УДК 004

ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ ПО ФОРМИРОВАНИЮ СВОДНОЙ ОТЧЕТНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Виноградова Анастасия Сергеевна1, Новикова Татьяна Борисовна1
1Магнитогорский Государственный Технический Университет им. Г.И. Носова

Аннотация
Описан процесс формирования сводной отчетности. По методике «будет/не будет», определены, какие объекты и процессы будут принадлежать предметной области.В модели "как есть"показано как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа.

Ключевые слова: диаграмма потока работ, сводная отчетность


PRE-DESIGN INSPECTION ACTIVITIES MANAGER FOR GENERATING SUMMARY STATEMENTS

Vinogradova Anastasia Sergeevna1, Novikova Tatyana Borisovna1
1Magnitogorsk State Technical University of G.I. Nosov

Abstract
Described the process of formation of consolidated reporting. By the method of "will/will", it is determined which objects and processes belong to the subject area.In the model "as is"shown as functioning in this enterprise from the standpoint of system analysis.

Keywords: ARIS, eEPC


Библиографическая ссылка на статью:
Виноградова А.С., Новикова Т.Б. Предпроектное обследование деятельности руководителя по формированию сводной отчетности предприятия // Современная техника и технологии. 2016. № 11. Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2016/11/11455 (дата обращения: 27.05.2017).

Во главе фирмы стоит генеральный директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

У генерального директора аккумулируется вся отчетность отделов фирмы за определенный период (за месяц, за квартал, за год). Эти отчеты обрабатываются для руководителя, и на их основе формируется сводная отчетность за определенный период, на основании которой и решаются управленческие вопросы тактического и стратегического характера. Необходимо смоделировать фрагмент информационной системы руководителя по формированию сводной отчетности.

Таким образом, рабочая область моделирования – фрагмент информационной системы руководителя по формированию сводной отчетности предприятия.

Используя методику «будет/не будет», определим, какие объекты и процессы будут принадлежать нашей предметной области.

Будет:

-                    проект будет внешним, поскольку в данной задаче производится сбор информации (отчетов) из отделов и формирование общего отчета для руководителя с целью оптимизации развития предприятия, а также с целью передачи отчетности о деятельности фирмы во внешние организации (налоговые органы и т.п.);

-                    проект будет предназначен для руководителя;

-                    проект предназначен для следующих действий: сбор отчетов из отделов предприятия, формирование сводной отчетности предприятия, формирование единой базы данных руководителя (для получения оперативных данных);

-                    проект будет учебным с целью изучения методологий проектирования ИС.

Не будет:

-                    проект не будет полномасштабной системой руководителя по формированию сводной отчетности;

-                    проект не будет рассматривать отчетность, которая передается во внешние организации (налоговые органы и т.п.);

-                    проект не будет рассматривать информацию, которая поступает из внешних источников (банки, внешние организации различного рода);

-                    проект не будет использоваться другими службами: решения, указания, формируемые на основе сводной отчетности, не будут спускаться от руководителя в отделы;

-                    проект не предусматривает аналитические функции: весь анализ производит сам руководитель.

Перечисленные характеристики позволяют четко определить не только границы рабочей области моделирования, но и выделить основные функции и основные данные предметной области [1, 2, 3].

Исходя из условия задачи, можно выделить следующие основные функции моделируемого бизнес-процесса: сбор отчетов и планов из отделов, формирование на их основе единого отчета о функционировании предприятия.

Основными данными моделируемого бизнес-процесса будут выступать: отчеты о деятельности, предоставленные различными отделами; различные производственные планы, а также формируемый сводный отчет о функционировании всего предприятия в целом.

Решения генерального директора является фундаментом нормального функционирования всего предприятия, поэтому на основании значимости их для всего предприятия было проведено предпроектное обследование: анкетирование и интервьюирование руководителя. Для обследования деятельности генерального директора была составлена следующая анкета:

Название подразделения: руководитель.

Фамилия, имя, отчество начальника, телефон.

1. Основная цель руководителя: формирование единой сводной отчетности о деятельности предприятия, на основании которой будет возможно принятие управленческих решений.

2. Основные функции руководителя – формирование сводной отчетности:

-                    сбор отчетов из отделов,

-                    сбор производственных планов,

-                    выбор показателей для формирования сводной отчетности.

3. Кадровый состав подразделения: руководитель.

4. Документы, поступающие руководителю из других подразделений:

-                   отчеты отделов;

-                   планы.

5. Физическое представление, время и частота поступления, вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов:

-                   отчеты отделов – бумажные документы, раз в месяц, квартал, год, хранение в специальной папке, использование – для формирования сводной отчетности.

-                   планы – бумажные документы, раз в месяц, квартал, год, хранение в специальной папке, использование – для формирования сводной отчетности.

6. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:

-                   отчеты – в течение года, передаются в архив;

-                   планы – в течение года, передаются в архив.

7. Документы, формирующиеся в подразделении:

-                   сводный отчет о функционировании предприятия.

8. Физическое представление время, частота и вид обработки и требования к безопасности каждого из этих документов:

-                   Сводный отчет о функционировании предприятия – бумажный документ, формируется на основе отчетов отделов и планов, хранение в специальной папке.

9. Продолжительность хранения каждого из документов и условия перевода в архив:

-                   сводный отчет о функционировании предприятия – в течение года, передается в архив.

10. Документы, передающиеся в другие подразделения: документов нет.

13. Информация, поступающая в отдел из внешних к организации источников (банк, заказчик, налоговые органы и т.д.): информации нет.

16. Информация, передающаяся из подразделения во внешние органы: информации нет.

17. Описание информационной инфраструктуры (техническое оснащение и программные продукты) подразделения: в настоящее время склад сырья и материалов не оснащен компьютерной техникой.

18. Основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: сложности при работе с бумажными документами, дублирование информации в различных документах, необходимость ручной обработки информации и сбор ее в единый документ.

19. Предложения по реорганизации бизнес-процессов и существующей системы обработки документов в подразделении: ввести единую базу предприятия, на основании которой (через запросы) будут выдаваться отчеты о деятельности предприятия.

20. Дата заполнения анкеты: 14.03.2007.

21. Подпись лица, заполнившего анкету: подпись.

На протяжении работы руководителя собирается множество отчетов и планов и, на их основании, формируется единый сводный отчет о деятельности всего предприятия. Таким образом, можно выделить следующие документы, описывающие процессы предметной области:

Входные:

  1. Отчет отдела сбыта – 1 экз.
  2. Отчет отдела договоров – 1 экз.
  3. Отчет отдела маркетинга – 1 экз.
  4. Отчет склада готовой продукции – 1 экз.
  5. Отчет службы главного механика – 1 экз.
  6. Отчет отдела снабжения – 1 экз.
  7. Производственный план – 1 экз.

Внутренние:

  1. Сводный отчет о функционировании предприятия – 1 экз.

Информация и документы, поступающие к руководителю из отделов предприятия, представлены в Таблице 1:

Таблица 1 – Информация и документы, поступающие к руководителю из отделов предприятия

Подразделения, из которых поступает информация

Информация

Документы

Физическое представление поступающих документов

Время приема, обработки документов

Продолжительность хранения документов

Требования к безопасности

Отдел договоров;

отдел сбыта;

отдел маркетинга;

склад готовой продукции;

служба главного механика;

отдел снабжения;

планово-производственный отдел

Отчеты, планы

Бумажный

документ

В течение 2-3 рабочих дней

1 год, по истечении срока – сдача документов в архив

В условиях отдела

Информация и документы, которые формируются у руководителя организации, представлены в Таблице 2:

Таблица 2 – Информация и документы, которые формируются у руководителя предприятия

Информация

Документы

Физическое представление поступающих документов

Продолжительность хранения документов

Требования к безопасности

Сводный отчет о функционировании предприятия

Бумажный

документ

1 год, по истечении срока – сдача документов в архив

В условиях отдела

Разработка модели бизнес-процессов as-is и анализ «узких» мест

Модель AS-IS или модель «как есть» представляет собой модель бизнес-процессов на момент обследования предприятия и строится с целью понять, как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа. Эта модель строится с целью выявления ошибок и узких мест, а также формулировки предложений по улучшению ситуации [4, 5, 6].

Руководитель (генеральный директор) собирает у себя отчетность отделов и планы о функционировании предприятия, на основании которой для него формируется сводный отчет о деятельности предприятия.

Итак, уточним модель, используя полученную в процессе сбора информацию. Для наиболее наглядного представления работы отдела договоров рассмотрим диаграмму потока работ ARIS еEPS (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Диаграмма потока работ ARIS eEPC в MS Visio модели AS-IS

Процессами, инициирующими работу системы по формированию сводной отчетности предприятия, являются процессы-поставщики «Поступление отчетов» и «Поступление планов» из различных отделов.

В процессе формирования сводной отчетности можно выделить следующие последовательные функции:

-                   «Сбор отчетов о функционировании отделов и производственных планов». После того, как отчеты о деятельности отдела за определенный период (месяц, квартал, полгода, год) готовы, они аккумулируются у помощника руководителя.

-                   «Выбор показателей для формирования сводного отчета». Из собранных отчетов выбираются показатели, которые необходимы для создания наиболее полной и четкой картины функционирования предприятия в целом [7].

-                   «Формирование сводного отчета». Выбранные показатели сводятся воедино в итоговом отчете.

-                   «Передача отчета руководителю». Сводный отчет о функционировании предприятия передается руководителю для анализа.

Завершает работу системы процесс-клиент «Принятие управленческого решения». Таким образом, на основе сводного отчета руководитель принимает то или иное решение в отношении дальнейшей работы предприятия.

Генеральный директор и его помощник аккумулируют у себя отчетность и планы отделов, помощник вручную выбирает показатели, на основании которых вручную формирует сводный отчет о функционировании предприятия. При этом отчеты собираются не чаще, чем один раз в месяц. Далее готовый отчет передается генеральному директору. Следовательно, руководитель может отслеживать и решать управленческие вопросы только тактического и стратегического характера. У него не существует возможности даже просто отслеживать оперативную деятельность предприятия.

«Узкие» места будем определять на основе анализа построенной модели потока работ.

Анализ функциональной деятельности и функционального взаимодействия руководителя:

В нашей предметной области рассматриваются следующие основные функции: сбор отчетов и планов из отделов, формирование на их основе единого отчета о функционировании предприятия. Руководитель взаимодействует со всеми отделами и службами, собирая отчеты об их деятельности.

Анализ внутреннего документооборота деятельности руководителя:

Руководитель собирает отчетность и планы всех отделов. После чего из каждого отчета извлекается необходимые показатели, которые и формируют сводный отчет о функционировании предприятия [8]. При этом практически все отчеты прочитываются неоднократно (ежедневно). Не учтены такие возможности, как анализ сводного отчета.

На эту работу тратится 2-3 дня.

При этом информация, содержащаяся в этих отчетах и планах, дублируется.

Кроме того, все управленческие решения, принимаемые на основе анализа созданного отчета, идут с сильным опозданием, что не способствует прогрессу в развитии предприятия.

Как уже говорилось при создании модели, вся работа по документообороту ведется вручную. Переход к автоматизированной обработке информации позволит сократить время подготовки и обработки практически всех документов у руководителя за счет исключения дублирования информации и ускорения обработки [9, 10]. Руководитель сможет самостоятельно формировать запрос необходимых ему документов (показателей), на основании которых ему тут же будет выдаваться отчет.

Таким образом, проанализировав функциональную деятельность и внутренний документооборот, выделим «узкие» места, которые необходимо устранить в дальнейшем:

-                  отсутствие оперативности в обработки и формировании сводной отчетности предприятия;

-                  отчет формируется не самим руководителем, а для руководителя (то есть могут быть упущены какие-либо показатели, необходимые для принятия правильного управленческого решения);

-                  все управленческие решения, принимаемые на основе созданного сводного отчета, являются стратегическими и принимаются с большим опозданием по времени.

На основании анализа можно сформировать предложения по усовершенствованию информационной системы предметной области и в цело предприятия. При выработке предложений надо учесть:

-                   длительность типовых операций;

-                   дублирование и противоречивость документооборота;

-                   степень применения средств автоматизации.

Однако надо учесть, что переход к новой системе обработки данных потребует значительных затрат на проектирование, разработку, покупку техники и программных средств, обучение и по практике аналогичных проектов даст экономический эффект не ранее чем через год. При этом можно рассматривать следующие варианты при внедрении ИС на предприятии:

-                    купить имеющуюся типизированную информационную систему (например, «Галактику»);

-                    модернизировать существующую ИС;

-                    разработать новую ИС.

В результате вынесем следующее управленческое решение: разработать новую информационную систему (имеет смысл разрабатывать корпоративную информационную систему, поскольку информация, обрабатываемая у руководителя, связана со всеми отделами предприятия).


Библиографический список
  1. Сафронов А.А., Давлеткиреева Л.З., Макашова В.Н. Сравнительный анализ методологий построения архитектуры предприятий//Современная техника и технологии. 2014. № 1 . URL: http://technology.snauka.ru/2014/01/2721 (дата обращения: 01.08.2014).
  2. Белоусова И.Д., Курзаева Л.В., Агдавлетова А.М. К вопросу о согласовании требований к содержанию профессиональной подготовки на основе онтологической модели // Современные наукоемкие технологии. – 2015. – № 11. – С. 67-70.
  3. Kurzaeva L.V., Petelyak V.E., Laktionova Y.S., Ogurtsov E.S., Ovchinnikova I.G. Development of ontology model of requirements to results of training in system of adaptive control of education quality // Indian Journal of Science and Technology. 2016. Т. 9. № 29. С. 89370.
  4. Барковский Д.В., Чернова Е.В., Давлеткиреева Л.З. Анализ преимуществ внедрения ERP-системы на производственном предприятии//Современная техника и технологии. -Декабрь 2013. -№ 12 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2013/12/2685 (дата обращения: 18.04.2014).
  5. Кириллов Д.В., Махмутова М.В. Автоматизированные системы управления , как способ оптимизации малых и средних предприятий на примере системы «Битрикс 24» / Д.В. Кириллов, М.В. Махмутова // Информационные технологии в прикладных исследованиях: сб. материалов и докладов III Всероссийской научно-практической конференции. – Общество с ограниченной ответственностью “Информационно-образовательный центр Инфометод”. – 2016. – С. 150-155.
  6. Масленникова О.Е., Назарова О.Б. Типовой проект внедрения корпоративной информационной системы для строительных организаций/О.Е. МасленниковаО.Б. Назарова//Электротехнические системы и комплексы. -2015. № 2 (27). С. 47-52.
  7. Махмутова М.В., Седнева Д.А. Представление метаданных для хранилища данных / М.В. Махмутова, Д.А. Седнева // Информатика: проблемы, методология, технологии: сб. материалов XVI Международной научно-методической конференции. / Под редакцией Тюкачева Н.А.. – 2016. – С. 413-418.
  8. Махмутова М.В., Чистякова Н.С., Черкасов К.В. Обзор рынка комплексных автоматизированных систем / М.В. Махмутова., Н.С. Чистякова, К.В. Черкасов // Современные научные исследования и инновации. – 2016. – № 6 (62). – С. 159-163.
  9. Назарова О.Б., Ткачук В.К., Новикова Е.Е. Моделирование бизнес-процессов управления социальной защиты населения по учету обращений граждан/О.Б. НазароваВ.К. ТкачукЕ.Е. Новикова//Современные научные исследования и инновации. 2015. № 12 (56). С. 361-366.
  10. Назарова О.Б.Колодкина Е.А. Стандартизация бизнес-процессов в телекоммуникационных компаниях//Современные материалы, техника и технология: материалы 3-й Международной научно-практической конференции (27 декабря 2013 года)/редкол.: Горохов А.А. (отв.ред.); Юго-Зап.гос.ун-т. В 3-х томах, Том3., Курск, 2013. 296 с. С.11-14.


Все статьи автора «Виноградова Анастасия Сергеевна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: