрим диаграмму потока работ ARIS еEPS (Рисунок 1).

Процессами, инициирующими работу системы по формированию сводной отчетности предприятия, являются процессы-поставщики «Поступление отчетов» и «Поступление планов» из различных отделов.

В процессе формирования сводной отчетности можно выделить следующие последовательные функции:

-                   «Сбор отчетов о функционировании отделов и производственных планов». После того, как отчеты о деятельности отдела за определенный период (месяц, квартал, полгода, год) готовы, они аккумулируются у помощника руководителя.

-                   «Выбор показателей для формирования сводного отчета». Из собранных отчетов выбираются показатели, которые необходимы для создания наиболее полной и четкой картины функционирования предприятия в целом [7].

-                   «Формирование сводного отчета». Выбранные показатели сводятся воедино в итоговом отчете.

-                   «Передача отчета руководителю». Сводный отчет о функционировании предприятия передается руководителю для анализа.

Завершает работу системы процесс-клиент «Принятие управленческого решения». Таким образом, на основе сводного отчета руководитель принимает то или иное решение в отношении дальнейшей работы предприятия.

Генеральный директор и его помощник аккумулируют у себя отчетность и планы отделов, помощник вручную выбирает показатели, на основании которых вручную формирует сводный отчет о функционировании предприятия. При этом отчеты собираются не чаще, чем один раз в месяц. Далее готовый отчет передается генеральному директору. Следовательно, руководитель может отслеживать и решать управленческие вопросы только тактического и стратегического характера. У него не существует возможности даже просто отслеживать оперативную деятельность предприятия.

«Узкие» места будем определять на основе анализа построенной модели потока работ.

Анализ функциональной деятельности и функционального взаимодействия руководителя:

В нашей предметной области рассматриваются следующие основные функции: сбор отчетов и планов из отделов, формирование на их основе единого отчета о функционировании предприятия. Руководитель взаимодействует со всеми отделами и службами, собирая отчеты об их деятельности.

Анализ внутреннего документооборота деятельности руководителя:

Руководитель собирает отчетность и планы всех отделов. После чего из каждого отчета извлекается необходимые показатели, которые и формируют сводный отчет о функционировании предприятия [8]. При этом практически все отчеты прочитываются неоднократно (ежедневно). Не учтены такие возможности, как анализ сводного отчета.

На эту работу тратится 2-3 дня.

При этом информация, содержащаяся в этих отчетах и планах, дублируется.

Кроме того, все управленческие решения, принимаемые на основе анализа созданного отчета, идут с сильным опозданием, что не способствует прогрессу в развитии предприятия.

Как уже говорилось при создании модели, вся работа по документообороту ведется вручную. Переход к автоматизированной обработке информации позволит сократить время подготовки и обработки практически всех документов у руководителя за счет исключения дублирования информации и ускорения обработки [9, 10]. Руководитель сможет самостоятельно формировать запрос необходимых ему документов (показателей), на основании которых ему тут же будет выдаваться отчет.

Таким образом, проанализировав функциональную деятельность и внутренний документооборот, выделим «узкие» места, которые необходимо устранить в дальнейшем:

-                  отсутствие оперативности в обработки и формировании сводной отчетности предприятия;

-                  отчет формируется не самим руководителем, а для руководителя (то есть могут быть упущены какие-либо показатели, необходимые для принятия правильного управленческого решения);

-                  все управленческие решения, принимаемые на основе созданного сводного отчета, являются стратегическими и принимаются с большим опозданием по времени.

На основании анализа можно сформировать предложения по усовершенствованию информационной системы предметной области и в цело предприятия. При выработке предложений надо учесть:

-                   длительность типовых операций;

-                   дублирование и противоречивость документооборота;

-                   степень применения средств автоматизации.

Однако надо учесть, что переход к новой системе обработки данных потребует значительных затрат на проектирование, разработку, покупку техники и программных средств, обучение и по практике аналогичных проектов даст экономический эффект не ранее чем через год. При этом можно рассматривать следующие варианты при внедрении ИС на предприятии:

-                    купить имеющуюся типизированную информационную систему (например, «Галактику»);

-                    модернизировать существующую ИС;

-                    разработать новую ИС.

В результате вынесем следующее управленческое решение: разработать новую информационную систему (имеет смысл разрабатывать корпоративную информационную систему, поскольку информация, обрабатываемая у руководителя, связана со всеми отделами предприятия).

Отдел сбыта ГП: оформленный заказ, утвержденные спецификации на ГП, рапорты о выполнении обязательств по заключенным договорам. Отдел снабжения: расчеты потребности сырья и материалов (СиМ). Одел технического контроля: акт о браке готовой продукции (ГП). Отдел маркетинга: инф. о рынке товаров, инф. о спросе на выпускаемую продукцию.

Цех: отчет о выполнении производственного плана, рапорт о выполнении сменно – суточных заданий, акты сдачи выполненных работ, рапорт о чрезвычайных ситуациях, информация  о незавершенном производстве.

Финансовый отдел: финансовый план, кредитный план. Документы, сформированные внутри отдела (-ов) – лимитно заборная карта.

Исходящие документы: отдел сбыта ГП (план реализации ГП, спецификации на ГП). Отдел снабжения: план закупок СиМ, план подачи СиМ. Служба управления персоналом: запрос о фактической и плановой  численности рабочих. Технический отдел: план производства (месячный, квартальный, годовой). Цех: наряды производственным рабочим, сменно – суточные задания, план производства (месячный, квартальный, годовой) [10, 11, 12, 13].

Рис. 1. Планирование и мониторинг выполнения заказа в ППО